7 Prinsip Komunikasi bag 2

Pada artikel sebelumnya kami tunjukkan 7 prinsip berkomunikasi adalah: Jelas, Ringkas, Konkret, Benar, Koherent, Komplet, dan Sopan. Kami sudah memaparkan poin pertamanya, kali ini kami akan memaparkan kelanjutannya.

2. Ringkas

Buatlah pesan Anda singkat dan to the point.

Mengapa menggunakan 10 kalimat untuk menjelaskan sesuatu ketika satu kalimat sudah cukup.

Menjadi ringkas akan menghemat waktu bagi Anda dan si penerima pesan.

Untuk membantu membuat komunikasi Anda lebih ringkas, hindari membahas poin yang sama beberapa kali, dan hindari penggunaan kata-kata pengisi, kalimat, dan ekspresi yang bertele-tele.

Meskipun kita berusaha untuk ringkas, penting untuk diingat bahwa kita jangan sampai kehilangan maksud inti pesan tersebut.

3. Konkret

Komunikasi yang konkret adalah bagaimana menjadi spesifik dan jelas; jauh dari ungkapan yang kabur dan umum.

Agar lebih konkrit gunakan kalimat yang tidak bisa disalahartikan. Sertakan fakta dan angka pendukung untuk menggarisbawahi pesan Anda, tetapi jangan sampai informasi pendukung itu malah mengurangi fokus pesan Anda.

4. Benar

Informasi yang salah tidak akan bermanfaat bagi siapa pun dan menurunkan kredibilitas Anda. Pastikan bahwa:

• Pesan Anda bebas salah ketik.
• Fakta dan angka Anda benar.
• Anda menggunakan tingkat bahasa yang tepat.

Pada awalnya saja,  penyampaian informasi yang benar  akan menghemat waktu Anda dan selanjutnya akan meningkatkan kredibilitas. Pesan yang benar juga akan memiliki dampak yang lebih besar pada penerima dibanding pesan yang salah.

5. Koheren

Apakah pesan Anda masuk akal? Apakah maksudnya mengalir secara logis dari satu kalimat ke kalimat berikutnya?

Untuk memastikan bahwa komunikasi Anda koheren:

• Periksa apakah setiap kalimat mengalir secara logis dari satu kalimat ke kalimat berikutnya.
• Periksa apakah Anda membahas terlalu banyak poin atau teralihkan oleh tema sampingan.

6. Komplet

Pesan Anda harus berisi semua informasi yang diperlukan untuk mencapai respons yang diinginkan.

Untuk memastikan bahwa pesan Anda lengkap, pikirkan pertanyaan yang mungkin ada di benak penerima saat mereka menerima pesan Anda. Pastikan Anda telah menyertakan ajakan bertindak sehingga penerima pesan tahu persis apa yang harus ia lakukan untuk memenuhi harapan Anda.

7. Sopan

Bersikap sopan. Anda lebih mungkin mendapatkan apa yang Anda inginkan dari komunikasi Anda jika Anda sopan, karena kesopanan membangun niat baik.

Perhatikan apakah pesan Anda sopan, menunjukkan rasa hormat terhadap perasaan penerima, dan bijaksana.

7 Prinsip Komunikasi di atas pada dasarnya adalah checklist yang dapat membantu kita berkomunikasi lebih efektif. Jika Anda mencoba mengaplikasikannya saat berkomunikasi di waktu mendatang, berarti Anda telah berusaha untuk menyampaikan pesan yang paling jelas yang Anda bisa. Dengan begitu akan mengurangi kesalahpahaman, meningkatkan kredibilitas Anda, dan pada akhirnya membuat Anda lebih produktif dengan menghemat waktu.