Kiat dan Praktik Terbaik untuk Memastikan Pemahaman Peran yang Jelas

Dalam posting sebelumnya, “kita telah membahas nilai penting pendefinisian peran pekerjaan staf yang jelas. Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas dapat menimbulkan sejumlah masalah, seperti: tidak ada yang menyelesaikan suatu pekerjaan, terjadi duplikasi pekerjaan oleh para staf, dan terjadi konflik mengenai kewenangan.

Beberapa masalah itu dapat menyebabkan penurunan produktivitas, pekerjaan yang terlewati, dan penurunan moral. Dalam tulisan ini, kami akan membahas beberapa kiat dan praktik terbaik untuk memastikan peran dan tanggung jawab dapat didefinisikan dengan jelas.

Menuliskan Deskripsi Pekerjaan

Sepertinya langkah paling sederhana tapi krusial untuk memastikan karyawan memahami deskripsi pekerjaan mereka dengan jelas adalah dengan menuliskannya. Penting untuk menjelaskan sedetail mungkin demi menghindari kebingungan dan kesalahpahaman.

Selain itu, deskripsi pekerjaan harus mencakup semua item yang mungkin tidak dicantumkan secara eksplisit, misalnya: “staf melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh supervisor.” Ini mengurangi risiko staf menolak tugas yang tidak secara eksplisit disertakan dalam deskripsi pekerjaan yang mendetail.

Perjanjian Proyek Dapat Dimanfaatkan untuk Mendefinisikan Peran dalam Tim Sementara

Suatu waktu, karyawan dapat ditempatkan dalam sebuah tim sementara untuk proyek jangka pendek yang mungkin saat deskripsi pekerjaan mereka dibuat hal ini tidak pernah terbayangkan. Kurangnya pendefinisian yang jelas tentang peran dalam tim sementara dapat pula menjadi masalah. Perjanjian proyek adalah cara untuk mendokumentasikan, secara tertulis, peran dan tanggung jawab setiap anggota tim.

Mengulang Uraian Pekerjaan dalam Evaluasi Kinerja Reguler

Sebagian besar karyawan tidak dapat mengingat keseluruhan deskripsi pekerjaan mereka setelah beberapa tahun bekerja. Pada titik itu, praktik sehari-hari memiliki pengaruh yang lebih besar pada pemahaman mereka tentang peran dan tanggung jawab mereka daripada deskripsi pekerjaan yang mereka baca saat melamar pekerjaan beberapa tahun lalu.

Memasukkan uraian pekerjaan sebagai bagian dari tinjauan kinerja reguler dapat menjadi tolok ukur atas kinerja dan menjaga uraian pekerjaan tetap segar dalam benak staf serta supervisor / manajer. Praktik ini bisa juga digunakan untuk menjelaskan perubahan peran dari waktu ke waktu.

Dapatkan Persetujuan Eksplisit

Merupakan ide yang baik untuk selalu mendokumentasikan pemahaman karyawan, serta kesepakatan mengenai, peran dan tanggung jawab mereka, baik untuk deskripsi pekerjaan mereka secara keseluruhan atau peran mereka dalam tim sementara.

Penerimaan atas tawaran pekerjaan harus juga berfungsi sebagai kesepakatan untuk mengambil tanggung jawab pekerjaan. Penandatanganan perjanjian proyek dan tinjauan kinerja menegaskan kesepakatan itu secara berkelanjutan.

Segera Menyelesaikan Perselisihan Kapanpun ketika Muncul

Ketika perselisihan antara staf mengenai peran dan tanggung jawab benar-benar terjadi, segera selesaikan. Tanpa arahan yang jelas dari figur otoritas, staf akan mengambil kesimpulan sendiri. Kemungkinan lebih buruk, jika mereka malah tidak melakukan apa-apa.

Kegagalan mendefinisikan peran dan tanggung jawab pekerjaan dengan jelas dapat membuat karyawan membangun asumsi sendiri. Mereka bisa jadi memiliki pandangan yang berbeda tentang tempat dan rekan kerja mereka yang dapat menimbulkan sejumlah masalah berbiaya tinggi. Namun masalah ini dapat mudah dihindari dengan mengikuti praktik terbaik dalam pendefinisian yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab.