Bagaimana HR Analytics dilakukan?
Memahami proses HR Analytics
HR Analytics terdiri dari beberapa komponen yang saling menyatu.
- Untuk mendapatkan wawasan pemecahan masalah dengan HR Analytics, data harus dikumpulkan terlebih dahulu.
- Data tersebut kemudian perlu diteliti dan diukur dengan cara mengkaitkan dengan data lain, seperti informasi historis, data norma atau rata-rata.
- Tahap analytic dengan mengidentifikasi tren atau pola.
- Langkah terakhir adalah menerapkan hasil analisis data pada keputusan organisasi.
Mari kita lihat lebih detil bagaimana prosesnya bekerja:
- Mengumpulkan data
Big data mengacu pada sejumlah besar informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber, untuk tujuan menganalisis dan mengevaluasi praktik SDM, termasuk di dalamnya kegiatan rekrutmen, manajemen talenta, pelatihan, dan kinerja.
Mengumpulkan dan melacak data berkualitas tinggi adalah komponen penting pertama dari analitik SDM.
Data dapat berasal dari aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang sudah ada, sistem pembelajaran & pengembangan, atau dari metode pengumpulan data baru seperti sistem berbasis cloud, perangkat seluler, atau aplikasi android.
Sistem yang berfungsi mengumpulkan data juga harus dapat melakukan agregasi, artinya ia harus memiliki kemampuan untuk menyortir dan mengatur data untuk analisis di masa mendatang.
Jenis data apa yang dikumpulkan?
Dalam HR analytic, data yang dikumpulkan dapat berupa data profil karyawan, demografis, penilaian kinerja, gaji dan riwayat mutase/promosi.
Data penting lainnya adalah data on-boarding, kepesertaan pelatihan, engagement dan satisfaction survey, kompensasi dan tunjangan, turn over karyawan, dan data kehadiran.
- Measurement (Pengukuran)
Pada tahap pengukuran, data mulai diukur dan dilakukan pembandingan dengan data lain yang relevan. Tahap ini yang disebut sebagai HR metrik.
Data tersebut membutuhkan dasar perbandingan. Misalnya, jumlah ketidakhadiran yang dapat diterima oleh perusahaan.
Beberapa contoh analisa metrik SDM
Berikut beberapa contoh metrik spesifik yang dapat diukur oleh HR:
Waktu Rekrutmen- Jumlah hari yang diperlukan untuk memposting pekerjaan samai berakhirnya proses rekrutmen. Lebih detil lagi dapat dirinci per tahap rekrutmen.
Biaya Rekrutmen – Total biaya yang dikeluarkan untuk proses rekrutmen. Lebih rinci lagi dapat dibedakan berdasarkan jenis-jenis jabatan yang direkrut di mana perbedaan jabatan sangat potensial berdampak biaya yang berbeda.
Turnover – Tingkat di mana karyawan berhenti dari pekerjaan mereka setelah beberapa waktu tertentu bekerja. Metrik ini dapat dievaluasi dari waktu ke waktu dan dibandingkan dengan rasio atau sasaran organisasi.
Ketidakhadiran – Jumlah hari dan frekuensi karyawan tidak bekerja. Metrik ini dipantau dari waktu ke waktu dan dibandingkan dengan rasio atau sasaran organisasi yang dapat diterima.
Peringkat keterlibatan – Pengukuran produktivitas karyawan dan kepuasan karyawan untuk mengukur tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaan mereka. Ini dapat diukur melalui survei, penilaian kinerja, atau ukuran produktivitas.
- Tahap Analisis
Tahap analitis melakukan evaluasi dari hasil pengukuran data metrik. Tujuan dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi tren dan pola yang memiliki dampak pada organisasi.
Ada beberapa metode analisis yang digunakan, tergantung pada hasil yang diinginkan. Ini termasuk: analitik deskriptif, analitik preskriptif, dan analitik prediktif.
Analisis Deskriptif hanya berfokus pada pemahaman data historis dan apa yang dapat ditingkatkan.
Analisis Prediktif menggunakan model statistik untuk menganalisis data historis untuk memperkirakan risiko atau peluang di masa depan.
Analisis Preskriptif membawa Analisis Prediktif selangkah lebih maju dan memprediksi konsekuensi untuk hasil yang diperkirakan.
Contoh Analisis:
Berikut beberapa contoh metrik pada tahap analitik:
Waktu Rekrutmen: Jumlah waktu antara posting pekerjaan dan perekrutan sebenarnya adalah metrik yang memungkinkan HR untuk mendapatkan wawasan tentang efisiensi proses perekrutan. Hal ini mendorong kajian tentang waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kandidat yang tepat dan factor-faktor apa yang dapat mempengaruhi kesuksesan kegiatan rekrutmen.
Turn Over: Tingkat turn over menunjukkan tingkat di mana karyawan keluar dari perusahaan dapat dianalisis untuk menemukan kecenderungan pada divisi, jenis kelamin, rentang usia, rentang jabatan dan rentang masa kerja tertentu.
Ketidakhadiran – Metrik yang menunjukkan seberapa sering dan berapa lama karyawan tidak bekerja dibandingkan dengan norma organisasi yang ditetapkan. Tingkat ketidakhadiran juga dapat menjadi indikator utama untuk menentukan tingkat keterlibatan karyawan. Karena ketidakhadiran dapat merugikan produktivitas organisasi, metrik ini memungkinkan HR untuk menyelidiki penyebab tingkat ketidakhadiran yang tinggi.
- Penerapan
Setelah metrik dianalisis, temuan digunakan sebagai wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk pengambilan keputusan organisasi.
Contoh bagaimana menerapkan wawasan analitik SDM:
Waktu Rekrutmen: Jika ditemukan bahwa waktu untuk proses rekrutmen terlalu lama dan penyampaian lamaran pekerjaan ditemukan sebagai penyebab utamanya karena memerlukan waktu untuk proses pengiriman, organisasi dapat membuat keputusan yang tepat dengan meningkatkan efektivitas dan aksesibilitas prosedur lamaran kerja, misalnya dengan memberlakukan sistim lamaran online.
Turn Over: Memahami mengapa karyawan meninggalkan organisasi dapat digunakan sebagai antisipasi untuk mencegah atau mengurangi keluarnya karyawan lebih dini. Jika kurangnya dukungan pelatihan diidentifikasi sebagai faktor yang berkontribusi, maka inisiatif untuk meningkatkan pelatihan yang sedang berlangsung dapat dilaksanakan.
Ketidakhadiran – Memahami alasan ketidakhadiran karyawan dalam jangka panjang memungkinkan organisasi mengembangkan strategi untuk meningkatkan faktor-faktor di lingkungan kerja yang mempengaruhi keterlibatan karyawan.