Format Daftar Detail Tugas

Dalam setiap rapat segala sesuatu hasilnya didokumentasikan dalam risalah rapat. Salah satu format lain sebagai pendukung dokumentasi rapat adalah Daftar detail tugas, yaitu suatu form yang memuat rincian sebuah pekerjaan. Ada banyak cara untuk mendokumentasikan Daftar detail tugas, tetapi kami merekomendasikan menggunakan struktur yang konsisten dalam format tabel atau formulir untuk memastikan tidak ada bagian penting yang terlewatkan.

Dalam format ini, setidaknya, ada beberapa detail yang harus disertakan.

Deskripsi

Tentu saja, kita perlu mengetahui gambaran singkat suatu Daftar detail tugas. Deskripsi harus spesifik dan cukup terperinci untuk memperjelas apa yang diperlukan. Karena orang akan melupakan yang harusnya dipahami jika tidak didokumentasikan secara memadai.

Nama Pemilik

Detail ini memang terlihat sepele, tetapi perlu hati-hati dengan yang ini. Selalu hindari memiliki lebih dari satu pemilik. Jika beberapa orang memiliki Daftar detail tugas, sering kali malah tidak ada yang merasa memilikinya, karena mereka akan saling beranggapan kalau selain dirinya yang melakukan pekerjaan tersebut.

Tidak masalah jika beberapa orang perlu membantu pekerjaan yang tercantum, tetapi pemiliklah yang bertanggung jawab untuk memastikan tugas itu terselesaikan. Tanggung jawab bukan selalu berada pada orang yang akan melakukan pekerjaan tersebut.

Selain itu, pastikan bahwa pemilik tugas adalah seseorang yang memiliki keterkaitan dengan tugas tersebut. untuk menghindari potensi anggota tim agar tidak melancangi peran orang lain, lagipula juga membantu memastikan efisiensi.

Batas waktu

Tetapkan tanggal jatuh tempo yang wajar untuk sebuah Daftar detail tugas. Pemilik tugas membutuhkan cukup waktu untuk menyelesaikan tugas sambil juga menyelesaikan tugas dalam waktu yang wajar.

Dengan asumsi pemilik berada dalam rapat di mana Daftar detail tugas ditetapkan, kita perlu mendapatkan masukan darinya. Pastikan untuk mendapatkan masukan dari orang yang benar-benar akan melakukan pekerjaan itu.

Status

Detail satu ini lebih relevan untuk pekerjaan yang sedang berlangsung terkait dengan proyek jangka panjang. Jika Daftar detail tugas tidak mungkin diselesaikan pada pertemuan berikutnya,  indikasi status sangat membantu anggota tim agar dapat memantau kemajuan.

Misalnya, status umum dapat berupa “menunggu keputusan” ( maksudnya: belum ada yang dilakukan), “dalam proses” (maksudnya: pekerjaan telah dimulai tetapi belum selesai) atau “selesai”.

Catatan dan komentar bisa ditambahkan, misalnya, jika batas waktu dimundurkan atau mengapa status diubah. Tidak perlu terlalu mendetail, cukup menyertakan beberapa catatan untuk membantu menjelaskan apa yang terjadi pada seseorang yang mungkin melihat dokumen ini tapi tanpa pengetahuan mendalam tentangnya.

Daftar detail tugas sangat bagus untuk mendokumentasikan siapa yang harus melakukan apa dan kapan harus dilakukan; Memiliki struktur yang konsisten dapat membantu meningkatkan efektivitas individu dan tim secara keseluruhan. Mencantumkan poin yang ada di atas dalam format Daftar detail tugas standar dapat membantu mencegah pekerjaan terlewatkan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.