Memberikan Kejelasan Mengenai Tenggat Waktu

Tema tulisan ini mungkin sepertinya sangat sederhana, gamblang dan sangat biasa dijumpai di lingkungan kerja sehingga tidak perlu pembahasan khusus. 

Namun sayangnya, bagi banyak organisasi, permasalahan komunikasi sering kali sangat kurang mendapat perhatian, termasuk pemberitahuan informasi tentang sesuatu yang tampaknya mendasar seperti tenggat waktu.

Pada tulisan ini , kami melihat mengapa walaupun proyek tidak harus memiliki tenggat waktu yang ketat dan intrinsik, menetapkan tengggat waktu bagi karyawan atau tim yang ditugaskan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan tetap saja memiliki nilai penting bagi organisasi.

Menghindari Salah Paham

Salah satu alasan mengapa para manajer sering tidak menetapkan tenggat waktu yang jelas adalah karena tenggat waktu itu tampak jelas. 

Baik manajer maupun karyawan yang ditugasi sebuah pekerjaan mungkin sama-sama memiliki asumsi, “Jenis tugas itu harus diselesaikan dalam waktu sekitar satu minggu,” atau, “tugas ini biasanya dibutuhkan dalam hari kerja.” Tetapi cara berpikir seperti ini hanya mengandalkan asumsi setiap orang — termasuk mereka yang menugaskan dan diberi tugas sama-sama berharap memiliki pemahaman yang sama tentang tenggat waktu yang harus dipenuhi. 

Mengungkapkan dan membuat eksplisit tentang ekspektasi tenggat waktu yang harus dipenuhi dapat menghindari salah paham antara manajer dan staf.

Menghindari Kejutan

Tenggat waktu yang tidak terucapkan memiliki risiko yang sangat serius jika tugas yang diberikan tidak terselesaikan, yang menyebabkan gangguan pada pekerjaan yang lain. 

Contoh kasus sederhana, seorang manajer yang menugaskan anggota tim untuk menyusun laporan hasil survey yang dibutuhkan untuk dua hari mendatang. Sedangkan untuk menyelesaikan laporan itu dalam dua hari, anggota tim diperlukan untuk lembur.

Jika manajer menanyakan kepada anggota tim pada hari laporan tersebut diperlukan dan para anggota tim berasumsi mereka memiliki waktu 2 atau 3 minggu lagi untuk menyelesaikan pekerjaannya, maka tidak ada cukup waktu untuk menyelesaikan laporan itu.

Tugas Tanpa Tenggat Waktu Seringkali Tidak Terselesaikan

Sekalipun tidak ada tenggat waktu yang pasti untuk sebuah proyek, wajar kiranya jika hanya untuk memastikan pekerjaan tersebut tetap menjadi prioritas dan benar-benar terselesaikan. Staf memiliki beberapa pekerjaan pada daftar tugasnya. Jika mereka memiliki beberapa prioritas yang sama-sama mendesak, mereka akan sering kali berfokus pada pekerjaan yang memiliki tenggat waktu yang paling dekat — atau eksplisit. Dalam kasus ini, tugas tanpa tenggat waktu hampir selalu akan dimundurkan waktu penyelesaiannya.

Kemungkinan yang lain, tugas tanpa tenggat waktu, akan membuat kecenderungan pada karyawan untuk mencoba membuat penyelesaiannya menjadi sempurna. Tetapi dalam bisnis, ketika waktu adalah uang, hasil yang cukup seringkali lebih baik daripada sempurna. Biaya berlebih yang tidak perlu mungkin timbul saat karyawan mengeluarkan upaya ekstra untuk menyempurnakan hasil yang sudah cukup untuk mencapai tujuannya.

Tugas-tugas senantiasa muncul dari waktu ke waktu, tugas tersebut memang penting tetapi tidak mendesak dalam hal waktu. Tugas yang lainnya sama-sama penting dan mendesak secara waktu, tetapi staf mungkin memiliki pendapat yang berbeda tentang seberapa mendesaknya waktu itu.

Dalam situasi seperti apapun itu, secara umum, menetapkan tenggat waktu adalah elemen sederhana namun kunci dalam menetapkan tugas yang sering terlewatkan.