Proses Komunikasi (2)

Sesudah memahami teori permodelan proses komunikasi di bagian sebelumnya, sekarang kita coba membahas penggunaannya.

Penggunaan Model

Sekarang setelah Anda memahami delapan tahap proses komunikasi dan potensi masalah yang dapat muncul, Anda dapat menggunakan model tersebut untuk membantu Anda berkomunikasi dengan lebih efektif. Ini dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Mulailah dengan mengorganisir pikiran Anda

Sebelum Anda mulai menyusun pesan Anda, Anda harus mengklarifikasi alasan komunikasi Anda, dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

Kepada siapa Anda ingin menyampaikan pesan?

Tindakan seperti apa yang Anda harapkan dari penerima pesan setelah ia menerima pesan itu?

Informasi seperti apa yang dibutuhkan penerima pesan?

2. Tulis dan enkode pesan Anda

Sekarang Anda telah memiliki pemikiran mengenai sebuah pesan yang juga sudah dirumuskan sedemikian rupa, inilah saatnya untuk menulis pesan itu.

Tentukan bagaimana Anda akan mengomunikasikan pesan tersebut, misalkan tatap muka atau melalui email?

Apakah audiens Anda memiliki pengetahuan tentang topik yang dimaksud?

Apakah audiens Anda lebih menyukai informasi gambaran yang lebih umum atau informasi yang lebih detail?

Apakah Anda perlu memberikan informasi tambahan?

Apakah audiens Anda memiliki gagasan atau asumsi yang terbentuk sebelumnya yang dapat mengurangi efektivitas pesan Anda?

Dapatkah Anda memperkirakan adanya gangguan yang mungkin terjadi? Jika demikian, dapatkah Anda mengatasinya?

3. Sampaikan Pesan Anda

Setelah pesan siap, inilah saatnya untuk menyampaikan pesan Anda. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu Anda menyampaikan pesan secara efektif:

Kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan Anda?

Apakah ada cara untuk mengurangi gangguan penerimaan?

4. Terima Umpan Balik

Menerima umpan balik merupakan tahap penting dalam proses komunikasi. Jika Anda gagal mengumpulkan umpan balik, maka Anda tidak akan mendapatkan wawasan tentang cara memperbaiki komunikasi ini atau komunikasi di masa mendatang.

Sudahkah Anda memasukkan proses untuk mengumpulkan umpan balik? Anda bisa langsung meminta umpan balik atau membuat formulir/kuesioner untuk diisi semua orang.

Apakah Anda menyediakan waktu tanya jawab jika Anda memberikan presentasi?

Bisakah Anda mengambil informasi yang disampaikan dalam bentuk lain, seperti bahasa tubuh atau apa yang tidak dikatakan?

Lakukan analisis umpan balik tersebut:

Jika valid, lalu bagaimana Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki komunikasi Anda selanjutnya?

Jika segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang Anda inginkan, apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda untuk mencapai respons yang Anda inginkan?

Contoh Proses Komunikasi

Markun adalah seorang eksekutif pemasaran yang ingin memberikan presentasi kepada dewan eksekutif untuk meminta pendanaan lebih lanjut untuk departemennya.

Mari kita selesaikan setiap pertanyaan yang diuraikan di atas untuk melihat bagaimana Markun dapat menggunakan proses komunikasi untuk membantunya berkomunikasi dengan kemampuan terbaiknya.

Langkah 1: Mengorganisir Pikiran Markun

Identifikasi siapa saja orang yang ingin Anda jangkau dengan pesan tersebut.

Pesan Markun perlu didengar oleh semua dewan eksekutif dan terutama CEO.

Identifikasi tindakan seperti apa yang Anda harapkan dari penerima pesan setelah ia menerima pesan itu.

CEO akan menyetujui anggaran tambahan yang diminta Markun.

Identifikasi informasi apa yang dibutuhkan penerima pesan.

Peluang yang hilang di pasar jika mereka tidak menyetujui penambahan anggaran.

Perasaan bahwa peluang ini mungkin akan ditangkap oleh pesaing kita.

Pengembalian investasi dari penambahan anggaran ini akan terus meningkat.

bersambung

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.