Teknik 5 Mengapa (bag. 2)

Dengan menggunakan teknik 5 Mengapa ternyata website yang down, meski awalnya karena masalah teknis, ternyata akarnya karena masalah manusia.

Bagaimana jika solusinya berbiaya besar? Jawabannya adalah kembali pada proporsi investasi terhadap solusi itu.

Misalnya, untuk memperbaiki akar masalah kita akan membutuhkan migrasi seluruh sistem ke platform baru, dan ini akan menelan biaya 15 juta.

Jika situs web Anda mogok satu kali per minggu dan setiap kali menghabiskan biaya 1 juta, maka jelas masuk akal secara finansial untuk menginvestasikan uang dan memperbaiki masalah secepatnya.

Namun jika situs web Anda hanya mogok setiap tiga bulan sekali maka Anda dapat memilih tidak perlu memperbaiki akar masalah. Dengan cara ini, 5 Mengapa memungkinkan Anda membuat keputusan terbaik untuk organisasi.

Mempertanyakan mengapa harus lima kali adalah aturan yang harus dipegang dalam teknik ini. Ketika menghadapi sebuah permasalahan Anda perlu bertanya apakah memang harus 5 kali, bukankah bisa 3 kali, atau bahkan 10 kali untuk menemukan akar permasalahan..

Menjalankan Pertemuan 5 Mengapa

Untuk menggunakan teori ini dalam rapat ikuti langkah-langkah berikut:

  • Langkah 1: Atur Pertemuan 5 Mengapa. Mengorganisir semua orang yang terkait dengan masalah atau memiliki masukan. Pemimpin pertemuan perlu ditunjuk. Sebab merupakan tanggung jawab pemimpin sesi untuk memimpin proses 5 Mengapa dan menugaskan orang-orang sebagai penanggung jawab untuk tindakan pencegahan.
  • Langkah 2: Tentukan Pernyataan Masalah. Di awal sesi, Anda harus mendefinisikan masalah yang ingin Anda pecahkan. Tulis masalah di papan tulis jika diperlukan. Sangat penting untuk menjaga pernyataan masalah agar fokus. Jangan membuat beragam asumsi.
  • Langkah 3: Tanyakan yang Pertama “Mengapa?” Tanyakan kepada tim Anda mengapa masalah itu terjadi. Cobalah menghindari jawaban tebakan – tetap berpegang pada fakta. Jika ada lebih dari satu alasan yang diberikan untuk masalah tersebut, maka mintalah tim Anda untuk memilih penyebab yang paling mungkin.
  • Langkah 4: Tanyakan “Mengapa?”Empat Kali Lagi. Tanyakan mengapa empat kali lagi, setiap kali menggunakan jawaban sebelumnya untuk mendasarkan pertanyaan Anda.Setelah Anda melakukan ini, Anda akan memiliki lima alasan, satu untuk masing-masing pertanyaan “mengapa?”. Seperti yang disebutkan di atas, Anda mungkin perlu bertanya mengapa lebih dari lima kali jika Anda belum sampai ke akar masalahnya.
  • Langkah 5: Tentukan langkah Penanggulangan. Diskusikan tindakan solusi apa yang akan Anda ambil untuk mengatasi masing-masing dari lima alasan yang sekarang ada di papan tulis.
  • Langkah 6: Tetapkan Tanggung Jawab. Untuk setiap tindakan solusi, sepakati siapa yang bertanggung jawab untuk itu dan bagaimana mereka akan mengukur keberhasilan tindakan tersebut.
  • Langkah 7: Pantau Kemajuan. Bicarakan bagaimana kemajuan dipantau. Biasanya, ini akan melibatkan sesi tindak lanjut dalam beberapa jam, hari, atau minggu. Ke depannya mungkin selama pertemuan tindak lanjut, Anda mungkin perlu menyesuaikan tindakan pencegahan, atau bahkan membuat yang baru, tergantung pada seberapa sukses tindakan pencegahan yang telah disepakati sebelumnya.
  • Langkah 8: Tutup Rapat. Menjabarkan kesimpulan rapat.

Kelebihan Metode 5 Mengapa

  • Memungkinkan mengidentifikasi penyebab masalah, bukan hanya gejalanya.
  • Sederhana dan mudah digunakan.
  • Menjauhkan tindakan tergesa-gesa.
  • Membangun budaya perbaikan berkelanjutan.

Kekurangan metode 5 Mengapa

  • Keandalannya dipertanyakan karena satu permasalahan memunculkan banyak alternatif jawaban.
  • Bergantung pada pengetahuan dan pengalaman orang yang menggunakannya.
  • Ada kemungjkinan pertanyaannya kurang mendalam dan tidak mencapai akar masalah.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.