Merancang Perencanaan Suksesi di Organisasi

Bagi suatu organisasi, perencanaan suksesi merupakan manajemen risiko yang berkenaan dengan bidang SDM yang Salah satu tujuannya adalah untuk menghindari atau mengurangi gangguan bisnis dan menjaga momentum untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan lainnya adalah untuk menghindari hilangnya pengetahuan dan pengalaman yang berharga ketika personel yang berprestasi mengundurkan diri secara tiba-tiba dan tidak terduga.

Merencanakan generasi pemimpin berikutnya membuat perusahaan selangkah lebih maju. Namun, terlalu banyak organisasi yang hanya berfokus pada para pemimpin C-level dan mengalami kehilangan informasi dan pengalaman di setiap tahunnya karena kepergian sosok penting dan pengarsipan yang kurang baik. Berikut tiga hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan proses transisi pemimpin di organisasi Anda.

Mengidentifikasi dan Melibatkan Karyawan Berprestasi serta Pengarsipan yang Baik

Karyawan yang memiliki kelebihan dapat dilatih dan dikembangkan untuk pindah ke posisi baru. Proses identifikasi harus terjadi di seluruh organisasi.

Manajer SDM bisa menugaskan setiap supervisor atau manajer lain agar bertanggung jawab untuk membangun kondisi yang mendukung. Perbaiki proses “penyusunan arsip” dengan insentif jika perlu. Sedikit persiapan lanjutan dapat menghemat waktu dalam jangka panjang.

Setiap manajer pastilah pernah mengalami penderitaan karena harus menggantikan karyawan yang tidak hadir atau mundur secara tidak terduga. Pemimpin perlu memimpin, bukannya menghabiskan waktu untuk menggantikan peran staf yang absen, baik itu direncanakan maupun yang tidak direncanakan.

Mengembangkan Pelatihan Silang

Berikan tantangan kepada karyawan yang berprestasi dengan memberi tahu mereka bahwa ada rencana kenaikan posisi. Prioritaskan kesempatan bagi mereka untuk membayangi atau berlatih silang dengan seseorang yang lebih senior.

Contohnya, manajer SDM bisa  menjadwalkan Karyawan A untuk beraktifitas selama 2 hingga 3 hari bersama Karyawan B menjelang waktunya cuti, dan saat karyawan B cuti, Karyawan A  menggantikan tugasnya. Jika Anda memberikan kesempatan yang sama kepada Karyawan B dengan Karyawan C, yang bahkan lebih senior, maka ketika yang terakhir dipromosikan atau bahkan keluar secara tidak terduga, Karyawan A dan B dapat naik tanpa hambatan dalam organisasi.

Membangun dan Mendokumentasikan Proses Pekerjaan, Prosedur, dan Kontrol

Setiap orang di organisasi memiliki tanggung jawab. Dokumentasikan hal itu. Susunlah pula bagan pelaporan langsung dan tidak langsung. Catatlah setiap kontak internal dan eksternal serta pastikan itu mudah diakses. Jangan sampai saat membutuhkan kontak pelanggan atau vendor, seseorang harus menghabiskan waktu berjam-jam sebelum dapat menghubunginya.

Manajer harus menyusun laporan sedemikian rupa untuk menggambarkan daftar rinci fungsi dan tanggung jawab pekerjaan. Sertakan detail kontrol, seperti batas wewenang peninjauan dan persetujuan tingkat kedua. Pemborosan waktu dan sumber daya lainnya bisa jadi karena kurangnya tanda tangan yang tepat pada pesanan pembelian yang penting. Proses dan kontrol yang terdokumentasi akan menghindarkan hal tersebut.

Pada intinya adalah melibatkan staf untuk memikirkan apa yang akan terjadi selanjutnya bagi dirinya dalam organisasi dan kemudian mengambil langkah persiapan agar bisa turun tangan, baik untuk sementara atau jangka panjang. Hal ini penting – walau tidak banyak disadari oleh banyak organisasi – untuk menjaga nilai dan konsistensi. Penting untuk merencanakan suksesi di tingkatan atas organisasi. Namun, mungkin lebih penting untuk mendorong dan memfasilitasi pergerakan vertikal di semua tingkatan dalam organisasi.