Format Pelaksanaan Proyek bag 1

Format ini merupakan salah satu dokumen pertama yang dihasilkan dalam sebuah proyek, dan digunakan untuk memperjelas pemahaman awal kita tentang peran dan tanggung jawab, tujuan proyek, pemangku kepentingan utama dalam proyek, serta memberi wewenang kepada manajer proyek untuk melakukan tugasnya. Hal ini dapat dianggap sebagai awal yang sebenarnya dari sebuah proyek yang mana digunakan sebagai dasar pijakan atas keberhasilan proyek tersebut.

Hal yang perlu diperhatikan bahwa format seperti ini bisa jadi memiliki penyebutan yang berbeda-beda antara satu organisasi dengan organisasi yang lain.
Kompleksitas format pelaksanaan proyek akan berbeda antara satu proyek dengan proyek yang lain dan antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Semakin kompleks suatu proyek atau organisasi, semakin besar dan kompleks format pelaksanaan proyek tersebut.

Namun pada dasarnya format pelaksanaan proyek setidak-tidaknya akan memuat beberapa hal sebagai berikut

• Mengapa organisasi melakukan proyek tersebut? Format ini harus menguraikan kebutuhan bisnis sehubungan dengan proyek dimaksud, biasanya dinyatakan dalam sebuah kasus bisnis.
• Produk apa yang akan menjadi output dari proyek tersebut? Pada dasarnya, menjelaskan apa yang dihasilkan, fiturnya, serta fungsi apa yang akan dimiliki.
• Piagam proyek harus ditandatangani oleh sponsor proyek, sehingga memberikan otorisasi formal kepada manajer proyek untuk melakukan pekerjaannya serta memulai pelaksanaan proyek tersebut.

Selain komponen indti yang harus dimiliki oleh sebuah format pelaksanaan proyek, dokumen ini sering kali memuat lebih banyak informasi tambahan. Beberapa elemen tambahan yang paling umum dari format pelaksanaan proyek adalah:

• Daftar pemangku kepentingan utama.
• Rincian kendala proyek dalam hal ruang lingkup, waktu, anggaran, dan kualitas.
• Metrik utama yang digunakan untuk mengukur proyek.
• Risiko apa saja yang diketahui pada awal proyek.

Setelah Anda mengetahui tentang dokumen ini, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa sangat penting bagi Anda sebagai manajer proyek untuk memilikinya? Ada beberapa alasan mengapa Anda tidak boleh menjalankan sebuah proyek tanpa terlebih dahulu membuat dan menandatangani format pelaksanaan proyek. Alasan itu antara lain:

• Dokumen ini menunjukkan dukungan manajemen kepada proyek dan manajer proyek. Manajer proyek biasanya bekerja tanpa otoritas formal atas sumber daya dan orang-orang yang mereka perlukan untuk menyelesaikan sesuatu, jadi memiliki dukungan formal ini membuat lebih mudah untuk mendapatkan orang yang Anda butuhkan untuk membantu Anda.
• Dokumen ini menjabarkan persyaratan dan target utama bagi proyek. Pernyataan target ini bekerja dalam dua cara. Pertama, ini memberi tim proyek target yang sangat jelas yang harus mereka capai. Kedua, ini menetapkan harapan manajemen tentang apa yang akan dicapai oleh proyek.
• Dokumen ini menguraikan ruang lingkup proyek. Tanpa ini, ruang lingkup proyek akan memiliki kecenderungan untuk berkembang secara perlahan. Ini biasanya disebabkan oleh semakin banyaknya pemangku kepentingan yang memasukkan persyaratan mereka ke dalam proyek.
• Dokumen ini menjelaskan proyek sebagai kasus bisnis. Penjabaran kasus bisnis memastikan bahwa proyek tersebut layak, memastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan strategi organisasi, dan menunjukkan bagaimana proyek dapat berkontribusi pada organisasi yang sedang bergerak menuju tujuan strategisnya.

Lebih lanjut kita akan melihat penjelasan lebih lengkap tentang format pelaksanaan proyek yang berisi semua informasi di atas.