Mengelola Strategi Bisnis: Menetapkan Target, Alokasi Sumber Daya, Inisiatif, dan Anggaran

Pembahasan ini mengulik bagaimana perusahaan dapat menggunakan Balanced Scorecard (BSC) untuk mengimplementasikan proses perencanaan strategis jangka panjang dan penganggaran operasional yang terintegrasi. Proses ini menghubungkan tujuan jangka panjang perusahaan dengan pengeluaran diskresioner dan kinerja anggaran (tonggak) untuk tahun mendatang. Integrasi ini memastikan bahwa alokasi sumber daya selaras dengan strategi yang telah ditetapkan.

Empat Langkah Utama dalam Penerapan BSC untuk Perencanaan dan Penganggaran:

1. Menetapkan Target yang Tinggi (Stretch Targets): Manajer perlu menetapkan target yang ambisius dan terukur untuk setiap indikator kinerja utama (KPI) dalam BSC. Target ini harus menantang, tetapi tetap realistis dan dapat dicapai. Hubungan sebab-akibat antara KPI dalam BSC membantu mengidentifikasi faktor-faktor penting yang akan memungkinkan pencapaian kinerja yang luar biasa, terutama pada KPI keuangan dan pelanggan.
2. Mengidentifikasi dan Merasionalisasi Inisiatif Strategis: Selisih antara target yang ambisius dan kinerja saat ini pada setiap KPI digunakan untuk menetapkan prioritas investasi modal dan program aksi yang bertujuan untuk menutup kesenjangan tersebut. Inisiatif yang tidak memberikan dampak signifikan terhadap KPI dihilangkan atau dikurangi prioritasnya.
3. Mengidentifikasi Inisiatif Antar-Fungsi yang Krusial: Manajer perlu mengidentifikasi inisiatif yang akan memberikan manfaat sinergis bagi KPI dari unit bisnis lain atau induk perusahaan. Ini mendorong kerjasama dan efisiensi di seluruh organisasi.
4. Menghubungkan dengan Alokasi Sumber Daya dan Anggaran Tahunan: Rencana strategis jangka panjang (3-5 tahun) dihubungkan dengan pengeluaran diskresioner dan kinerja anggaran (tonggak) untuk tahun berikutnya. Tonggak ini memungkinkan pelacakan kemajuan perusahaan menuju tujuan strategisnya.

Menetapkan Target yang Tinggi:

BSC paling efektif ketika digunakan untuk mendorong perubahan organisasi. Target yang ditetapkan harus ambisius dan mewakili perubahan yang signifikan dalam kinerja unit bisnis. Namun, target tersebut harus realistis dan dapat diterima oleh karyawan. BSC membantu mencapai penerimaan target yang ambisius karena menekankan hubungan antara kinerja pada berbagai KPI, bukan hanya perbaikan kinerja yang terisolasi. Proses perencanaan skenario, yang berbasis pada model sebab-akibat yang ada di BSC, dapat digunakan untuk menguji kelayakan berbagai strategi sebelum menetapkan target akhir. Ini memungkinkan dekomposisi target yang tampaknya tidak mungkin dicapai menjadi serangkaian target yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Mengidentifikasi Inisiatif Strategis:

Setelah target untuk KPI keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan ditetapkan, manajer dapat menilai apakah inisiatif yang ada akan membantu mencapai target ambisius tersebut, atau apakah diperlukan inisiatif baru. BSC membantu memfokuskan berbagai inisiatif yang ada, seperti manajemen mutu terpadu (TQM), persaingan berbasis waktu, pemberdayaan karyawan, dan reengineering, pada pencapaian tujuan organisasi.

Ada tiga cara BSC dapat meningkatkan kreativitas dalam merumuskan inisiatif:

• Program Pengukuran yang “Hilang”: Sering kali, data tidak tersedia untuk beberapa KPI dalam BSC. Hal ini menunjukkan adanya masalah manajemen. Proses untuk mengumpulkan data untuk KPI yang hilang sering kali mengarah pada pengembangan inisiatif strategis yang tidak hanya mengumpulkan informasi yang relevan tetapi juga memfasilitasi pengelolaan proses internal yang lebih baik.
• Program Perbaikan Berkelanjutan yang Terkait dengan Metrik Tingkat Perubahan: Metrik tingkat perbaikan, seperti metrik half-life (waktu yang dibutuhkan untuk mengurangi cacat proses sebesar 50%), digunakan untuk melacak apakah upaya jangka pendek berada di jalur yang tepat untuk mencapai target jangka panjang yang ambisius.
• Inisiatif Strategis yang Terkait dengan Perbaikan yang Signifikan pada Penggerak Kinerja: Jika pendekatan perbaikan berkelanjutan tidak memungkinkan pencapaian target jangka panjang, maka diperlukan pendekatan perbaikan yang lebih besar, seperti reengineering atau program transformasi. Ini memerlukan pengembangan cara baru yang lebih efektif dan efisien untuk menyelesaikan suatu proses.

Mengidentifikasi Inisiatif Antar-Fungsi yang Krusial:

Langkah penting dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasi hubungan unit bisnis strategis dengan unit bisnis lain dalam perusahaan dan dengan kegiatan fungsional yang dilakukan di tingkat perusahaan. Hal ini memungkinkan peluang untuk aksi yang saling memperkuat dan berbagi praktik terbaik. BSC menyediakan mekanisme untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang sinergi di seluruh unit bisnis yang terdesentralisasi.

Menghubungkan dengan Alokasi Sumber Daya dan Anggaran Tahunan:

Proses perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi menggunakan BSC untuk menghubungkan rencana jangka panjang dengan pengeluaran diskresioner dan kinerja anggaran untuk tahun mendatang. Ini menghindari pemisahan antara perencanaan strategis jangka panjang dan penganggaran operasional tahunan. Target jangka pendek (tonggak) untuk KPI dalam BSC ditetapkan untuk melacak kemajuan perusahaan menuju tujuan strategisnya. Proses ini memperluas proses penganggaran tradisional untuk memasukkan target strategis dan operasional.

Kesimpulannya, pembahasan ini menekankan pentingnya mengintegrasikan BSC ke dalam proses perencanaan dan penganggaran untuk memastikan bahwa tujuan strategis perusahaan diterjemahkan menjadi tindakan yang konkret dan terukur, dengan alokasi sumber daya yang tepat dan inisiatif yang selaras. Proses ini memastikan bahwa visi perusahaan diwujudkan melalui kinerja yang seimbang dan berkelanjutan.