Menentukan Tenggat Waktu bag 1

Dalam dunia kerja mungkin Anda mengenal ungkapan bahwa apapun yang dikerjakan seseorang akan berkembang demi mengisi waktu yang tersedia, dan kebanyakan dari kita secara intuitif mengetahui memang begitu adanya. Karena itu, adanya tenggat waktu mrupakan alat vital bagi seorang manajer program siapa pun itu, dan semua program harus memiliki tenggat waktu. Tenggat waktu merupakan salah satu alat bagi manajer program menciptakan fokus di dalam tim yang terlibat dalam program. Berbagai pengalaman membuktikan, tanpa tenggat waktu yang tegas, sebuah program dapat terus berlanjut tanpa pernah terlihat seperti akan selesai.

Lalu bagaimana cara menentukan batas waktu?

Jika Anda berada pada tahap awal dalam suatu program, kemungkinan besar Anda tidak akan memiliki perencanaan yang cukup mendetail untuk memahami kapan program akan selesai. Namun Anda masih ingin menetapkan tenggat waktusedini mungkin dalam siklus hidup program, yaitu pada tahap perencanaan. Anda bisa mencoba menetapkan tenggat waktu berdasarkan kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan. Contoh kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan misalnya konferensi tahunan di mana perusahaan Anda biasanya mendemonstrasikan produk barunya, atau kegiatan pameran di manca negara yang direncanakan akan diikuti oleh perusahan.

Hal yang baik mengenai penggunaan kegiatan perusahaan sebagai tenggat waktu bagi tim proyek yang Anda kelola adalah bahwa kegiatan perusahaan sangat sulit untuk ditunda, dan bahkan seringkali tidak mungkin untuk dinegosiasi. Ini menciptakan fokus di dalam tim untuk berusaha memenuhi tenggat waktu, karena mereka memahami latar belakang pemilihan tenggat waktu itu. Jelas, jika Anda akan menetapkan tenggat waktu yang tegas dengan cara ini, maka Anda harusnya menyadari bahwa persyaratan lainnya dapat desesuaikan demi mencapai tenggat waktu, karena tidak mungkin lagi untuk mengotak-atik variabel jadwal.

Jika Anda ingin menetapkan tenggat waktu yang tegas tanpa pemahaman yang lengkap mengenai pekerjaan yang dibutuhkkan, maka penting bagi seluruh tim program untuk merasa bahwa tenggat waktu itu dapat dicapai meskipun itu dinilai ambisius, karena tidak ada gunanya menetapkan tenggat waktu yang jelas-jelas tidak mungkin bisa dipenuhi, dan Anda tidak akan pernah mendapatkan dukungan dari tim jika Anda mengambil pendekatan ini. Selain itu, jika Anda bekerja untuk memenuhi tenggat waktu yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan yang tidak bisa diubah, maka tenggat waktu yang Anda tetapkan untuk tim harus lebih awal dari waktu tersebut demi memberi beberapa kemungkinan kepada program yang Anda kelola.

Misalkan program Anda menyertakan tim pengembang perangkat lunak, maka mereka diputuskan bekerja dengan cara yang paling cepat, mereka melakukan pembagian pekerjaan menjadi bagian yang lebih kecil, masing-masing diselesaikan dengan cepat, dan dibangun dengan kualitas produksi penuh. Namun, bahkan dengan cara seperti itu tim ini masih membutuhkan banyak waktu. Misalnya, jika Anda sedang membangun produk baru berdasarkan sistem baru, maka tim ini perlu membangun sistem atau platform hingga tingkat yang memadai sehingga perusahaan mendapatkan tingkat minimum proposisi yang diperlukan ketika memasuki pasar. Dengan sistem baru yang besar dan kompleks akan membutuhkan waktu pengerjaan berbulan-bulan, jadi penting bagi tim ini untuk memiliki tenggat waktu yang memadai, meskipun bekerja dengan cara yang paling cepat.

bersambung