Kiat bagi yang Sering Menunda Penyelesaian Proyek
Setiap proyek memiliki tahapan di awal, pertengahan, dan akhir. Sebuah pernyataan yang jelas, dan memang begitu adanya. Tetapi satu hal yang perlu diperhatikan adalah tahapan-tahapan itu dan segala macam proses di dalamnya perlu dipastikan bahwa semuanya dilakukan dengan tingkat komitmen dan ketekunan yang sama.
Dalam sebuah organisasi apapun jenisnya, kita akan menemukan karyawan yang memiliki beragam kecakapan atau komitmen pada masing-masing tahapan proyek. Beberapa di antaranya mahir dalam mengelola proyek dari tahap awal hingga akhir, tetapi staf seperti ini jarang ditemui.
Beberapa di antaranya mungkin merasa sulit untuk memulai atau sekadar mendapatkan motivasi yang tepat untuk memulai. Yang lain kesulitan menghubungkan beragam proses dari awal hingga produk jadi untuk kemudian macet di tengah.
Dalam postingan kali ini, kami membahas kategori ketiga: yaitu mereka yang kesulitan melewati garis finis. Berikut adalah beberapa strategi untuk membantu mereka yang kesulitan menyelesaikan proyek.
Pahami Masalah yang Mendasari
Ada banyak alasan mengapa karyawan kesulitan menyelesaikan proyek. Memahami apa masalah tersebut seringkali merupakan langkah pertama dalam menyelesaikan masalah.
Beberapa alasan paling umum para staf menunda penyelesaian pekerjaan diantaranya adalah: takut hasilnya tidak mengesankan, takut karena standar yang terlalu tinggi, memang tidak ingin tugasnya terselesaikan, keinginan atau kebutuhan operasional untuk pindah ke proyek baru, dan mengubah prioritas.
Mengharuskan Penandatanganan Resmi
Manajer harus mempertimbangkan untuk menambahkan persyaratan obyektif pada pernyataan proyek yang telah terselesaikan — misalnya, penyerahan laporan, ringkasan proses pengerjaan proyek, pertemuan pembelajaran,, dan lain-lain.
Hal-hal seperti itu tidak hanya menetapkan ekspektasi yang jelas untuk tugas-tugas tertentu yang perlu diselesaikan tetapi juga menambahkan kemudahan melakukan pengamatan atas proses penyelesaian. Ini adalah cara formal untuk menyatakan “proyek ini selesai”.
Penyelesaian Satu Pekerjaan Sebelum Berpindah ke Selainnya
Meskipun hal ini dianggap tidak praktis dalam lingkungan kerja yang bergerak cepat, manajer bisa memberikan penekanan untuk meminta karyawan atau tim menyelesaikan satu proyeknya terdahulu sebelum berpindah ke lain proyek. Penyelesaian proyek itu ditentukan oleh kriteria yang objektif, seperti yang dibahas di poin sebelumnya.
Mereka yang melakoni proses penyelesaian pekerjaan akan dipaksa untuk melakukan apa yang diperlukan untuk melanjutkan atau berisiko dianggap tidak produktif karena terjebak pada satu proyek sementara yang lain terus melanjutkan tugas baru.
Menyelesaikan proyek secara efektif sering kali seperti menutup beberapa anyaman dengan simpul terakhir, tetapi rangkaian anyaman itu bisa menunjukkan adanya perbedaan antara produk jadi yang luar biasa atau kegagalan yang memalukan dan ceroboh.
Tidak ada seorangpun yang mau, setelah melakukan semua proses pada sebuah proyek hanya untuk kemudian tidak menyelesaikannya dengan efektif. Itulah mengapa sangat penting untuk memahami alasan karyawan sering gagal menyelesaikan pekerjaan dan menerapkan strategi untuk membantu mereka mencapai tujuan terakhir.
Langkah-langkah apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu karyawan melewati tahap akhir?