Format Pelaksanaan Proyek bag 2 – Penjabaran dan Contohnya

Pada bagian terdahulu, kita telah menjabarkan beberapa konsep dasar pembuatan format pelaksanaan proyek. Agar tercapai kesamaan ide dan memperjelas semua konsep yang telah kita bahas sejauh ini, kita coba mewujudkannya dalam sebuah contoh format pelaksanaan proyek dan sedikit menjabarkan isinya. Ini hanyalah sebuah contoh, tentu saja Anda dapat melakukan perubahan seperlunya menyesuaikan kebutuhan Anda.

Dalam hal ini, anggap saja terdapat sebuah perusahaan yang sedang berkembang pesat dan saat ini mengalami kesulitan menerima banyaknya pesanan dari para pelanggan melalui telepon. Ini berarti panggilan sering tidak terjawab, sehingga calon pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan, bahkan pelanggan menjadi frustrasi karena terkadang harus menelepon dua atau tiga kali sebelum akhirnya bisa berbicara dengan tim bagian penjualan. Untuk mengatasi masalah ini perusahaan akan membuat sistem penjawab otomatis untuk memecahkan masalah tersebut.

Mari kita rinci apa saja poin-poin informasi yang terdapat dalam sebuah format pelaksanaan proyek, bila perlu akan disertakan contohnya.

Nama Proyek: Gunakan data ini untuk memberi nama proyek. Tanpa nama, akan sangat sulit ketika mendiskusikan sebuah proyek dengan orang lain. Dalam contoh ini misal: Proyek Sistem Penjawab Telepon Otomatis.

Sponsor Proyek: Sponsor proyek adalah orang dari organisasi dengan otoritas yang sesuai yang mengizinkan proyek untuk dimulai.

Manajer Proyek: berisi nama manajer proyek. Penting untuk mengidentifikasi manajer proyek sehingga ia terlibat dalam tahap awal penyusunan proyek. Ini memastikan target dan harapan yang realistis bisa ditetapkan sejak awal.

Tanggal Persetujuan Proyek: menunjukkan waktu proyek disetujui oleh sponsor proyek.

Tanggal Revisi Terakhir: Tanggal saat dokumen terakhir diperbarui.

Deskripsi Proyek: Bagian ini berisi penjelasan proyek secara singkat.
Contoh: “Proyek pembuatan sistem telepon otomatis agar semua panggilan dapat terjawab. Sistem ini difungsikan untuk membantu tim penjualan dalam menerima pesanan, dan juga untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewatkan.”

Ruang lingkup: data ini berisi apa yang termasuk dalam cakupan proyek serta apa yang tidak termasuk cakupan proyek. Bagian ini menjelaskan secara singkat hasil serta pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapainya. Contoh: Proyek ini menciptakan sistem penerima pemesanan otomatis. Sistem ini tidak melayani kebutuhan pelanggan pasca pemesanan.

Kasus Bisnis: Gunakan isian ini untuk meringkas atau mencantumkan referensi kasus bisnis yang relevan dengan proyek ini.

Kendala: Jika Anda ingin merinci apa saja batasan ruang lingkup, batasan waktu, batasan anggaran, atau batasan kualitas hasil proyek, Anda bisa menuliskannya di sini. Anda dapat menyusun poin-poin tersebut secara berurutan untuk menunjukkan kepentingan relatifnya, misalnya, ketika batasan utama suatu proyek adalah Anggaran sedangkan ruang Lingkup adalah batasan sekunder, maka dapat dikatakan jika terdapat kondisi tertentu yang menyyebabkan kita harus memilih, kita lebih menghendaki pengurangan ruang lingkup proyek daripada melakukan penambahan anggaran.
Contoh: “Proyek menekankan pada pencapaian target waktu dan anggaran daripada kualitas. Apabila saat tenggat waktu penerapan sistem tercapai sedangkan Pada bagian terdahulu, kita telah menjabarkan beberapa konsep dasar pembuatan format pelaksanaan proyek. Agar tercapai kesamaan ide dan memperjelas semua konsep yang telah kita bahas sejauh ini, kita coba mewujudkannya dalam sebuah contoh format pelaksanaan proyek dan sedikit menjabarkan isinya. Ini hanyalah sebuah contoh, tentu saja Anda dapat melakukan perubahan seperlunya menyesuaikan kebutuhan Anda.

Dalam hal ini, anggap saja terdapat sebuah perusahaan yang sedang berkembang pesat dan saat ini mengalami kesulitan menerima banyaknya pesanan dari para pelanggan melalui telepon. Ini berarti panggilan sering tidak terjawab, sehingga calon pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan, bahkan pelanggan menjadi frustrasi karena terkadang harus menelepon dua atau tiga kali sebelum akhirnya bisa berbicara dengan tim bagian penjualan. Untuk mengatasi masalah ini perusahaan akan membuat sistem penjawab otomatis untuk memecahkan masalah tersebut.

Mari kita rinci apa saja poin-poin informasi yang terdapat dalam sebuah format pelaksanaan proyek, bila perlu akan disertakan contohnya.

Nama Proyek: Gunakan data ini untuk memberi nama proyek. Tanpa nama, akan sangat sulit ketika mendiskusikan sebuah proyek dengan orang lain. Dalam contoh ini misal: Proyek Sistem Penjawab Telepon Otomatis.

Sponsor Proyek: Sponsor proyek adalah orang dari organisasi dengan otoritas yang sesuai yang mengizinkan proyek untuk dimulai.

Manajer Proyek: berisi nama manajer proyek. Penting untuk mengidentifikasi manajer proyek sehingga ia terlibat dalam tahap awal penyusunan proyek. Ini memastikan target dan harapan yang realistis bisa ditetapkan sejak awal.

Tanggal Persetujuan Proyek: menunjukkan waktu proyek disetujui oleh sponsor proyek.

Tanggal Revisi Terakhir: Tanggal saat dokumen terakhir diperbarui.

Deskripsi Proyek: Bagian ini berisi penjelasan proyek secara singkat.
Contoh: “Proyek pembuatan sistem telepon otomatis agar semua panggilan dapat terjawab. Sistem ini difungsikan untuk membantu tim penjualan dalam menerima pesanan, dan juga untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewatkan.”

Ruang lingkup: data ini berisi apa yang termasuk dalam cakupan proyek serta apa yang tidak termasuk cakupan proyek. Bagian ini menjelaskan secara singkat hasil serta pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapainya. Contoh: Proyek ini menciptakan sistem penerima pemesanan otomatis. Sistem ini tidak melayani kebutuhan pelanggan pasca pemesanan.

Kasus Bisnis: Gunakan isian ini untuk meringkas atau mencantumkan referensi kasus bisnis yang relevan dengan proyek ini.

Kendala: Jika Anda ingin merinci apa saja batasan ruang lingkup, batasan waktu, batasan anggaran, atau batasan kualitas hasil proyek, Anda bisa menuliskannya di sini. Anda dapat menyusun poin-poin tersebut secara berurutan untuk menunjukkan kepentingan relatifnya, misalnya, ketika batasan utama suatu proyek adalah Anggaran sedangkan ruang Lingkup adalah batasan sekunder, maka dapat dikatakan jika terdapat kondisi tertentu yang menyyebabkan kita harus memilih, kita lebih menghendaki pengurangan ruang lingkup proyek daripada melakukan penambahan anggaran.
Contoh: “Proyek menekankan pada pencapaian target waktu dan anggaran daripada kualitas. Apabila saat tenggat waktu penerapan sistem tercapai sedangkan