Nilai Penting Rapat ‘Evaluasi dan Pembelajaran

Dalam dunia kerja, tidak pernah ada yang namanya proyek yang berjalan persis seperti yang direncanakan. Biasanya hal yang sering terjadi adalah hal-hal dalam suatu proyek yang harus mendapat perhatian agar nantinya bisa lebih baik. Tapi terkadang ada pula sisi positif, yaitu ketika proyek yang diselesaikan ternyata berjalan lebih baik dari yang diharapkan.

Sayangnya, perusahaan atau tim pelaksana proyek sering kali merasa tidak punya cukup waktu untuk duduk bersama dan melakukan peninjauan setelah selesainya suatu proyek. Sebaliknya, perusahaan atau tim pelaksana proyek tersebut lebih memerlukan untuk segera beralih menangani kewajiban berikutnya yang dianggap lebih mendesak .

Menurut hemat kami, akan sangat bagus jika semua perusahaan dan tim pelaksana proyek untuk mengadakan rapat tentang”hikmah yang dapat diambil” sebagai langkah penutup dalam berbagai proyek. Pertemuan evaluasi dan pembelajaran adalah kesempatan bagi tim pelaksana proyek untuk berkumpul dan secara resmi menutup proyek dengan melakukan peninjauan tentang apa yang berjalan sesuai harapan dan apa yang berjalan dengan tidak baik untuk diperbaiki di masa yang akan datang.

Berikut adalah beberapa langkah berkenaan dengan evaluasi dan pembelajaran yang bisa dilaksanakan pada penutupan semua proyek:

Kumpulkan Masukan

Jika tidak ada manajer proyek atau pemimpin tim formal, seseorang dapat diberi tugas untuk mengumpulkan umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya. Tapi pengumpul umpan balik juga harus menyertakan masukannya.

Lamanya waktu antara penyelesaian proyek dan pengumpulan umpan balik harus cukup singkat sehingga pengalaman tersebut masih segar di benak semua orang tetapi cukup lama bagi anggota tim untuk merefleksikan pengalaman tersebut.

Rapat Pembelajaran

Setelah umpan balik dikumpulkan, pertemuan pembelajaran yang sebenarnya dapat dimulai. Rapat pembelajaran itu seharusnya bukan berfungsi sebagai tempat untuk mempersalahkan dan mempermalukan pihak tertentu, tetapi yang lebih penting adalah mengatasi berbagai kekurangan dan mengenali aspek harapan yang tidak terpenuhi. 

Hal ini juga merupakan kesempatan untuk mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik atau bahkan lebih baik dari yang diharapkan.

Poin-poin Tindakan

Pertemuan evaluasi dan pembelajaran sering menghasilkan item tindakan. Misalnya, jika suatu proses ditemukan kekurangan, tidaklah cukup hanya dengan mengidentifikasi kekurangan itu. Seseorang atau tim harus diberi tugas untuk memperbaiki proses itu.

Review Pelajaran yang Berguna untuk Proyek di Masa yang Akan Datang

Pembelajaran dari suatu proyek harus dipahami sebagai bagian dari proses awal untuk proyek serupa di masa mendatang. Ini membantu memastikan tim atau organisasi benar-benar belajar dari pengalaman masa lalu.

Semua proyek memiliki tujuan inti yang menjadi target utama pencapaian. Tetapi manfaat sekunder juga dapat dicapai dari pekerjaan yang dilakukan tim saat menyelesaikan proyek — khususnya, pengetahuan dan pengalaman. Pertemuan pembelajaran dapat membantu tim menangkap pengetahuan dan pengalaman tersebut dan menerjemahkannya menjadi hasil yang lebih baik di masa depan.