Tantangan dalam Komunikasi Internal dan Cara Mengatasinya

Komunikasi internal adalah salah satu elemen penting dalam sebuah organisasi yang berfungsi untuk membangun hubungan yang baik antara karyawan dan manajemen. Namun, seringkali tantangan dalam komunikasi internal ini menjadi hal yang rumit dan membingungkan. Berikut ini adalah empat tantangan umum dalam komunikasi internal yang harus ditangani.

Pertama, tantangan dalam arus informasi yang hanya top-down. Dalam suatu organisasi, pemimpin memiliki peran yang sangat penting dalam membentuk komunikasi internal. Mereka harus menjadi orang-orang yang menciptakan struktur yang setara dalam berkontribusi terhadap komunikasi dan memimpin dengan memberi contoh. Jika karyawan tidak memiliki kerangka kerja untuk dapat berkomunikasi secara efektif, kemungkinan besar mereka tidak akan melakukannya secara proaktif. Oleh karena itu, arus informasi dan transfer pengetahuan tidak bisa hanya bersifat top-to-bottom. Hal ini harus dilakukan secara horizontal, vertikal, lintas departemen, dan bahkan lintas teritorial, sehingga informasi yang tepat dapat dengan mudah menjangkau orang-orang yang membutuhkannya.

Kedua, kurangnya fokus pada karyawan. Pengusaha harus memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh karyawan untuk menyuarakan masukan mereka mengenai komunikasi dalam perusahaan, memberikan saran perbaikan dan menambah nilai budaya perusahaan dengan cara mereka sendiri. Ketika karyawan secara aktif berkontribusi dalam komunikasi internal, budaya pemecahan masalah akan lebih mungkin terbentuk, sehingga berdampak positif pada kesuksesan bisnis.

Ketiga, tantangan dalam menjangkau tenaga kerja yang bergerak. Salah satu tantangan besar dalam komunikasi internal sebuah perusahaan adalah menjangkau semua karyawannya. Di sinilah pentingnya teknologi yang tepat. Khususnya untuk generasi milenial, mereka cenderung mengharapkan komunikasi melalui perangkat mobile, dan ini bisa menjadi cara efektif untuk melibatkan mereka. Strategi komunikasi internal yang sukses harus mencakup setidaknya satu alat (atau lebih) yang memungkinkan karyawan mengaksesnya dengan mudah saat mereka sedang di luar kantor. Sebagai contoh, alat ini bisa berupa pusat informasi internal yang digunakan secara luas di seluruh perusahaan untuk berbagi dan bertukar informasi. Penggunaan pusat informasi internal ini dapat membantu menghapus batasan atau hambatan dalam organisasi. Dengan platform seperti ini, semua karyawan, tidak peduli seberapa tinggi posisi mereka, departemen apa yang mereka miliki, atau di mana mereka berada, dapat berbagi informasi terkait pekerjaan, industri, atau kehidupan kerja. Mereka semua dapat berkontribusi dalam menciptakan budaya perusahaan yang kolaboratif. Mendorong karyawan untuk menggunakan platform ini di luar kantor, secara proaktif memulai diskusi dan berbagi informasi dan pengetahuan, akan menghasilkan tim yang berpengetahuan luas dan berdampak positif pada keuntungan perusahaan.

Keempat, tantangan dalam mengukur efektivitas komunikasi. Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas komunikasi internal, perlu adanya metode pengukuran yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan menetapkan KPI, memanfaatkan teknologi, mengevaluasi konten, dan melakukan survei aktif.

Mengatasi tantangan dalam komunikasi internal bukanlah hal yang mudah. Namun, dengan memiliki struktur dan praktik yang jelas, serta memanfaatkan teknologi yang tepat, tantangan-tantangan tersebut dapat diatasi. Setiap orang dalam organisasi harus mengetahui dengan siapa mereka dapat berbicara mengenai permasalahan sehari-hari, bagaimana memberikan masukan, dan di mana mengakses informasi dan konten penting untuk berdiskusi dan berbagi. Dengan demikian, komunikasi internal dapat berjalan dengan baik dan efektif, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja dan produktivitas organisasi.