Kendala-Kendala dalam Perencanaan SDM

Perencanaan SDM (manpower planning) lazim dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Dalam penyusunannya, terdapat beberapa kendala-kendala  dalam perencanaan SDM yang sering dialami sebagai berikut:

1. Pemanfaatan SDM belum optimal: Kendala terbesar dalam membuat manpower planning adalah fakta bahwa sering ditemuinya pemanfaatan karyawan pada jam kerja yang belum optimal. Pada saat dilakukan manpower planning tantangan utamanya adalah optimalisasi oemanfaatan SDM untuk bekerja secara efektif pada saat jam kerja.
2. Tingkat ketidakhadiran yang tinggi: Ketidakhadiran sangat tinggi dan cenderung meningkat setiap tahun.
3. Tenaga kerja yang kurang terdidik dan kurang trampil. Dampaknya adalah pada rendahnya produktifitas, yang mempengaruhi dalam membuat perencanaan SDM.
4. Kontrol Tenaga Kerja dan Review

a. Setiap penambahan karyawan dipertimbangkan secara hati-hati oleh top manajemen sehingga memerlukan waktu untuk realisasi pemenuhannya.

b. Pertimbangan biaya pegawai juga menjadi faktor penting, sebagai acuan dalam menentukan jumlah karyawan yang akan direkrut. Hal ini dimungkinkan karena biaya pegawai merupakan biaya yang bersifat jangka panjang dan cenderung meningkat setiap tahun karena inflasi, dlsb.

c. Produktifitas organisasi seringkali dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut:

Productivity = Output / Input

. Untuk produktifitas pegawai berlaku rumus sebagai berikut:

Employee Productivity = Total Production / Total no. of employees

Penentuan produksi pegawai menjadi suatu tantangan tersendiri, terutama untuk jabatan-jabatan yang bersifat administrative yang sulit dikuantifikasi produksi kerjanya.

d. Akurasi Data, rata-rata turn over dan ketidakhadiran merupakan sumber informasi penting sebagai cermin tingkat kepuasan karyawan. Sayangnya banyak organisasii yang tidak memiliki data yang akurat terkait jumlah pegawai yang masuk dan keluar serta ketidakhadiran pegawai dalam kurun waktu tertentu. Hal ini menyulitkan dalam merencanakan kebutuhan SDM.

e. Tingkat Lembur. Besarnya pembayaran lembur pegawai mengindikasikan adanya kekurangan SDM yang berusaha dipenuhi oleh perusahaan dengan me-lembur-kan pegawainya. Ini menunjukkan ketidakefektifan manajemen dalam utilisasi pegawai. Ketersediaan data lembur pegawai yang akurat sangat diperlukan untuk membantu dalam manpower planning decision. Secara statistic akan diketahui, apakah perusahaan perlu menambah pegawai atau tetap efektif dengan me-lembur-kan pegawai.

Banyak perusahaan yang tidak memiliki catatan dan informasi ketenagakerjaan yang baik. Data turn-over, lembur, riwayat karir, masa kerja, jumlah SDM per tahun ke belakang, tidak terdokumentasi dengan baik, yang berakibat sulitnya perusahaan dalam mencari informasi yang diperlukan secara cepat. Penerapan HRIS (Human Resources Information System) dimana administrasi kepegawaian didokumentasi oleh aplikasi, memudahkan dalam mengolah informasi yang diperlukan dalam rangka manpower planning sehingga perencanaan SDM menjadi aktifitas yang strategis bagi perusahaan.