Mengelola Keuangan Proyek 3
Setiap proyek atau organisasi memerlukan pendanaan agar bisa beroperasi dengan baik, dan setiap organisasi perlu menghitung dan mengelola semua pendapatan dan pengeluaran untuk meningkatkan produktivitas dan menjalani proses dengan lebih efisien.
Mengelola Keuangan Proyek
Beberapa proyek memiliki anggaran besar dan memerlukan pengelolaan dan pelacakan yang akurat. Sementara proyek lainnya mungkin tidak memiliki anggaran sama sekali. Ketika Anda mengelola keuangan proyek, pertimbangkan langkah-langkah berikut:
Estimasi Biaya
Langkah pertama dalam mengelola keuangan proyek Anda adalah memprediksi biaya. Ini tidak semudah kedengarannya. Anda perlu menghitung total jumlah orang, peralatan, material, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Selanjutnya, Anda perlu memperkirakan biaya-biaya yang menyertai sumber daya ini dan kapan biaya-biaya ini harus dibayarkan.
Tetapkan Anggaran
Memperkirakan biaya bukan berarti menetapkan anggaran. Anggaran menunjukkan bagaimana modal dialokasikan sesuai dengan aturan keuangan perusahaan Anda. Anggaran memberikan laporan pengeluaran, mengalokasikan uang modal versus pengeluaran, menunjukkan kapan dana dialokasikan untuk proyek Anda, dan sebagainya. Anda perlu mengelola biaya proyek sesuai dengan anggaran.
Pertimbangkan Penyediaan Dana Darurat
Estimasi proyek tidak selalu akurat 100%. dana darurat menggambarkan ketidakpastian estimasi ini. Anggaran darurat juga mencerminkan ketidakpastian ini. Misalnya, jika Anda memperkirakan proyek Anda sebesar 100.000 dengan tingkat kepercayaan 90%, Anda bisa meminta dana darurat sebesar 10.000 untuk mengatasi kemunculan variasi. Dana 10.000 ini tidak digunakan untuk risiko atau perubahan cakupan proyek, tetapi bisa digunakan jika ternyata Anda salah memperkirakan pekerjaan dalam proyek. Tidak semua organisasi mengizinkan anggaran darurat. Jika Anda tidak memiliki fleksibilitas anggaran ini, Anda dapat menambahkan bagian ketidakpastian dalam perkiraan dasar Anda.
Lacak Penggunaan Dana Setiap Minggu
Langkah berikutnya adalah mulai melacak pengeluaran saat melaksanakan proyek. Anda perlu memantau setiap pengeluaran – baik itu sumber daya manusia maupun sumber daya fisik. Ini mungkin merupakan proses standar, tetapi sebaiknya diperiksa secara teratur oleh sistem akuntansi Anda. Mintalah tim Anda untuk mengembangkan formulir pengeluaran dan mengirimkannya kepada Anda. Mereka mungkin perlu izin dari Anda ketika membayar uang atas nama proyek. Anda perlu menyetujui besaran dana sebelum dana tersebut digunakan agar Anda dapat mengontrol pengeluaran proyek dengan lebih efisien.
Kontrol aliran kas adalah tentang mengelola uang yang diperlukan untuk menyelesaikan desain Anda. Pastikan Sponsor Anda telah mengizinkan dana untuk 1-2 bulan ke depan, dan bahwa cadangan yang diperlukan untuk mengelola proyek telah tersedia. Kemudian lacak pengeluaran dana tersebut setiap minggu.
Kelola Ekspektasi
Komunikasikan status yang tepat mengenai pengeluaran dan perkiraan pengeluaran proyek. Jika Anda melihat kemungkinan menghabiskan lebih sedikit atau lebih banyak dari anggaran, pastikan Anda mengendalikan ekspektasi sehingga tidak terjadi kejutan yang berlebih.
Mengendalikan biaya dalam pelaksanaan proyek bisa menjadi sesuatu yang sulit. Hal ini menjadi lebih sulit jika manajer proyek tidak mengawasi aliran dana. Ikuti lima langkah di atas agar kondisi keuangan proyek tetap berada dalam kendali.
Sebagai penutup, dengan menggunakan istilah yang sederhana, pengelolaan keuangan adalah aliran darah dalam sebuah proyek. Anggaran proyek adalah hasil simulasi atau kalkulasi total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu. Pada dasarnya, ini digunakan untuk memperkirakan biaya pekerjaan untuk setiap tahap proyek. Karena ini adalah bagian yang paling penting dari sebuah proyek, maka harus dibangun dengan kokoh.