Bagaimana Menghindari Gangguan di Tempat Kerja dan Mengatur Waktu Secara Efektif

Di postingan sebelumnya, kita telah mengetahui tingginya biaya yang disebabkan gangguan di tempat kerja. Sebagai contohnya , kita merepresentasikan data penelitian yang menunjukkan bahwa gangguan di tempat kerja dapat merugikan ekonomi AS sebesar $ 588 miliar per tahun, selain kerugian materi, survey yang dilakukan terhadap karyawan juga menunjukkan bahwa gangguan di tempat kerja bisa menghabiskan waktu antara 3 dan 5 jam produktivitas setiap hari.

Sebagian besar dari kita sudah akrab dengan bermacam gangguan yang datang di tempat kerja, seperti anggota tim atau rekan sejawat yang muncul di tengah kesibukan karena membutuhkan jawaban singkat, telepon yang tidak akan berhenti berdering atau email yang perlu dijawab segera. Bahkan dalam pola kerja jarak jauh, interupsi bisa sama seringnya, bahkan malah bisa lebih banyak, terutama dengan begitu banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh karena pandemi virus corona.

Sepertinya permasalahan interupsi di tempat kerja ini sudah dianggap hal yang biasa. Sehingga seolah permasalahan ini seperti sesuatu yang memang wajar ditemui di tempat kerja modern — sebagai dampaknya kita harus mampu mengatasi dan menanggung biaya interupsi yang terus meningkat. Namun di dunia yang saat ini seolah berputar dengan lebih cepat, tetap saja ada strategi yang dapat diterapkan oleh karyawan dan organisasi untuk mengurangi interupsi.

Dalam tulisan singkat ini kami menjabarkan beberapa strategi yang bisa diaplikasikan di organisasi Anda.

Menghitung Biaya

Anjurkan, atau bila perlu berikan tugas khusus, kepada karyawan untuk menghitung waktu yang hilang karena gangguan saat mereka bekerja, dan beri mereka alat serta petunjuk yang dibutuhkan untuk membuat perhitungan itu. Sangatlah penting bagi karyawan untuk memahami bagaimana interupsi di tempat kerja berdampak langsung pada tugas mereka. Jika mereka diharapkan mampu mengurangi kerugian karena interupsi, perhitungan tersebut bisa memberi gambaran jelas.

Menyediakan Waktu Khusus untuk Periode Bebas Gangguan

Anjurkan karyawan untuk menyediakan waktu khusus agar bisa fokus pada tugas-tugas dengan prioritas tinggi yang mana dalam pengerjaannya membutuhkan perhatian dan fokus yang tidak terbagi. Ini berarti juga memberi tahu rekan kerja dan bahkan atasan bahwa mereka tidak bisa diganggu gugat kecuali untuk keadaan darurat.

Menciptakan Fokus Terhadap Diri Sendiri

Karyawan perlu juga untuk melakukan usaha untuk dirinya sendiri untuk melepaskan diri dari kebiasaan interupsi di lingkungan kerja. Karena kita bisa mengganggu diri sendiri bila tidak bisa menciptakan fokus bagi diri sendiri. Interupsi oleh diri sendiri juga tidak kalah mengganggu seperti halnya gangguan dari rekan kerja dan gangguan eksternal lainnya.

Mengalokasikan Waktu ‘Surplus’

Jika karyawan benar-benar bisa mengurangi gangguan di tempat kerja, hal itu akan menciptakan waktu “surplus” yang signifikan bagi karyawan. Anjurkan karyawan untuk bisa mencari waktu ‘surplus’ nya.Dengan begitu, mereka bisa mengalokasikan waktu itu secara efektif untuk kegiatan yang bermanfaat dan produktif.

Pemrosesan Sekaligus

Pengalokasian waktu khusus menghasilkan waktu berlebih dengan mencegah interupsi. Sedang pemrosesan sekaligus menciptakan waktu berlebih dengan menyiasati tugas yang berulang atau homogen. Dalam pemrosesan sekaligus, karyawan belajar memproses tugas ini dengan cepat, dan melanjutkan ke tugas berikutnya.

Interupsi di tempat kerja dapat merusak produktivitas dan moral karyawan. Itu berarti kerugian materi, dan organisasi harus sadar akan dampak budaya interupsi di tempat kerja mereka.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.