Perbedaan Antara Proyek dan Program bag 2

Pada artikel sebelumnya kami telah menjabarkan perbedaan antara proyek dari sisi definisi, peran manajer, dan beberapa aspek lainnya. Di bagian ini kami akan menjelaskan dari sisi yang lain lagi.

Secara sederhana posisi program dan proyek dapat dianalogikan dengan segi tiga yang juga mewakili hirarki dalam perusahaan.

Individu yang menjalankan perusahaan berada di puncak segitiga, yaitu CEO dan dewan direksi. Di bagian bawah segitiga terdapat individu yang bekerja sebagai bagian dari proyek.

Di bagian atas segitiga memiliki tanggung jawab Tingkat Bisnis keseluruhan di mana terdapat dewan yang menjalankan perusahaan. Mereka berkepentingan untuk menetapkan arah strategis demi mewujudkan visi dan mengelola portofolio program untuk bergerak menuju visi.

Tingkat dibawahnya adalah tingkat Program. Di sini sebuah program dapat memulai dan mengendalikan banyak proyek untuk memunculkan manfaat. Proyek juga dapat dibatalkan oleh program jika dirasa bukan cara terbaik untuk mewujudkan manfaat yang dibutuhkan karena perubahan situasi.

Paling bawah adalah tingkat proyek. Proyek diprakarsai oleh Tingkat Program. Dalam organisasi yang lebih sederhana, proyek langsung diinisiasi oleh tingkat bisnis. Proyek memiliki ruang lingkup yang ditentukan dan harus bekerja secara efisien agar terselesaikan sesuai tenggat waktu, anggaran, dan kualitas.

Tingkat Bisnis bertanggung jawab mengelola portofolio sejumlah program. Dalam portofolio masing-masing program berkewajiban mengelola sejumlah proyek.

Agar perbedaan antara proyek dan program terlihat lebih nyata, mari kita lihat contoh praktis perbedaan antara keduanya. Dalam hal ini kita mengandaikan pembuatan sebuah ponsel.

Dalam contoh ini terdapat proyek software sistem operasi ponsel. Software ini harus versi terbaru agar sesuai dengan hardware terkini, serta mengoptimalkan aplikasi utama. Proyek ini memiliki target waktu penyelesaian, sesuai anggaran, dan berkinerja stabil.

Program yang berada di atas proyek ini lebih luas cakupannya. Targetnya adalah membuat ponsel yang memaksimalkan keuntungan bisnis. Maka proyek software merupakan proyek yang dikendalikan oleh program.

Beberapa contoh proyek lain di antaranya:

• Pemasaran: bertugas mendistribusikan ponsel ke pasar dan membuat iklan.
• Hardware: meramu komponen dan menyiapkan spesifikasi ponsel.
• Manufaktur: bertugas menyiapkan pabrik dan memastikan pasokan bahan baku.
• Legalitas: memastikan semua aturan telah dipatuhi.
• Dukungan teknis: memastikan kesiapan layanan garansi dan menerima masukan atau keluhan dari pelanggan.

Salah satu tugas utama program ini adalah mengelola ketergantungan antar proyek, misalnya, program harus mengkoordinasi proyek manufaktur dan proyek pemasaran untuk memastikan keselarasan jumlah ponsel yang harus diproduksi untuk memenuhi permintaan pasar. Sebab kelebihan atau kekurangan pasokan, akan mengakibatkan penurunan laba atas investasi.

Perbedaan utama antara proyek dan program adalah bahwa proyek berkaitan dengan menghasilkan produk, sedangkan program berkaitan dengan memberikan hasil bisnis. Sedangkan kesamaan antara proyek dan program adalah keduanya sama-sama peduli dengan perubahan, yaitu penciptaan sesuatu yang baru, dan keduanya membutuhkan penggunaan tim untuk menyelesaikan sesuatu.