Kiat Membuat Laporan
Saat membaca laporan, kita sangat mungkin mengalami kebingungan karena terlalu banyak hal yang harus diperhatikan. Karena terlalu banyak detail bisa jadi kita tidak mendapat gambaran umumnya. Bisa juga sebaliknya, laporan yang terlalu umum sehingga kita tidak menemukkan detail data yang bisa jadi sangat penting untuk memecahkan masalah yang dilaporkan.
Berikut ini terdapat beberapa hal yang bisa dilakukan agar laporan yang kita buat menjadi lebih informatif.
Menggunakan Kode Warna
Warna dalam laporan jangan hanya digunakan sebagai pemanis saja. Warna bisa dipergunakan untuk membedakan beberapa item data.
Misalkan penyajian laporan kinerja sebuah departemen. Warna bisa dipergunakan untuk membedakan suatu departemen dengan departemen yang lain, membedakan sub departemen, membedakan peran seseorang dalam tim, dan sejenisnya.
Setiap warna memiliki kesan psikologis tersendiri, seperti warna merah cenderung menonjol dan menyita perhatian dibanding yang lain. BBila dalam laporan kinerja dapat dipergunakan warna biru menandai kinerja yang baik, hijau kinerja sedang, dan angka yang menunjukkan kinerja paling rendah digunakan warna merah.
Pengodean warna adalah cara sederhana dan mudah untuk menambahkan dimensi baru ke laporan padat data. Hal ini membuat pembaca lebih mudah dan lebih menghemat waktu untuk mengidentifikasi tren utama. Sedangkan bagi yang menyajikan laporan akan lebih mudah untuk menyampaikan poin-poin utama pada laporan tersebut.
Meletakkan Ringkasan di Awal
Penting untuk mempertimbangkan lokasi ringkasan laporan. Meskipun tampaknya logis jika menyamakan ringkasan seperti kesimpulan dan meletakkannya di akhir dokumen, kami sarankan untuk meletakkan ringkasan di bagian atas laporan.
Alasannya adalah kita semua sama-sama sibuk. Mengharapkan manajer atau pimpinan eksekutif membaca seluruh laporan untuk mencapai kesimpulan adalah tidak realistis.
Letakkan kesimpulan utama di awal, selanjutnya terserah pembaca jika ia ingin membaca detail laporan atau tidak.
Menentukan Nada Ringkasan
Nada ringkasan tergantung pada tujuan laporan. Jika laporannya informatif, ringkasannya harus bernada objektif, hanya menyajikan informasi.
Jika tujuan laporan adalah untuk memengaruhi keputusan, ringkasan dapat ditambahkkan opini untuk membantu menyusun argumen, misalnya:
“Seperti yang akan Anda lihat pada data berikut, tingkat keselamatan meningkat sebesar 20% dalam 7 bulan setelah penyesuaian metode pelatihan.”
Menyajikan Konteks Data
Ringkasan laporan dapat berfungsi sebagai pendahuluan dan bagian latar belakang dari data yang dilaporkan. Informasikan pada pembaca di awal laporan, misalnya, “seperti berikut:
“Data di bawah ini menunjukkan pertumbuhan kinerja departemen Z setelah pelatihan bulan Januari.”
Menandai Temuan Utama
Jika ada hasil dalam laporan yang membutuhkan perhatian pembaca, sorot hasil dalam ringkasan dengan menebalkan huruf misalnya. Ini dapat mencakup tentang lonjakan kesalahan, penurunan pendapatan, atau informasi yang hilang.
Menginformasikan Faktor yang Mempengaruhi Kredibilitas Temuan
Terkadang sulit untuk mendapatkan semua informasi yang diperlukan, dan keputusan harus didasarkan pada data yang tidak lengkap atau tidak sempurna. Ringkasan laporan adalah tempat yang tepat untuk mengungkap potensi masalah tersebut. Jika ada ukuran sampel yang terbatas, pelaporan yang tidak lengkap dari departemen, atau masalah lain, sertakan dalam ringkasan sehingga mereka yang membaca data dapat membuat keputusan yang tepat.
Karyawan menghabiskan banyak waktu dan tenaga menyusun laporan. Jangan sampai hanya dijadikan tumpukan oleh manajer yang kerepotan menyaring tumpukan data. Ringkasan laporan yang efektif dapat menghemat waktu pembaca sambil memastikan poin-poin penting tersampaikan.