Teknik 5 Mengapa (bag. 1)

Ini adalah teknik yang dapat membantu Anda menemukan akar penyebab suatu masalah.

Merupakan fakta kehidupan dan bisnis bahwa Anda akan selalu bertemu dengan kesalahan. Perangkat lunak yang bermasalah, peralatan rusak, salah paham dalam berkomunikasi, atau rencana utama yang Anda susun bulan lalu berantakan dalam lima menit.

Untuk mencegah masalah terulang, Anda biasanya membutuhkan lebih dari sekadar perbaikan cepat. Teknik ini dapat menjadi alat yang berguna dalam membantu Anda untuk mendapatkan akar sebuah kesalahan. Dengan memahami akar penyebab masalah, Anda dapat menyelesaikannya sedemikian rupa sehingga tidak terulang kembali.

Ketika terjadi kesalahan, kita sering mengaktifkan kondisi “darurat”, segera memperbaiki masalah lalu menunjuk seseorang yang dipersalahkan. Cara bereaksi yang lebih baik adalah dengan melihat masalah sebagai kesempatan belajar. Segera setelah perbaikan awal dilakukan, Teknik 5 Mengapa dapat membantu mengidentifikasi semua penyebab masalah, sehingga dapat menghilangkan masalah untuk selamanya.

Cara kerja teknik ini dengan menanyakan mengapa sebanyak lima kali untuk menemukan akar penyebab masalah.

Latar Belakang

Teknik 5 Mengapa dikembangkan di dalam Toyota Motor Corporation pada tahun 1930-an. Taiichi Ohno, salah satu penemu teknik ini, menulis  bahwa “… dengan mengulangi mengapa lima kali, sifat masalah, serta solusinya, menjadi jelas. ”

Sekarang, teknik ini digunakan secara luas di luar Toyota dan dapat menyelesaikan masalah secara efisien.

5 Mengapa dalam Contoh

Misalnya situs web perusahaan Anda mengalami down. Anda tentu saja perlu mengembalikan kondisi situs tersebut dalam kondisi online secepat mungkin. Segera setelah situs kembali aktif dan berjalan, Anda merasa dengan menggunakan teknik 5 Mengapa dapat memastikan semua penyebab masalah telah diatasi sehingga masalah yang sama tidak terjadi lagi.

Mari kita lihat apa yang mungkin menyebabkan situs web Anda down.

Masalah : Situs web mati.

Kenapa ini terjadi? Karena memorinya kepenuhan.

Mengapa? Karena salah dikonfigurasi.

Mengapa? Karena admin situs melakukan kesalahan.

Mengapa? Karena departemen pengembangan web belum memberikan instruksi yang memadai.

Mengapa? Karena mereka menganggap itu sudah dipahami.

Sejauh ini Anda mungkin berpikir bahwa teknik ini sangat mendasar sehingga tidak memerlukan sebuah artikel untuk menjelaskannya! Nah, inilah langkah selanjutnya di mana kekuatan sebenarnya dari 5 Mengapa terungkap. Anda sekarang perlu mengambil tindakan korektif, yang nantinya menjadi tindakan preventif, di setiap tahapan 5 Mengapa. Sebagai contoh:

Penyebab 1 : Situs web mengalami kekurangan memori.
Penanggulangan : Melakukan tindakan teknis agar situs segera aktif.

Penyebab 2 : Konfigurasi salah.
Penanggulangan : Buat Prosedur Operasi Standar untuk memverifikasi konfigurasi di setiap proses update.

Penyebab 3 : Admin situs melakukan kesalahan.
Penanggulangan : Pastikan admin situs mengetahui cara menjalankan uji verifikasi.

Penyebab 4 : Departemen pengembangan web tidak memberikan instruksi yang memadai.
Penanggulangan : Latih tim pengembangan web untuk memberikan instruksi yang memadai.

Penyebab 5 : Diasumsikan sudah dipahami.
Penanggulangan : Membicarakan dengan manajer pengembangan web agar timnya melakukan briefing kepada admin walaupun dirasa itu sudah dipahami oleh admin.

Saat Anda memperbaiki masalah, seiring waktu, dengan cara ini, Anda akan membangun proses dan sistem yang lebih kuat, lebih sedikit masalah akan terjadi.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.