Strategi Mempertahankan Pengetahuan
Kemajuan serta kompleksitas pengetahuan dan teknologi tumbuh secara eksponensial. Ini berarti bahwa manajemen pengetahuan adalah hal penting di banyak organisasi, terutama organisasi yang keberhasilannya bergantung pada sumber daya manusianya. Lalu apa yang dapat dilakukan organisasi untuk menghentikan pengetahuan penting dalam tubuhnya menghilang begitu saja ketika karyawan kunci pergi bersama pengetahuannya?
Jika organisasi Anda menganggap bahwa mempertahankan pengetahuan secara strategis penting maka harus menerapkan program Manajemen Pengetahuan pada bidang utama dalam bisnis. Program ini tidak hanya mencakup alat yang digunakan untuk mempertahankan pengetahuan, tetapi akan menjadi program end-to-end yang mencakup semua aspek manajemen pengetahuan, yang setidaknya berisi enam langkah berikut:
- Melakukan identifikasi kelompok dan proses karyawan kunci.
- Melakukan analisis kebutuhan atau persyaratan.
- Melakukan penyelidikan berbagai opsi alat dan proses manajemen pengetahuan.
- Identifikasi bagaimana organisasi mengukur kesuksesan.
- Membuat rekomendasi ke dewan.
- Memulai serangkaian proyek taktis dan strategis untuk mengimplementasikan rekomendasi yang telah disetujui.
Satu hal yang perlu dijelaskan kembali adalah bahwa langkah kedua, Melakukan analisis kebutuhan atau persyaratan, dirancang dengan pendekatan top-down dan bottom-up. Analisis kebutuhan yang bersifat bottom-up akan mencari tahu pengetahuan apa saja yang dibutuhkan oleh karyawan sebagai personal, sedangkan analisis persyaratan menggunakan pendekatan top-down, yang mana akan mendata kebutuhan pengetahuan yang diselaraskan dengan arah strategis organisasi.
Masalah klasik penerapan program ini adalah sulit untuk menentukan apakah inisiatif ini memiliki efek yang diinginkan, karena ini bukanlah masalah yang mudah dideteksi, seperti halnya penurunan dan kenaikan penjualan, penyusutan dan penambahan keuntungan, atau kualitas produk yang makin menurun, misalnya. Tidak memahami kesuksesan secara akurat dapat mengakibatkan sejumlah masalah, termasuk inisiatif Anda tidak dianggap sebagai sukses oleh dewan dan kehilangan dukungan dan pendanaan dewan.
Implementasi manajemen pengetahuan yang baik akan fokus tidak hanya pada bagaimana informasi disimpan dalam organisasi tetapi juga bagaimana informasi tersebut dapat disebarluaskan kepada mereka yang akan mendapat manfaat, membantu orang-orang tersebut untuk membuat keputusan yang lebih baik untuk bisnis sehari-hari.
Ada banyak alat dan proses berbeda yang dapat digunakan organisasi untuk memperoleh dan mempertahankan pengetahuan. Beberapa yang dianggap populer tercantum di bawah ini:
- Pemetaan Pengetahuan
- Wawancara Staf
- Pengadaan forum diskusi
- Kelompok tematik
- Survei
- Observasi Tempat Kerja
- Wiki
- Blog
- Intranet
- Jasa Pihak Ketiga
- Media Sosial & Alat Kolaborasi Internal
Setelah Anda melakukan analisis kebutuhan, analisis persyaratan, dan menyelidiki beberapa alat di atas, akan terlihat jelas mana yang akan mencapai hasil terbaik untuk organisasi Anda.
Penggunaan strategi manajemen pengetahuan merupakan cara yang paling banyak digunakan untuk mempertahankan pengetahuan dalam suatu organisasi. Dengan menggabungkan pendekatan top-down dan pendekatan bottom-up, strategi mempertahankan pengetahuan holistik dapat dibuat. Hal terakhir, penting untuk memahami apa yang akan menjadi indikator keberhasilan sebelum program perbaikan bisa dimulai.