Laporan Rutin bagi Karyawan Jarak Jauh
Salah satu permasalahan terbesar bagi para manajer yang tiba-tiba dipaksa untuk berperan mengelola karyawan jarak jauh selama – bahkan mungkin setelah – pandemi COVID-19 adalah bagaimana cara melacak aktivitas staf mereka sehari-hari yang tidak mereka temui setiap hari secara langsung.
Banyak manajer bangga dengan soft skill dan kemampuan unik mereka untuk mengukur keadaan tim arahannya cukup dengan berada di sekitar mereka, para manajer ini mampu mengenali isyarat tentang siapa saja yang paling banyak bekerja atau siapa saja yang seolah terlihat bekerja sangat keras serta memahami betul tentang dinamika intra-tim mereka.
Para manajer bisa mempertimbangkan salah satu metode sederhana agar tetap bisa berhubungan dengan staf mereka, yaitu penggunaan laporan rutin. Beberapa manajer mungkin sudah menggunakan cara ini dengan teknis tertentu, tetapi mereka dapat menggunakan bentuk laporan rutin yang sama sekali baru bersama staf mereka demi menyiasati pola kerja jarak jauh.
Dalam tulisan ini, kami membahas beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat menggunakan laporan seperti ini.
Format
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, banyak organisasi dan tim mungkin sudah menggunakan beberapa bentuk laporan karyawan biasa. Namun karena kondisi pandemi yang mengharuskan anggota tim untuk bekerja jarak jauh, laporan tersebut mungkin perlu dilengkapi kembali untuk memasukkan detail yang sebelumnya hanya bisa dipantau ketika terjadi interaksi secara langsung.
Detail ini dapat mencakup jumlah waktu yang dihabiskan untuk beberapa tugas atau aktivitas, misalnya, dengan mengetahui seberapa banyak waktu disisihkan untuk perkerjaan merupakan cara terbaik bagi manajer untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang beban kerja staf jarak jauh. Bisa juga dipertimbangkan dengan memasukkan detail laporan kesehatan karyawan, kepuasan kerjanya, permasalahan di luar pekerjaan namun yang berpengaruh pada kinerja dan masalah yang berkaitan dengan penyesuaian pola kerja jarak jauh.
Konsistensi
Sangat disarankan, manajer harus berusaha sejauh mungkin menjaga konsistensi informasi dan format laporan mereka. Dengan cara demikian, para manajer dapat membandingkan dengan perbandingan yang seimbang saat mengevaluasi staf, lebih mudah bagi mereka untuk memproses banyak laporan, dan lebih mudah untuk melatih staf baru tentang cara menggunakan laporan.
Pastikan Laporan Tersebut Benar-benar Digunakan!
Manajer perlu memastikan kewajiban pelaporan apa pun yang mereka gunakan benar-benar memberikan manfaat. Sungguh sangat disayangkan betapa banyak waktu dan tenaga yang terbuang percuma untuk melaporkan sesuatu yang pada kenyataannya tidak dibaca oleh siapapun. Intinya: Buatlah laporan itu memiliki makna agar karyawan terpacu untuk menggunakannya.
Ulangi dan Minta Umpan Balik Karyawan
Laporan baru, seperti proses baru lainnya, kemungkinan akan membutuhkan beberapa pengulangan untuk mendapatkan bentuk yang paling sesuai seperti yang diharapkan. Umpan balik karyawan tentunya harus menjadi bagian dari proses berulang itu.
Meskipun tentu saja bukan pengganti interaksi langsung, laporan rutin karyawan dapat membantu manajer mendapatkan rasa transparansi yang lebih baik ke dalam aktivitas sehari-hari, dan meredam potensi masalah staf mereka ketika menghadapi situasi tidak menentu seperti ini — baik saat bekerja dari jarak jauh atau di kantor.