Melakukan Update Ketika Tidak Ada Update

Sebagian besar tim memiliki semacam jadwal pertemuan berulang untuk berkoordinasi antar staf dan menyampaikan update informasi. Pertemuan ini adalah sarana yang bagus bagi manajer tim untuk menyampaikan informasi dari atas ke bawah.

Pertemuan itu memungkinkan staf, dalam kelompok kecil untuk mengajukan pertanyaan dan mendiskusikan informasi bersama manajer mereka, yang mana hasilnya dapat berupa  umpan balik yang perlu diteruskan kembali ke jenjang yang lebih atas.

Namun terkadang, sebenarnya tidak ada informasi baru yang perlu disampaikan. Beberapa manajer mungkin menganggap ini sebagai alasan yang sangat baik untuk meniadakan pertemuan rutin. Tetapi ini sebenarnya bisa menjadi sebuah pilihan yang salah – terutama di saat kondisi serba tidak pasti, seperti saat pandemi global atau ketika dalam masa resesi ekonomi misalnya.

Ketika Tidak Ada Berita Adalah Berita Baik

Ketika ekonomi masih dalam kondisi serba gamang, banyak para karyawan mengkhawatirkan masa depan pekerjaan mereka. Bagi mereka yang berada dalam organisasi kecil yang mana bergantung pada segelintir sosok pimpinan, mereka juga mencemaskan kondisi kesehatan atasan mereka. Lebih buruk lagi, banyak dari mereka yang harus melakoni pola kerja dari rumah yang sama sekali baru, yang berarti mereka telah kehilangan interaksi tatap muka dengan manajer dan rekan kerja yang biasa mereka lakukan selama bertahun-tahun.

Kondisi serba berjauhan itu membantu memicu ketidakpastian dan spekulasi. Pada saat seperti ini, penting bagi manajer untuk mempertahankan sarana kontak reguler, meskipun itu berbentuk virtual dan bahkan jika tidak ada update informasi yang perlu disampaikan.

Ketidakpastian dapat memicu kecemasan. Semakin banyak sebuah tim berkomunikasi dan berbagi, semakin kecil peluang terciptanya  kekosongan informasi dalam tim itu. Berkomunikasilah secara teratur meskipun tidak memiliki informasi baru yang perlu dibagikan. Mempertahankan transparansi sembari melewati krisis dengan melakukan update berkala adalah salah satu bentuk ekspresi dari niat baik, empati, dan kepedulian yang tulus untuk tim Anda.

Menjaga Saluran Dua Arah Terbuka

Hanya karena tidak ada informasi khusus, bukan berarti tidak ada yang perlu dibicarakan dalam rapat berkala semacam itu. Seringkali, hanya dengan mengetahui tidak ada berita bisa memberikan ketenangan kepada staf.

Selain itu, waktu pertemuan dapat dipergunakan untuk menanyakan kabar terbaru kepada karyawan. 

Apakah mereka mengalami masalah dengan pekerjaan mereka? Apakah mereka baik-baik saja secara emosional dengan lingkungan kerja yang baru? Apakah mereka memiliki pertanyaan atau masalah yang belum terjawab? Apakah ada kecemasan lain yang menghambat pekerjaan?

Dihadapkan dengan tekanan waktu yang terus-menerus dan demi kepentingan efisiensi secara umum, wajar jika manajer mempertimbangkan untuk meniadakan rapat tim jika tidak ada update informasi yang perlu dibagikan. Namun, terutama di saat-saat yang tidak pasti seperti selama pandemi global, peniadaan pertemuan rutin bisa menjadi sebuah kesalahan. Itu sama saja dengan melewatkan kesempatan yang baik untuk meyakinkan staf dan tetap mengetahui informasi terbaru tentang kesejahteraan mereka secara keseluruhan.