Berapa Banyak Informasi yang Bisa Diberikan kepada Karyawan

Pada lingkungan  kerja di zaman modern seperti sekarang ini, perusahaan semakin diharapkan mempraktikkan kebijakan transparansi terhadap para kkaryawan yang bekerja di dalamnya. 

Bentuk transparansi itu misalnya, dengan memberi tahu informasi kepada para karyawan tentang situasi dinamis seperti dampak COVID-19 terhadap kondisi perusahaan, masalah perekonomian perusahaan, atau bahkan potensi PHK. Transparansi informasi seperti yang dicontohkan tersebut memungkinkan perusahaan dapat menghindari rumor negatif yang berkembang tanpa terkendali atau bisa malah menciptakan kecemasan tambahan kepada karyawan.

Dengan memberi karyawan beberapa konteks yang lebih luas tentang tugasnya sebenarnya memberi manfaat bagi mereka. Hal itu dapat membantu mereka bekerja lebih baik. Dengan begitu mereka akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang bagaimana tugas mereka memiliki kesesuaian dengan tujuan perusahaan yang lebih besar.

Menghindari Potensi Masalah Tambahan

Meskipun memberikan banyak informasi memang memggerikan manfaat, tetapi semakin banyak informasi tidak selalu lebih baik bagi seorang karyawan. Memberi informasi kepada karyawan dalam jumlah terlalu besar dapat membuat mereka merasa kewalahan. Karena begitu banyak data malah membuat mereka kebingungan. Karena mengalami kebingungan, pada akhirnya akan mengurangi produktivitas. Dan ujung-ujungnya malah meningkatkan tingkat stres.

Misalnya, sebuah tim mendapat tugas mengerjakan analisis kesalahan produksi pada sebuah produk selama satu bulan sebelumnya. Apakaah tim itu perlu memiliki data mengenai kesalahan produksi untuk semua produk yang dihasilkan perusahaan itu selama 10 tahun terakhir. Selain digunakan untuk tolok ukur industri, informasi tersebut memang berguna untuk analisis tindak lanjut yang membutuhkan semacam perbandingan. Tetapi informasi sebanyak itu tidak diperlukan oleh pekerjaan yang dimaksud.

Pendekatan Yang Paling Sesuai dengan Konteks

Salah satu pertimbangan yang dapat digunakan ketika memberi informasi adalah memberikan gambaran yang lebih baik tentang informasi latar belakang tambahan terkait dengan tugas, sejauh mungkin agar bisa memberikan konteks tambahan.

Misalnya, dalam analisis contoh kesalahan produksi yang disebutkan di atas, seorang manajer bisa memberi tahu staf, “Untuk beberapa konteks, kisaran standar industri untuk tingkat kesalahan dalam sistem seperti ini adalah antara X dan Y. Salah satu tujuan pemberian informasi itu adalah untuk memudahkan tim memperoleh gambaran agar tim dapat berfokus pada kisaran itu.

Memberi Data atau  Akses Data

Dua pendekatan ini memiliki perbedaan sangat jauh. Strategi lain yang dapat digunakan adalah memberi tahu karyawan informasi apa yang tersedia tanpa benar-benar memberikannya kepada mereka langsung. Jika karyawan membutuhkannya, mereka dapat memintanya.

Meskipun transparansi dengan staf itu penting, sangat mungkin informasi yang diberikan melebihi kebutuhan. Hal ini dapat menyebabkan karyawan kebingungan dalam pekerjaannya. Manajer harus berusaha menemukan keseimbangan agar informasi yang diberikan tidak berlebih tapi tidak pula kekurangan sehingga karyawan mendapatkan sumber daya yang mereka butuhkan tetapi tidak terlalu berlebih yang membuat mereka kehilangan fokus.