Perencanaan dan Risiko (bag 1)

Pendekatan konvensional terhadap perencanaan dan risiko manajemen project adalah dengan membuat rencana, lalu menganalisis risikonya. Kemudian risiko tersebut dikelola sesuai dengan Proses Manajemen Risiko yang paling tepat dengan konteks termutakhir. Dalam artikel ini, kita akan mencoba untuk memasukkan pertimbangan risiko ke dalam tindakan perencanaan itu sendiri.

Pendekatan ini memang berbeda dengan pemikiran konvensional karena dalam hal ini Anda tidak perlu melakukan kompromi atas ruang lingkup, waktu, atau anggaran demi memaksimalkan peluang Anda mencapai keberhasilan proyek. Apa yang dimaksud di sini adalah bahwa Anda harus menyusun proyek sedimikian rupa sehingga memiliki peluang maksimum mencapai keberhasilan bahkan jika proses pelaksanaannya merayap, waktu pengerjaannya berkurang, atau anggaran yang dialokasikan dipotong di tengah-tengah penyelesaian proyek.

Pendekatan yang digunakan dalam menyusun perencanaan ini pada prinsipnya adalah bagaimana memilih variabel yang paling minimal, langkah ini akan memperbesar peluang keberhasilan proyek walau apapun yang nantinya  akan terjadi di sepanjang proses pengerjaan. Mari kita lihat beberapa contoh untuk semakin memperjelas ide tersebut.

Contoh: Dua Cara Membangun Piramida

Piramida dibangun untuk digunakan sebagai tempat peristirahatan terakhir bagi seorang firaun – raja Mesir kuno. Ini berarti pembangunan piramida memiliki persyaratan bahwa piramida harus selesai pada saat firaun meninggal. Cara paling umum membangun piramida (dan paling intuitif) adalah memulai dengan membangun dasar atau fondasi yang kuat yang mana di bagian atasnya kemudian ditambahkan 1 lapis bagian bangunan piramida. Proses ini diulang lapis demi lapis hingga tertumpuk banyak lapisan penyusun sampai puncak.

Terdapat masalah yang jelas ketika menggunakan pendekatan pembangunan seperti di atas. Anggap saja Anda diberi tanggung jawab memimpin proyek pembangunan sebuah piramid. Anda diperintahkan membangun piramida sebesar mungkin, tetapi Anda harus menyelesaikannya pada saat sang firaun meninggal. Hal ini memunculkan kesulitan tersendiri karena Anda tidak bisa memastikan seberapa luas bagian pondasi karena Anda tidak tahu kapan firaun akan mati. Karena itu Anda mungkin akan memutuskan untuk membuat pondasi yang lebih lebar jika saat mulai membangun firaun masih berusia muda dan lebih kecil jika firaun berusia lebih tua. Cara ini tampaknya masuk akal, tetapi Anda mungkin dapat melihat bahwa masih ada risiko intrinsik bila menggunakan pendekatan ini. Apa yang terjadi jika firaun meninggal pada usia yang jauh lebih muda dari yang Anda perkirakan?

Dalam hal ini Anda akan menemui kondisi firaun yang dimakamkan pada piramida yang belum terselesaikan. Ini bukan hal yang bagus. Jika piramida tidak terlalu jauh dari target penyelesaian ketika firaun meninggal maka Anda mungkin akan memerintahkan tim untuk menyelesaikan piramida secepat mungkin, Anda dan tim akan bekerja 24 jam sehari dan mendatangkan pekerja tambahan. Anda mungkin dapat menganggap ini sebagai analogi bekerja dalam mode “kejar setoran” demi menyelesaikan proyek saat tenggat waktu semakin dekat.

Lalu bagaimanakah alternatif pembangunan piramida dengan cara lain?