Tips Pengarsipan, Mengelola Dokumen 1
Dalam era digital ini, kita semua memiliki banyak file dan dokumen dalam kehidupan sehari-hari. Dari tagihan utilitas hingga laporan bank, dari catatan medis hingga dokumen pribadi, semua harus dikelola dan diarsipkan dengan baik. Namun, mengatur dan mengelola dokumen ini bisa menjadi tugas yang menantang. Oleh karena itu, kita akan membahas seni pengarsipan, yaitu cara mengatur dokumen yang pada akhirnya membuat manajemen waktu Anda lebih baik.
Pertama dan terpenting, mendokumentasikan dan mengarsipkan dokumen bukan hanya tentang menjaga semuanya tetap terkumpul bersama. Ini lebih tentang menjaga dan merawatnya untuk semua orang, bukan hanya diri Anda. Anda harus mencari cara paling sederhana untuk mengatur dokumen Anda, sehingga siapa pun bisa menemukannya dengan mudah saat dibutuhkan.
Misalnya, jika Anda membutuhkan dokumen penting dalam keadaan mendesak dan anggota keluarga atau teman Anda tidak dapat menemukannya, itu akan menjadi masalah besar. Oleh karena itu, penting untuk memilih cara yang lebih sederhana untuk mengarsipkan barang-barang Anda. Triknya adalah menjaga segalanya mudah, sederhana, dan mudah dipahami.
Selanjutnya, penting untuk memelihara dan mengelola dokumen Anda. Kebanyakan dari kita memiliki kebiasaan tidak menyimpan dokumen dengan cara yang tepat. Kita seringkali hanya mengingat tempat terakhir kita menyimpannya dan berharap bisa menemukannya kembali. Namun, ini bukan cara yang efisien untuk mengelola dokumen.
Anda harus mencatat setiap dokumen dan memeliharanya dengan baik. Hal ini mencakup segala jenis dokumen, mulai dari tagihan belanja hingga polis asuransi. Membuat catatan tentang semua dokumen ini dan menjaga mereka tetap bersama akan sangat membantu dalam mengelola dokumen Anda.
Selain itu, Anda harus membagi file atau dokumen Anda ke dalam beberapa kategori. Misalnya, Anda bisa membagi dokumen Anda ke dalam kategori seperti pengeluaran pribadi, medis, tagihan utilitas, pembelian dalam jumlah besar, laporan bank, investasi, laporan kartu kredit, potongan pembayaran, catatan pajak, dsb.
Membagi dokumen Anda ke dalam kategori ini akan memudahkan Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan. Anda juga bisa menggunakan metode ini untuk menyinkronkan dokumen Anda dari A sampai Z atau berdasarkan departemen.
Poin berikutnya, Anda harus memberi label pada semua dokumen Anda. Pelabelan adalah bagian penting dari pengarsipan. Ini akan membantu Anda mengingat di mana Anda menyimpan dokumen Anda dan memudahkan Anda untuk menemukannya.
Anda bisa memberi label pada dokumen Anda dari A sampai Z atau berdasarkan jenis dokumen. Misalnya, Anda bisa menggunakan catatan tempel kecil untuk memberi label pada dokumen penting tersebut.
Seni pengarsipan adalah tentang mengelola dokumen Anda dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan menggunakan metode yang telah kita bahas, Anda bisa menjaga dokumen Anda tetap terorganisir dan mudah ditemukan. Namun selain beberapa cara di atas, masih ada beberapa cara lain yang perlu Anda ketahui ketika mengarsipkan dokumen Anda.