Coba Ulangi Apa yang Saya Sampaikan

Hampir semua manajer pernah berada dalam sebuah  situasi yang mana seorang karyawan gagal memahami dan melaksanakan instruksi dari sang manajer. Meskipun terdapat pula kasus tertentu yang mana karyawan tidak melaksanakan instruksinya hanya karena lalai atau mungkin memang ia tidak mematuhi instruksi tersebut. Masalah umum yang mendasari kejadian itu adalah adanya salah paham atau dalam istilah lain kita kenal dengan miskomunikasi. Sang manajer meyakini bahwa dia menyampaikan satu hal, tetapi karyawan yang mendapat instruksi meyakini bahwa dia mendengar hal yang lain.

Satu metode sederhana namun berguna yang dapat digunakan manajer untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi mereka dengan tim adalah meminta karyawan mengulangi instruksi dengan mengatakan sesuatu seperti: 

• Apakah ini masuk akal bagi Anda? 
• Bisakah Anda menjelaskan bagaimana Anda memahami tugas ini? atau hanya 
• Bisakah Anda mengulanginya kembali apa yang tadi saya ucapkan?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa seorang manajer disarankan untuk memulai kebiasaan meminta karyawan yang ia pimpin untuk mengulangi instruksi atau penjelasan yang dikomunikasikan kepada bawahannya. 

 a. Menegaskan Pada Karyawan agar Ia Mendengarkan

Salah satu manfaat yang paling jelas dirasakan dengan meminta karyawan mengulangi instruksi adalah memastikan bahwa mereka mendengarkan perintah itu. 

Meminta mereka untuk mengulangi instruksi tidak hanya menegaskan bahwa mereka memang mendengarkan. Karyawan yang terbiasa dengan manajer mereka yang cenderung meminta bawahannyauntuk mengulangi instruksi akan membuat si karyawan lebih cenderung mendengarkan dengan seksama.

b. Memperkecil Peluang untuk Terjadinya Miskomunikasi

Kita dahulu saat masih berusia anak-anak pastilah pernah memainkan, atau minimal mengetahui, permainan pesan berantai. Yaitu permainan saling meneruskan pesan antar sesama anggota tim. Yang paling menarik adalah mengetahui hasil akhir dari pesan yang diterima oleh anggota tim paling terakhir. Pesan yang diterima oleh anggota pertama pasti berbeda dengan pesan yang diterima oleh anggota terakhir.

Dari permainan seperti di atas kita mengetahui betapa cepatnya sebuah pesan dapat terdistorsi saat menyampaikannya kepada orang lain. Perubahan makna perintah dari manajer kepada karyawannya dapat terjadi langsung setelah pesan itu keluar dari mulut sang manajer. 

Meminta karyawan mengulangi pesan tersebut dapat memungkinkan manajer untuk melakukan klarifikasi terhadap terjadinya salah dengar atau salah paham.

c. Membuat Karyawan Melakukan Proses Internalisasi Arahan

Meminta karyawan mengulangi instruksi bukannya dimaksudkan untuk latihan membeo dengan setepat mungkin. Namun manajer harus meminta karyawan mereka untuk mengulangi instruksi dengan kata-kata mereka sendiri. 

Menerima instruksi lalu menanggapinya dengan kata-kata mereka sendiri sesuai pemahaman mereka terhadap perintah itu akan memaksa pendengar untuk memproses informasi secara internal, dan peluang ia untuk mengingat informasi tersebut akan semakin besar.

Komunikasi yang efektif dan efisien adalah elemen penting dari sebuah tim yang efektif. Sayangnya, sebagian besar perusahaan dan tim menganggap komunikasi sebagai sesuatu yang biasa-biasa saja, padahal sesuatu yang sederhana seperti instruksi verbal sangat mungkin disalahartikan segera setelah diucapkan. Meminta karyawan untuk mengulangi instruksi adalah strategi yang bagus untuk memastikan bahwa pesan telah tersampaikan sebagaimana yang dimaksud.