Melenceng dari Kebiasaan Tanpa Mengganggu Proses

Organisasi bisnis di era modern sangatlah kompleks, sering kali yang mereka lakukan, pada prosesnya melibatkan banyak karyawan. Pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk akhir dapat berasal dari banyak anggota tim yang berbeda dan memerlukan tinjauan dari banyak bagian lain sebelum diselesaikan, disetujui, atau disebarluaskan secara internal atau eksternal. Seringkali perusahaan menetapkan proses standar demi memastikan suatu produk atau pekerjaan bisa mendapatkan persetujuan.

Dampak dari Ketidakjelasan

Rutinitas standar ini dapat berjalan cukup lancar sampai sesuatu yang berbeda dari rutinitas muncul, membuat proses yang biasanya efisien terhenti, dan mengganggu tenggat waktu yang ditargetkan.

Misalnya sebuah departemen penjualan secara rutin menawarkan dokumen harga yang berisi biaya di muka dan biaya pemeliharaan pada pelanggan, yang butuh persetujuan dari beberapa bagian.

Namun saat melayani satu pelanggan yang dinilai sangat potensial, perwakilan penjualan menawarkan dokumen harga yang tidak termasuk biaya pemeliharaan. Menurut standar operasional, dokumen tersebut harus melalui empat lapis persetujuan. Staf yang bertanggung jawab untuk menyetujui di setiap lapisan mungkin memiliki reaksi yang sama, yaitu: terkejut dan bingung, diikuti dengan penundaan atau tidak adanya persetujuan.

Setiap orang dalam bagian itu mungkin mempertanyakan hal itu kepada perwakilan penjualan untuk mendapatkan klarifikasi. Atau lebih buruk lagi, mereka mungkin mengesampingkannya sampai mereka menemukan waktu yang cukup luang di sela kesibukan mereka untuk mempertanyakan ketidaknormalan tersebut.

Masalah dalam contoh situasi ini adalah bahwa perwakilan penjualan belum mengkomunikasikan alasan yang tepat mengapa dia menawarkan harga yang di luar kebiasaan. Dia seharusnya berasumsi bahwa itu akan menimbulkan pertanyaan. Dan jika satu bagian memiliki pertanyaan, kemungkinan besar bagian lain juga akan bertanya.

Bagaimana Mengurangi Gangguan Proses

Berikut adalah beberapa strategi sederhana untuk mengurangi gangguan pada proses dalam situasi seperti itu:

• Sertakan catatan: Cukup letakkan catatan dalam dokumen seperti “biaya pemeliharaan tidak termasuk di sini, karena ini hanya untuk durasi 1 bulan, pemeliharaan tidak diperlukan”, hal itu dapat menjawab pertanyaan bahkan sebelum pertanyaan itu muncul.
• E-mail: Perwakilan penjualan bisa menuliskan email berisi informasi yang sama kepada semua bagian yang bertanggung jawab melakukan peninjauan. Manfaat tambahan dari email jika dibandingkan catatan adalah dapat memfasilitasi masuknya lebih banyak informasi (yaitu, lampiran) dan memungkinkan beberapa diskusi email jika ada pertanyaan lanjutan.
• Selenggarakan rapat: Rapat memang mengurangi waktu yang berharga milik beberapa orang, kapan harus mengadakan rapat dan kapan tidak perlu membutuhkan pertimbangan tersendiri. Tetapi jika ada sesuatu yang signifikan dan merupakan perubahan yang cukup rumit dari praktik standar, pertemuan dengan semua pemangku kepentingan dan peninjau mungkin merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama. Waktu yang dihabiskan dalam rapat sering kali dapat menghasilkan penghematan waktu yang jauh lebih besar dibandingkan dengan ketika para peninjau kebingungan dengan apa yang terjadi atau ketika mereka satu demi satu mencari perwakilan penjualan hanya untuk mengajukan pertanyaan yang sama.

Proses peninjauan — seperti semua proses lainnya — itu bukanlah suatu masalah sampai ada sesuatu yang mengusik proses standarnya. Ketika staf memunculkan sesuatu yang tidak biasa, mereka harus dilatih untuk proaktif dan memberikan penjelasan yang cukup untuk menjelaskan penyimpangan yang mereka timbulkan. Ini membantu menghindari kebingungan, kesalahpahaman, dan waktu yang terbuang percuma.