Menghilangkan Aktifitas Sia-sia pada Pola Kerja Jarak Jauh 

Salah satu elemen paling mendasar dari tugas manajer SDM adalah memaksimalkan keuntungan — dalam bentuk hasil kerja — dari total investasi perusahaan. Hal ini berarti mengupayakan efisiensi atau menghasilkan banyak dengan sedikit usaha 

merupakan keterampilan penting yang harus dimiliki seorang manajer, termasuk manajer SDM. Salah satu cara terbaik untuk menghilangkan waktu dan tenaga yang terbuang percuma adalah dengan melakukan evaluasi penggunaan waktu yang tidak perlu secara berkala.

Meskipun perubahan dramatis pada ritme kerja sehari-hari yang disebabkan oleh pandemi COVID-19 telah menciptakan sejumlah tantangan logistik, perubahan tersebut juga memberikan beberapa peluang untuk meningkatkan efisiensi.

Salah satu peluang tersebut adalah kemampuan mengeliminasi atau mengurangi pekerjaan yang tidak perlu atau bernilai rendah. Dalam postingan ini, kami membahas beberapa langkah untuk memanfaatkan perubahan yang disebabkan COVID-19 untuk mencapai efisiensi jangka panjang.

Langkah 1. 

Mengidentifikasi aktifitas yang dihilangkan karena COVID. Pergeseran besar-besaran ke pola kerja jarak jauh berarti bahwa banyak aktivitas rutin yang dihapuskan setidaknya untuk sementara waktu. Aktifitas itu mungkin termasuk pertemuan rutin, laporan, dan perjalanan, misalnya. Buatlah daftar kegiatan ini untuk evaluasi.

Langkah 2. 

Setelah memiliki daftar aktifitas yang telah dihilangkan, carilah apakah ada dampak yang dialami organisasi karena tidak melaksanakan aktifitas tersebut. Ini bisa menjadi positif dan negatif. Tentunya kita akan mengharapkan penghapusan atau pengurangan jatah waktu aktifitas tersebut akan mendatangkan dampak positif. Tapi apakah ada hal negatifnya juga?

Misalnya, apakah staf jadi kekurangan arahan karena tidak adanya rapat rutin? Apakah hubungan pelanggan jadi terganggu karena tidak adanya pertemuan dan perjalanan kunjungan?

Langkah 3. 

Tentukan apakah akan ada dampak jangka panjang. Sebagian besar perusahaan sudah menjalani beberapa bulan perubahan sebagai reaksi pandemi COVID-19 pada saat ini, tetapi itu belum tentu cukup untuk memprediksi dampak jangka panjang dari beberapa perubahan tersebut.

Misalnya, pertemuan secara langsung dengan pelanggan mungkin harus ditunda untuk saat ini, tetapi itu tidak berarti pertemuan tersebut secara umum tidak bermanfaat. Sebaliknya, sebuah perusahaan mungkin mengidentifikasi bahwa pertemuan tiap Senin pagi di seluruh departemen mungkin tidak sepenting yang diperkirakan sebelumnya. Ternyata perusahaan hanya butuh mengagendakan waktu pertemuan selama satu jam dalam dua pekan.

Langkah 4. 

Perbarui pekerjaan dan proses yang sesuai. Berdasarkan evaluasi dari langkah-langkah di atas, perusahaan dapat memperbarui prosesnya untuk menghilangkan pemborosan. Seperti halnya semua pembaruan proses, ini harus menjadi kegiatan berulang, dengan penyesuaian dan modifikasi berdasarkan pengalaman yang sedang berlangsung.

Setiap perubahan datang dengan tantangan dan peluang. Pandemi COVID-19 telah menciptakan beberapa tantangan besar, tetapi bisnis juga menemukan banyak peluang untuk pertumbuhan dan peningkatan proses. Menghilangkan aktivitas yang tidak signifikan memberikan dampak  adalah salah satu dari banyak cara perusahaan dapat memanfaatkan peluang tersebut.