Kantor Percontohan (1)

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa beberapa organisasi bisa bertransisi menuju cara kerja baru setelah menyelesaikan proyek atau program besar dengan mulus, sementara yang lain terlihat susah payah dan menganggap pengalaman itu sangat mengganggu? Jawabannya sangat mungkin terletak pada penggunaan kantor percontohan.

Ketika berbicara tentang pengujian sesuatu yang baru, kita secara alami berpikir untuk menguji hasil yang dimunculkan oleh pembaruan tersebut. Kita juga akan berpikir untuk menguji kombinasi dari hasil ini untuk menguji sistem dari awal hingga akhir. Kita sering kali melupakan bahwa pembaruan ini akan memiliki dampak yang signifikan pada cara kerja, alat, dan proses yang telah digunakan dalam organisasi. Kantor percontohan dapat digunakan untuk mengatasi hal ini.

Kantor percontohan adalah prototipe operasional yang berfungsi yang itu mencerminkan lingkungan kerja semirip mungkin. Kantor percontohan memungkinkan kita untuk memvalidasi kegunaan dan efektivitas solusi yang diusulkan. Para pihak yang berpartisipasi dalam Kantor percontohan adalah personel Operasional inti yang pada akhirnya akan bertanggung jawab untuk menggunakan sistem dan proses setelah pelaksanaan proyek atau program selesai.

Kantor percontohan melibatkan personel utama yang aktif dalam transisi pada tahap awal sehingga memungkinkan adanya umpan balik awal pada sistem baru saat dikembangkan.
Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mendapatkan dukungan dari semua pihak yang diperlukan, karena dapat menunjukkan manfaat sistem baru kepada mereka sejak dini. Selain itu juga memungkinkan untuk menerima masukan dari mereka lebih awal, dan dengan demikian bisa menyesuaikan solusi demi memenuhi kebutuhan-kebutuhan mereka. Selain itu juga dapat memungkinkan kita untuk mengantisipasi masalah dan mengatasinya sebelum muncul.

Terdapat sejumlah manfaat dari penggunaan Kantor percontohan, diantaranya:

• Memungkinkan munculnya pengetahuan yang bisa ditransfer kepada tim operasional pada tahap awal sebagai sistem dan proses yang sedang berkembang, mengurangi tingkat kesulitan kurva pembelajaran.
• Memberi anggota tim operasional dan proyek kesempatan untuk menggunakan sistem dan proses baru sesegera mungkin, memungkinkan kita melakukan identifikasi kesenjangan lebih awal
• Membantu proses pembelian
• Menyediakan lingkungan yang memungkinkan Anda untuk mendemonstrasikan solusi kepada audiens yang lebih luas
• Setelah beberapa sesi pelaksanaan Kantor percontohan, saat sistem mendekati implementasinya dan tanggal tayangnya, anggota pelaksana Kantor percontohan dapat mengedukasi anggota tim masing-masing tentang cara menggunakan sistem baru. Ini membuat transisi menuju sistem baru lebih masif dan lebih halus.

Proses Pelaksanaan Kantor Percontohan

Agar Kantor percontohan bisa berhasil, penting untuk menjalankan semuanya dengan tujuan yang sangat jelas selama durasi proyek atau program. Berikut adalah beberapa proses yang bisa diaplikasikan:

Fase 1: Fase Perencanaan

Fase Perencanaan Kantor percontohan terjadi pada awal eksekusi program. Tujuan dari fase ini adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk memfasilitasi Kantor percontohan berjalan selama durasi program. Tahap ini biasanya akan berisi langkah-langkah berikut:

Identifikasi peserta kunci yang akan dilibatkan dalam program Kantor percontohan

Rencanakan kapan sesi Kantor percontohan akan berlangsung. Untuk melakukannya, Anda perlu menyelaraskan program Kantor percontohan dengan program utama. Jika R&D mengeluarkan rilis reguler (misalnya bulanan) maka masuk akal bila mengadakan sesi Kantor percontohan tepat setelah rilis ini dibuat.

Pastikan ketersediaan lingkungan yang akan digunakan dalam Kantor percontohan. Maksudnya adalah memastikan sistem pengujian telah dipersiapkan dan memiliki cukup data di dalamnya sebagai cerminan penggunaan di dunia nyata.

Rencanakan keluaran yang diinginkan dari program Kantor percontohan, seperti daftar prioritas perbaikan yang direkomendasikan serta daftar kelebihan dan kekurangan sistem baru dibandingkan dengan sistem sekarang.

bersambung