Training Needs Analysis (TNA) atau analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu langkah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelum suatu pelatihan berjalan dan merupakan bagian terpadu dalam desain pelatihan dengan output berupa deskripsi tentang materi, sasaran umum dan khusus, alokasi waktu, dan metode pembelajaran yang akan diterapkan dalam pelatihan.

Hal ini dimaksudkan agar agar pelatihan bermanfaat dalam meningkatkan kompetensi peserta pelatihan dan mendukung strategi perusahaan. Berdasarkan hasil TNA ini akan diketahui pelatihan yang sesuai bagi suatu organisasi saat ini dan di masa yang akan datang. Artikel ini mengulas panduan praktis menyusun training need analysis.

Analisa kebutuhan pelatihan diperlukan agar pelatihan yang akan diselenggarakan berjalan dengan efektif baik dari segi pelaksanaan maupun tercapainya target pelatihan. Training need analysis dapat dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu pendekatan organisasi, kompetensi pekerjaan, kompetensi individu.

3 Pendekatan dalam Membuat Training Need Analysis

  1. Organizational Based Need Analysis

Organizational based need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan dalam merespon dinamika bisnis masa depan. Pelatihan hendaknya berbasis pada kebutuhan organisasi. Dinamika organisasi yang setiap saat dapat mengalami perubahan strategi karena merespon dinamika bisnis memberikan dampak pada kebutuhan pelatihan. Training need analysis, dengan demikian, menjadi langkah yang strategis dalam mendukung strategi perusahaan.

Pendekatan organisasi ini dilakukan apabila terdapat perubahan rencana strategis maupun perubahan corporate value. Dalam kondisi ini training merupakan bagian penting dalam membentuk kompetensi dan menanamkan nilai-nilai yang diinginkan perusahaan.

2. Job Competencies Based Need Analysis

Job Competencies-based need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil  kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap posisi/jabatan. Setiap jabatan dalam perusahaan memerlukan kompetensi tertentu agar dapat dijalankan dengan baik. Langkah pertama dalam pendekatan ini adalah mengidentifikasi kebutuhan kompetensi pada setiap jabatan yang dilanjutkan dengan penyiapan dan pemilihan modul training yang relevan dengan kebutuhan kompetensi tersebut.

Identifikasi kebutuhan kompetensi tiap jabatan dapat dilakukan dengan beberapa metode, diantaranya adalah dengan observasi, wawancara dengan pemegang jabatan, maupun wawancara dengan orang dianggap mengetahui segala hal mengenai jabatan tersebut (expert).

Penyiapan dan pemilihan modul training dapat dilakukan dengan dua cara, building or buying. Building artinya perusahaan dapat membuat modul sendiri yang sesuai dengan kompetensi jabatan. Buying artinya perusahaan dapat memesan atau membeli modul pelatihan dari pihak lain.

Untuk alasan efektifitas dan pengalaman, menggabungkan dua metode ini menjadi pilihan yang bijak, dimana modul pelatihan disusun oleh pihak konsultan dengan melibatkan unsur pegawai dari dalam perusahaan. Dengan cara ini diharapkan perusahaan dapat menyusul modul dengan cepat karena dilakukanoleh pihak eksternal, namun tetap melibatkan pegawai sebagai counterpart.

3. Person Competencies Based Analysis

Person competencies based analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap (kesenjangan) antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level aktual karyawan (individu) saat ini.

Langkah pertama dalam pendekatan ini adalah menyusun model kompetensi yang didalamnya terdapat nama kompetensi, definisi dan level kompetensi.

Langkah kedua adalah melakukan asesmen terhadap pegawai untuk melihat pencapain atau pevel kompetensi pegawai tersebut.

Langkah ketiga adalah menemukan gap/kesenjangan kompetensi dengan membandingkan antara level kompetensi jabatan yang dipersyaratkan dengan level kompetensi yang dimiliki oleh pemegang jabatan. Kesenjangan kompetensi inilah yang menjadi dasar untuk mengadakan suatu pelatihan.

Panduan praktis menyusun training need analysis ini memberikan gambaran bahwa training need analysis adalah aktifitas yang critical, wajib dilakukan agar berdampak strategis bagi perusahaan.