Siklus manajemen kinerja merupakan proses yang berkesinambungan yang dimulai dari perencanaan, pemantauan dan penilaian kinerja karyawan.

  • Tahap 1 – Perencanaan Kinerja

Tahap perencanaan merupakan kegiatan yang memerlukan kolaborasi yang melibatkan manajer dan karyawan. Pada tahap ini beberapa hal yang dapat didiskusikan adalah sebagai berikut:

1. Tinjau ulang uraian tugas karyawan untuk memastikan bahwa uraian tugasnya sudah sesuai dengan yang seharusnya dilakukan oleh karyawan. Jika karyawan telah mengambil tanggung jawab baru atau pekerjaan telah berubah secara signifikan, uraian tugas juga harus direvisi.

2. Identifikasi dan tinjau ulang apakah uraian tugas sudah selaras atau mendukung rencana kerja individu, rencana strategis, maupun tujuan organisasi secara keseluruhan.

3. Buat rencana kerja yang menguraikan tugas-tugas atau target kerja yang akan dicapai dan metode yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja yang diharapkan.

4. Identifikasi cukup 3 sampai paling banyak 5 sasaran kinerja yang harus dicapai oleh karyawan dalam 1 tahun penilaian kinerja. Terlalu banyak sasaran/target kerja akan membuat karyawan tidak fokus. Sebaliknya apabila terlalu sedikit akan membuat karyawan tidak tertantang.

5. Identifikasi kebutuhan pelatihan yang diperlukan untuk membantu karyawan mengembangkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.

6. Identifikasi tujuan pengembangan karir yang dapat menjadi bagian dari perencanaan karir jangka panjang karyawan. Kejelasan jalur karir ke depan membuat karyawan akan lebih terarah dan termotivasi.

Di akhir proses perencanaan kerja, karyawan maupun manajer perlu menandatangani rencana kerja yang diusulkan. Salinan rencana harus diberikan kepada karyawan dan yang lain harus disimpan dalam arsip data karyawan.

Menetapkan Sasaran dan Metode Pengukuran Kinerja

Seringkali bagian yang paling sulit dari tahap perencanaan kinerja adalah menemukan bahasa yang tepat dan jelas untuk menggambarkan sasaran kinerja dan indikator keberhasilannya.

Manajer perlu memastikan bahwa sasaran kinerja telah mencakup berbagai tugas yang dilakukan oleh karyawan, terutama yang tugas sehari-hari yang memakan waktu tetapi sering diabaikan sebagai prestasi yang signifikan.

Kriteria sasaran kinerja yang baik setidaknya harus memenuhi kriteria SMART sebagai berikut:

a. Spesifik
Tentukan dengan jelas apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, siapa saja yang bertanggung jawab dan berapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan.

b. Measurable
Mengajukan pertanyaan seperti: Berapa banyak? Kapan suatu pekerjaan harus diselesaikan? Serta beberapa ukuran-ukuran lain dapat digunakan jika memungkinkan, misalnya, kuantitas, kualitas, kerangka waktu dan biaya.

c. Attainable
Pastikan bahwa sasaran kinerja yang akan dicapai sangat realistis tapi challenging untuk dicapai. Pertimbangankan kemampuan dan kapasitas karyawan, disamping sasaran kinerja yang .

d. Realistis
Kebutuhan Tujuan harus sesuai dengan tingkat kompleksitas dengan pengalaman karyawan dan kemampuan dan tidak ada pasukan diatasi luar kendali karyawan harus menghambat pencapaiannya.harus diselesaikan.

e. Time-Bound
Perjelas di awal target waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, Dalam banyak kasus, tujuan akan diselesaikan pada akhir periode penilaian kinerja. Hal ini tidak tepat karena penyelesaian pekerjaan dipengaruhi beberapa factor. Misalnya, apabila ada mesin baru yang akan datang pada pertengahan tahun, maka kesiapan orang (sasaran kinerja) harus siap pada saat itu.

Perencanaan kinerja merupakan awal dalam siklus manajemen kinerja. Perencanaan kinerja yang baik, menjadi kunci dalam pengelolaan kinerja karyawan.