Manajemen waktu bagi Manajer

Manajemen waktu dapat dianggap sebagai masalah penawaran dan permintaan, misalnya, Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan (permintaan) dan tidak cukup waktu untuk menyelesaikannya (penawaran). Terlalu sedikit tenaga yang berkompeten pada suatu proyek (penawaran) yang bisa mengerjakan sesuai standar (permintaan). Analogi ini juga meluas ke kehidupan pribadi kita. Istri Anda ingin mengajak makan di luar (permintaan), tetapi Anda telah berjanji menyerahkan presentasi kepada bos malam ini (penawaran (waktu)). Anda tidak memiliki cukup dana (penawaran) untuk memenuhi semua keinginan (permintaan).

Begitu banyak tuntutan pada waktu kita. Kita harus menyelesaikan tugas, mengelola anak buah dan proyek, menjawab email, dan mengatasi berbagai gangguan lainnya.
Jika Anda merasa terlalu banyak yang harus dikerjakan dan ingin mendapat kembali keseimbangan kehidupan kerja atau ingin membuat diri Anda lebih efisien, apa yang bisa dilakukan? Berikut adalah dua pendekatan yang bisa digunakan:

Pendelegasian

Sebagai manajer, Anda sudah tahu bahwa suatu tugas akan bisa terselesaikan apabila ada orang yang mengerjakannya. Mengapa tidak menerapkan logika yang sama untuk tugas-tugas yang harus Anda lakukan? Jika Anda memiliki terlalu banyak tugas, maka itu semua tidak akan terselesaikan kecuali Anda mendelegasikannya sebagian kepada seseorang.

Dengan secara teratur mendelegasikan pekerjaan berarti membebaskan sebagian waktu demi menambah nilai organisasi Anda – logikanya adalah semakin senior Anda, maka harus semakin memberi nilai lebih ke organisasi, dan semakin kecil jumlah tugas rutin yang harus dilakukan.

Jika Anda ingat analogi penawaran dan permintaan di awal artikel ini, Anda bisa menganalogikan pendelegasian sebagai upaya meningkatkan penawaran waktu demi penyelesaian semua tugas Anda.

Prioritas Secara Ekstrim

Prioritaskan tugas mana yang harus atau tidak perlu Anda kerjakan. Pertanyaan yang harus Anda jawab saat mempertimbangkan apa tugas yang harus diprioritaskan adalah “apakah manfaat tugas ini bagi organisasi?” Apakah sejalan dengan tujuan strategis organisasi atau mendukung pengembangan organisasi? Manakah tugas yang paling layak diprioritaskan?

Jangan menghadiri pertemuan kecuali Anda tahu mengapa Anda diminta hadir. Pahami apa yang akan Anda berikan dan apa yang akan didapatkan.

Pikirkan tiga hal paling penting yang perlu dilakukan pada setiap hari. Daftar Anda tidak boleh melebihi tiga item, dan di setiap itemnya harus dipahami apa nilai yang berguna bagi organisasi. Dengan memaksa diri melakukan prioritas ekstrim setiap hari, Anda bisa menambahkan manfaat yang paling optimal bagi organisasi mengingat waktu yang tersedia.

Kembali lagi pada analogi penawaran dan permintaan di awal artikel, prioritas ekstrim merupakan pembatasan permintaan pada waktu Anda.

Penentuan prioritas dan pendelegasian yang sering digunakan untuk mengelola proyek, dapat digunakan pada diri kita sendiri untuk mencapai hasil yang lebih baik di tempat kerja. Ini adalah alat yang dapat digunakan untuk mengatasi dua ujung spektrum manajemen waktu: mendapat lebih banyak kesempatan melakukan sesuatu (penawaran waktu) dan mengerjakan sesuatu yang paling penting (permintaan waktu).

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.