Strategi Menunda Jawaban

Banyak diantara kita yang mengalami perasaan ketakutan karena mendapatkan pertanyaan saat memenuhi janji pertemuan dan tidak bisa mengungkapkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Siapapun tidak ada yang suka berada dalam situasi seperti itu. Tidak adanya jawaban yang memuaskan saat ditanyai suatu permasalahan dapat membuat orang merasa dirinya kurang persiapan dan merasa malu. Hal ini benar-benar terasa terutama ketika menghadapi klien dan pelanggan eksternal.

Tetapi kenyataannya memang tidak ada seorangpun yang memiliki semua jawaban di setiap waktu, dan tidak apa-apa untuk memberi tahu mereka yang mengajukan pertanyaan bahwa kita perlu “mendiskusikan dahulu permasalahan itu secara internal”.

Jadi, mari kita bahas apa artinya situasi seperti ini dan lihat beberapa praktik terbaik menyiasati kondisi saat harus menunda sebuah jawaban.

Komitmen untuk Mendapatkan Jawaban

Memberi tahu seseorang bahwa kita tidak memiliki jawaban atas sebuah pertanyaan di saat ini tetapi akan “mendiskusikan dahulu secara internal” bukanlah surat sakti terbebas dari segala tuntutan dan tanggung jawab. Kita masih perlu menindaklanjuti dengan sebuah jawaban. Namun sebenarnya, kita baru saja berhutang waktu untuk menindaklanjuti pertanyaan itu dengan orang yang tepat (atau berusaha sendiri) agar mendapatkan jawaban itu.

Jangan Terlalu Sering Digunakan

Seperti yang dinyatakan di atas, tidak ada seorangpun yang memiliki semua jawaban di setiap waktu. Namun, kita tentunya juga tidak bisa memberikan jawaban yang asal saja. 

Menggunakan jawaban “kami akan mendiskusikan dahulu hal itu secara internal” tidak bisa terlalu sering dipakai.

Cara terbaik agar kita bisa terhindar untuk menggunakan strategi ini terlalu sering adalah mendatangi janji pertemuan dengan melakukan persiapan maksimal. Bberarti pula mengantisipasi kemungkinan munculnya pertanyaan dan menjadikan itu sebagai pekerjaan rumah sebelum bertemu pelanggan.

Bersikaplah Cepat dan Inklusif

Tindak lanjuti secepat mungkin. Seringkali, pertanyaan yang belum terjawab harus diselesaikan pada hari yang sama atau setidaknya pada hari berikutnya. Jelas, masalah yang lebih kompleks akan membutuhkan lebih banyak waktu dan pemikiran. Dalam situasi seperti itu, update berita masih bisa dinilai memberi kejelasan, meskipun jawaban akhirnya masih belum diketahui.

Selain itu, pikirkan tentang kepada siapa kita harus melakukan pembaruan kabar. Jika permasalahan yang ditanyakan ternyata juga berkaitan dengan beberapa pihak selain orang yang memiliki pertanyaan, maka berikan pula jawaban kepada pihak lain yang dimaksud. Jika hanya berlaku untuk orang atau entitas yang mengajukan pertanyaan, respons individu langsung biasanya paling tepat.

Lacak dan Pelajari

Jika memungkinkan, lacak pertanyaan yang perlu ditindaklanjuti dan tidak dapat dijawab saat itu juga. Jika pertanyaan serupa cenderung berulang dalam situasi yang sama, mulailah memasukkan kunci jawaban untuk permasalahan itu  pada materi persiapan menjelang pertemuan.

Bukanlah sebuah masalah besar jika kita tidak memiliki jawaban untuk segala pertanyaan yang mungkin muncul dalam sebuah pertemuan. Jangan panik. Bersiaplah untuk menjawab bahwa “kami akan mendiskusikan dahulu secara internal”. Tetapi jangan terlalu sering dilakukan, dan segerakan untuk menindaklanjuti.