Orang adalah aset terbesar bagi organisasi. Mereka adalah pondasi, tetapi juga salah satu komponen biaya yang tinggi dalam organisasi. Dengan demikian sangat penting bahwa organisasi memastikan bahwa aset manusia ini dimanfaatkan dengan tepat sebelum merekrut staf baru dengan memastikan efektifitas perencanaan SDM.

Ketika perusahaan memiliki banyak proyek, dengan jumlah SDM yang melimpah, seringkali terjadi ketidakefisienan dalam pemanfaatan SDM yang sebetulnya dapat diminimalkan apabila perusahaan memiliki perencanaan SDM yang tepat.

Menghitung kebutuhan SDM dalam kondisi perusahaan dengan struktur organisasi yang kompleks, manajemen matriks dan banyak proyek, bukan perkara mudah. Semakin kompleks dan semakin banyak proyek yang ditangani, membutuhkan perencanaan SDM yang semakin detil dan kompleks pula.

Oleh karena itu, pada umumnya perencanaan kebutuhan SDM dilakukan secara terpusat oleh perusahaan untuk menjaga akurasi dan meminimalkan inefisiensi.

Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas dalam kegiatan perencanaan SDM

A. Tentukan Ketersediaan Sumber Daya Manusia 

Perusahaan harus memiliki database dan aplikasi yang cukup lengkap dan terpusat yang terkait dengan kualifikasi dan kompetensi seluruh karyawan, dan hal-hal yang bersifat normative ketenagakerjaan. Beberapa informasi yang diperlukan sebagai berikut:

  1. Kemampuan Individu yaitu keterampilan, pelatihan, sertifikasi
  2. Riwayat pekerjaan di berbagai pekerjaan, proyek, area fungsional
  3. Bidang minat dan jenis peran yang dapat dimainkan oleh seseorang
  4. Jam kerja saat ini dan masa depan dari seorang individu
  5. Cuti terencana dan tidak terencana
  6. Hari libur nasional, paruh waktu dan kalender kerja penuh waktu.

B. Tentukan permintaan (kebutuhan) sumber daya manusia saat ini dan mendatang

Penentuan kebutuhan SDM untuk organisasi yang kompleks dan memiliki divisi proyek yang banyak memerlukan aplikasi khusus Human Resources Information System. Penggunaan aplikasi ini memudahkan dalam mengolah informasi-informasi  yang terkait dengan kebutuhan SDM di seluruh unit kerja perusahaan. Aplikasi ini juga dapat disetting sesuai kebutuhan perusahaan. Parameter-parameter tertentu dapat dibuat, apakah jumlah dan kualifikasi SDM pada proyek besar, menengah dan kecil akan dibedakan.

C. Analisis Gap atau Kesenjangan antara Ketersediaan dan Kebutuhan SDM

Mungkin terdengar sederhana, bahwa begitu persediaan dan kebutuhan SDM telah ditentukan secara akurat, mereka harus dicocokkan. Penting untuk memastikan bahwa orang yang tepat untuk proyek tersebut diidentifikasi berdasarkan keterampilan, peran, pelatihan, ketersediaan, dan bidang minat yang dibutuhkan. Hal ini memastikan situasi win-win untuk karyawan dan pengusaha dan pada akhirnya menambah profitabilitas perusahaan.

D. Buat Perencanaan untuk Menjembatani Kesenjangan antara Kebutuhan & Ketersediaan SDM

Pemenuhan kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan melakukan mutasi internal (rotasi dan promosi). Apabila secara internal tidak dapat dipenuhi maka kebutuhan SDM dapat dipenuhi dengan merekrut karyawan baru.

  1. Buat perencana rekrutmen yang tepat berdasarkan kesejangan antara kebutuhan SDM dan ketersedian SDM yaitu rencana untuk melakukan proses seleksi dan mempekerjakan orang pada waktu yang tepat.
  2. Latih karyawan saat ini untuk mendapatkan keterampilan baru untuk memaksimalkan efisiensi staf yang ada.
  3. Berikan insentif yang lebih baik untuk mempertahankan orang dengan keahlian langka – karena mereka sulit didapat.

Memaksimalkan pemanfaatan sumber daya manusia jauh lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, dan sayangnya, alokasi sumber daya manusia yang buruk berdampak buruk akan berdampak pada pembengkakan biaya SDM yang besar. Meskipun demikian seperti yang dijelaskan di atas, semua ini dapat dikelola secara efisien jika kita menggunakan sistem, perangkat lunak dan proses yang tepat.