Kiat Meningkatkan Efisiensi Alur Kerja bagi Bisnis Anda (3)
Peningkatan efisiensi dapat dilakukan dengan mengoptimalkan tempat kerja demi mengejar efisiensi dan produktivitas. Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda coba selain cara-cara yang telah kita bahas di bagian sebelumnya.
Membuka saluran komunikasi
Komunikasi sering dipandang sebagai gangguan dalam alur kerja. Namun, membuka jalur komunikasi dapat mengurangi beban kerja seseorang dalam jangka panjang.
Sebagai contoh, sebuah bisnis menyediakan fasilitas dukungan teknis dan pusat gangguan pelayanan yang memungkinkan pelanggan menuliskan permasalahannya melalui kotak percakapan langsung dan tiket keluhan. Operator penjawab layanan percakapan langsung akan cepat memberikan tanggapan bila ia terhubung dengan bagian teknis yang lebih paham permasalahan teknis.
Pelanggan tidak perlu menunggu jawaban terlalu lama meskipun pada awalnya operator penjawab kurang memahami sepenuhnya keluhan pelanggan. Pelanggan juga tidak akan mendapat jawaban diplomatis karena operator penjawab benar-benar tidak tahu kondisi teknis di lapangan. Jika para staf dapat dengan mudah saling berkomunikasi ketika masalah potensial muncul, mereka mungkin mendapatkan solusi sebelum keadaan menjadi lebih buruk.
Cara lain untuk meningkatkan efisiensi alur kerja di organisasi Anda adalah membuka kesempatan untuk menerima umpan balik dari semua orang yang terlibat. Tanyakan kepada anggota staf, manajer, orang-orang di departemen lain, dan pelanggan Anda bagaimana menurut mereka segala sesuatunya dapat diperbaiki. Terkadang Anda dapat mengidentifikasi perubahan kecil dengan dampak besar.
Menerapkan strategi Kanban di tempat kerja
Kanban adalah manajemen proses yang telah teruji untuk mengelola proses kerja, melacak proses pengerjaan proyek dan tugas, serta memperbaiki waktu siklus. Cukup dengan menerapkan sistem Kanban akan meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan meningkatkan efisiensi.
Bagan proses Kanban adalah inti dari manajemen proyek ini. Kanban memungkinkan Anda memvisualisasikan alur kerja. Ini membuat kebijakan proses menjadi eksplisit dan memudahkan untuk mengomunikasikan bagaimana sesuatu harus dilakukan. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk memberikan umpan balik tentang bagaimana menyempurnakan proses sementara juga membiarkan semua orang memberikan umpan balik tentang perubahan yang diusulkan.
Dengan mengomunikasikan status aliran pekerjaan kepada semua orang di tim, Anda meminimalkan pekerjaan yang sedang berjalan. Selain itu, ini dapat mengatasi hambatan yang muncul. Jalur proses penyelesaian proyek memungkinkan orang untuk melihat apa yang perlu dilakukan sehingga keseluruhan proyek dapat bergerak maju, alih-alih mengerjakan sesuatu yang telah dilakukan atau menginvestasikan upaya dalam tugas yang seharusnya belum dilakukan. Sebagai keuntungan sampingan, metode Kanban memudahkan untuk menetapkan pekerjaan dan memberi tahu kapan orang telah menyelesaikan tugas tertentu.
Sistem Kanban bisa tampak seperti perubahan yang signifikan atas cara melakukan sesuatu, tetapi ada manfaat yang jelas untuk melakukannya. Dengan menggunakan Kanban dalam manajemen proyek , organisasi dapat menghindari proyek yang gagal. Dan kegagalan proyek adalah sesuatu yang harus dihindari bisnis.
Seberapa umumkah kejadian gagalnya proyek? Hampir setengah dari semua proyek tidak selesai sesuai jadwal; lebih dari dua perlima tidak selesai sesuai anggaran; hampir sepertiga proyek tidak memenuhi tujuan awal dan niat bisnisnya; hanya sepertiga dari organisasi mendapatkan hasil akhir yang memuaskan pemangku kepentingan mereka; dua pertiga tidak memenuhi harapan.
Perhatikan bahwa bagan Kanban tidak harus berada di papan buletin di ruang konferensi utama. Mereka mungkin menjadi bagian dari otomatisasi alur kerja atau aplikasi perangkat lunak manajemen proyek.
Pemakaian catatan elektronik juga mengurangi risiko hilangnya informasi tertulis yang penting. Data dapat diakses kapan saja diperlukan oleh siapa saja yang seharusnya memiliki akses terhadapnya.
Meningkatkan efisiensi alur kerja dalam bisnis Anda membuat perusahaan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Luangkan waktu untuk menyempurnakan proses inti bisnis Anda dengan segala cara sehingga Anda tidak hanya “sibuk” tetapi sibuk mengerjakan hal yang benar-benar penting.