Pemberian umpan balik positif merupakan kunci dari peningkatan kompetensi karyawan. Umpan balik positif bertujuan menyampaikan kepada karyawan tentang peningkatan kompetensi dan kinerja yang baik.

Pemberian umpan balik positif ini harus dilakukan pada waktu yang tepat, spesifik pada aspek tertentu dan dilakukan secara terus menerus. Pengakuan untuk kinerja yang efektif dalam sesi pemberian umpan balik merupakan motivator yang sangat kuat.

Umpan balik yang konstruktif merupakan alarm bagi karyawan untuk area-area kompetensi dan kinerja yang perlu dikembangkan. Yang menjadi fokus dalam hal ini adalah perilakunya, bukan orangnya. Tujuan utama dari umpan balik yang konstruktif adalah untuk membantu orang memahami dimana posisi mereka saat ini dalam kaitannya dengan perilaku kerja yang diharapkan dan sasaran kinerja yang akan dicapai.

Seringkali, memberikan umpan balik yang positif bukanlah perkara yang mudah. Kesalahan cara dalam memberikan umpan balik, justru akan membuat karyawan mengalami demotivasi.

Apabila karyawan tidak memenuhi harapan kinerja, manajer perlu segera memberikan umpan balik yang konstruktif dan jujur sebelum berkembang menjadi masalah yang signifikan.

Tahapan Pemberian Umpan Balik yang Konstruktif

a. Mempersiapkan

  • Siapkan permasalahan yang ingin Anda selesaikan dalam pertemuan tersebut. Catat dan konfirmasikan fakta-fakta masalah kinerja karyawan dan pastikan Anda bisa menggambarkan apa yang terjadi secara meyakkinkan kepada karyawan. Yakinkan konsekuensinya jika masalah ini tidak segera terselesaikan.
  • Cari lokasi yang menjamin privasi dan minim gangguan. Dalam kondisi tertentu, Anda mungkin harus mengundang perwakilan serikat pekerja untuk mendampingi karyawan selama diskusi.
  • Tenang, sehingga Anda dapat berdiskusi secara obyektif.

b. Menyampaikan Fakta-Fakta

  • Hindari opini yang tidak jelas sumbernya.
  • Hindari nada bicara yang mengancam dengan lebih menggambarkan masalah kinerja secara objektif, faktual, dan memberikan contoh-contoh spesifik.
  • Identifikasi dampak negatifnya bagi orang-orang di tempat kerja atau di organisasi.

c. Mendengarkan

  • Beri kesempatan karyawan menggambarkan dan menjelaskan situasinya dari perspektif mereka. Terbukalah untuk setiap wawasan baru yang mungkin timbul.
  • Tanggai penolakan, kecenderungan menyalahkan orang lain, dll dengan menegaskan kembali informasi dan fakta-fakta dan dampak negatifnya terkait masalah kinerja.
  • Meskipun kita mungkin bersimpati dengan masalah pribadi karyawan dan alasan pribadi mereka melakukan suatu pelanggaran, penting untuk tetap fokus pada masalah kinerja. Hindari perlakuan khusus karena adanya kedekatan pribadi dengan Anda.

d. Menyepakati Rencana Aksi (Action Plan)

  • Meminta karyawan saran-saran mereka untuk mengatasi masalah ini dan menyampaikan saran Anda jika memungkinkan.
  • Menyetujui rencana spesifik tindakan: termasuk apa yang akan dilakukan karyawan, bagaimana mereka akan melaksanakannya dan target waktu yang dibutuhkan.
  • Dokumentasikan rencana aksi dan simpan dalam file karyawan.
  • Tentukan konsekuensi bagi karyawan jika masalah kinerja tersebut tidak terselesaikan.

e. Tindak Lanjut

  • Pantau hasilnya dan agendakan pertemuan secara berkala untuk membahas kemajuan dari action plan.
  • Memberikan dorongan semangat untuk perbaikan dan terus menawarkan dukungan.
  • Jika masalah belum membaik atau diselesaikan selama periode waktu yang ditentukan, jalankan konsekuensi seperti yang sudah dibahas dalam rencana aksi.

Pemberian umpan balik pada tahap pemantauan kinerja merupakan salah satu kunci penting dalam siklus manajemen kinerja. Karyawan perlu tahu progressnya, kekurangan, kelebihan, dan kompetensi-kompetensi serta sikap kerja yang perlu ditingkatkan. Demikian pula, melalui sesi umpan balik ini, atasan memiliki kesempatan untuk memberikan masukan, memecahkan masalah karyawan dan hasil akhirnya meningkatkan kinerja karyawan.