Mengelola Ketidakpastian Proyek 1

Anda mungkin belum familiar dengan konsep “ketidakpastian,” tetapi jangan khawatir, karena dalam artikel ini, kita akan menjelaskan dengan sederhana mengenai ketidakpastian dalam konteks manajemen proyek. Artikel ini akan menjadi panduan awal bagi pemula yang ingin memahami “Manajemen Ketidakpastian dalam Proyek” yang sebenarnya bisa dianggap sebagai perencanaan untuk hal-hal yang tidak dapat diprediksi.

Apa Itu Ketidakpastian dalam Manajemen Proyek?

Ketidakpastian dalam manajemen proyek merujuk pada situasi di mana kita tidak dapat dengan pasti memprediksi apa yang akan terjadi dalam suatu proyek. Proyek dalam konteks ini adalah sejenis pekerjaan khusus yang memiliki batasan waktu tertentu, mirip dengan tugas yang harus Anda selesaikan. Dalam proyek ini, tujuan kita adalah mencapai hasil tertentu.

Untuk memahami lebih lanjut, bayangkan sebuah pabrik manufaktur yang memproduksi mangkuk baja dalam jumlah besar. Mereka memiliki mesin produksi yang besar dan banyak operator yang bekerja untuk perusahaan tersebut. Pabrik tersebut memiliki target untuk memproduksi setidaknya 1 juta mangkuk per bulan agar tetap untung. Sayangnya, karena berbagai masalah yang tidak dapat diprediksi, pabrik tersebut tidak selalu bisa mencapai target ini, dan sering kali mereka bahkan tidak tahu penyebab pastinya.

Ketidakpastian berarti bahwa hasil dari setiap tahap pekerjaan dalam proyek tidak dapat diprediksi atau diantisipasi. Anda tidak memiliki informasi sebelumnya tentang apa yang akan terjadi. Ini berbeda dari risiko yang tidak dikenal, di mana Anda mungkin memiliki rincian mengenai potensi masalah, tetapi mungkin Anda melewatkan mereka saat mengidentifikasi risiko.

Sumber Ketidakpastian dalam Proyek

Mari kita lihat dengan menggunakan contoh konkret. Bayangkan Anda ingin membangun sebuah unit manufaktur dalam bangunan yang sudah ada dan merencanakan untuk merenovasinya. Ketidakpastian akan muncul di sini dalam beberapa cara, dan ini bisa dianggap sebagai sumber ketidakpastian. Kebanyakan kasus, ketidakpastian muncul karena kesalahan manusia, seperti ketidaktelitian dalam mengikuti prosedur standar atau mengabaikan aspek-aspek penting.

Pertama, Pemahaman yang tidak benar tentang ruang lingkup. Kita mungkin tidak memikirkan semua persyaratan. Sebagai contoh. Kita mungkin tidak memasukkan hal-hal dasar seperti, Apakah kita perlu mengganti papan alas? Jika kita tidak memasukkan penggantian papan alas, rencana kita akan melewatkan komponen penting, dan perkiraan kita tidak akan termasuk pekerjaan mengganti papan alas.

Kedua, Pemahaman yang tidak lengkap tentang usaha kerja. Terkadang kita telah memasukkan pekerjaan dengan benar, tetapi kita hanya memperkirakan tingkat tertentu dan melewatkan proses/ hal-hal kecil yang tercakup dalam proses sebenarnya. Sebagai contoh, kita telah memasukkan penggantian papan alas dalam rencana atau ruang lingkup kita, tetapi kita memperkirakan bahwa usaha yang dibutuhkan hanya memasang yang baru pada posisi yang lama. Sayangnya, kita tidak menghitung pekerjaan yang diperlukan untuk mengukur dan memotong papan alas ke ukuran yang tepat dan bentuk yang tepat. Jadi, di sini kita telah memperkirakan ruang lingkup dengan benar, tetapi kita gagal memperkirakan usaha yang dibutuhkan.

Ketiga, Pemahaman yang tidak benar tentang pekerjaan yang sudah dikenal. Misalnya, kita telah memperkirakan unsur usaha. Meskipun kita mengingat semua pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mengganti papan alas, dan memperkirakan dengan benar. Perkiraan kita mungkin salah karena beberapa papan mengalami kerusakan saat diganti. Dan kita harus menggantikan papan alas itu lagi atau harus mengebornya agar tidak rusak saat kita memasangnya. Dalam kedua kasus ini, pekerjaan tersebut akan mempengaruhi prakiraan kita.

Keempat, Tidak dapat memprediksi yang tak terduga. Dalam hal ini, kita harus bertanya kepada diri sendiri, “bagaimana jika?” atau “apa yang terjadi jika?” Apa yang terjadi jika bahan yang kita butuhkan kehabisan stok, atau apa yang terjadi jika vendor mengirim papan alas yang salah? Jenis peristiwa eksternal seperti ini tidak pasti dan dapat menyimpang dari prakiraan kita.