Mengelola Ketidakpastian Proyek 2
Anda telah membaca tentang konsep ketidakpastian sebelumnya, dan sekarang kita akan menjelaskan perbedaan antara ketidakpastian dan risiko. Terkadang, orang bingung antara kedua istilah ini. Risiko dapat menjadi bentuk ketidakpastian, tetapi ketidakpastian tidak selalu menjadi risiko. Ini karena risiko dapat diestimasi dan diprediksi, sedangkan hal ini tidak mungkin dilakukan dalam kasus ketidakpastian.
Untuk membantu Anda memahami konsep ketidakpastian dan risiko dengan lebih baik, mari kita lihat keduanya melalui contoh sederhana.
Mari pertama-tama kita bahas tentang risiko. Bayangkan ada dua tim sepak bola yang memiliki pemain terkenal dan akan bermain melawan satu sama lain. Kita sebut saja tim-tim ini Tim A dan Tim B. Sekarang, Anda diminta untuk memprediksi tim mana yang akan memenangkan pertandingan, karena Anda akan memasang taruhan pada salah satu dari mereka.
Bagaimana Anda akan mengambil keputusan ini? Anda mungkin dapat menganalisis kinerja pemain-pemain tersebut dalam pertandingan-pertandingan sebelumnya, melihat kondisi fisik mereka saat ini, serta faktor-faktor lain seperti kondisi mental. Setelah menganalisis ini, Anda dapat membuat perkiraan tentang hasil pertandingan.
Misalkan Anda menilai bahwa Tim A memiliki peluang 40% untuk menang, sedangkan Tim B memiliki peluang 60% untuk menang. Dalam hal ini, Anda memutuskan untuk memasang taruhan pada Tim B. Ini berarti Anda memiliki 40% risiko kalah dan 60% peluang menang. Di sini, kita berbicara tentang risiko.
Sekarang, mari kita lihat situasi kedua dengan contoh yang serupa, tetapi dengan dua tim berbeda, Tim C dan Tim D. Namun, di sini, kedua tim tersebut adalah tim baru, dan para pemain dalam kedua tim tersebut tidak memiliki pengalaman sebelumnya. Sekali lagi, Anda diminta untuk memasang taruhan pada salah satu tim.
Bagaimana Anda akan mengambil keputusan sekarang? Dalam situasi ini, Anda akan menyadari bahwa Anda tidak dapat memprediksi hasilnya sama sekali. Inilah yang disebut ketidakpastian.
Dalam manajemen proyek, perbedaan antara ketidakpastian dan risiko dapat digambarkan sebagai berikut:
Ketidakpastian: Anda tidak dapat memprediksi hasilnya; tidak dapat diukur dan dihitung; sulit untuk dikelola.
Risiko: Anda dapat memprediksi hasilnya di masa depan; Anda dapat mengukur dan menghitungnya; risiko dapat dikelola.
Sekarang, bagaimana kita dapat mengelola ketidakpastian dalam manajemen proyek? Berikut adalah langkah-langkah yang dapat membantu Anda dalam mengelola ketidakpastian:
Pahami Penyebab Ketidakpastian: Langkah pertama adalah memahami penyebab ketidakpastian. Terkadang, masalah terlihat besar dan kompleks, tetapi setelah analisis yang cermat, kita mungkin menemukan bahwa penyebabnya sebenarnya sederhana. Memahami penyebab yang sebenarnya adalah langkah yang penting karena akan membantu kita merumuskan solusi yang tepat.
Cepat Temukan Masalah: Seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk mengidentifikasi ketidakpastian dan mengatasi masalah secepat mungkin. Analisis yang cepat akan membantu kita memahami sejauh mana masalah tersebut memengaruhi proyek dan memberikan solusi yang sesuai.
Komunikasikan dengan Tim: Penting untuk menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim. Membangun kepercayaan dan kerja sama dalam tim sangat penting. Tim yang solid akan bekerja sama untuk menyelesaikan masalah dengan lebih efektif.
Catat Pengalaman: Setelah mengatasi ketidakpastian, penting untuk merekam pengalaman dan solusi yang ditemukan. Ini akan membantu dalam menghadapi ketidakpastian yang serupa di proyek-proyek masa depan.
Mengelola Ketidakpastian: Ketika memungkinkan, pengurangan lingkup proyek dapat membantu mengurangi ketidakpastian. Namun, ada batasan dalam hal ini. Setelah upaya pengurangan risiko telah dilakukan sebaik mungkin, langkah selanjutnya adalah mengembangkan strategi untuk mengatasi ketidakpastian.
Ada tiga strategi umum untuk mengelola ketidakpastian dalam proyek:
Proyek dengan jadwal dan lingkup yang tetap: Tambahkan waktu ke jadwal proyek. Ini cocok untuk proyek-proyek dengan tingkat ketidakpastian rendah, terutama yang melibatkan pekerjaan berulang.
Proyek dengan jadwal tetap: Bagi pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana dan sesuaikan lingkup agar sesuai dengan jadwal. Ini adalah pendekatan yang lebih baik ketika estimasi tidak akurat dan ketidakpastian ada, namun perubahan masih mungkin dikelola.
Proyek tanpa jadwal dan lingkup yang tidak diketahui: Dalam kasus ini, ketidakpastian sangat tinggi, dan perencanaan konvensional mungkin tidak efektif. Pendekatan yang lebih berfokus pada membatasi pekerjaan mungkin diperlukan.
Ketidakpastian adalah faktor yang tidak bisa dihilangkan dengan metode estimasi yang lebih baik. Hal ini disebabkan oleh ketidakpastian tentang “apa yang harus dilakukan” dan “berapa lama waktu yang dibutuhkan,” serta kemungkinan peristiwa tak terduga. Oleh karena itu, penting untuk memahami perbedaan antara ketidakpastian dan risiko, dan mengembangkan strategi yang sesuai untuk mengelola keduanya dalam manajemen proyek.