Menentukan Tenggat Waktu bag 3 Contoh Penetapan Tenggat Waktu

Ketika Anda mengelola sebuah program dan di saat mendekati tenggat waktu, Anda menemui kenyataan bahwa beberapa tim tidak bisa memenuhi tenggat waktu itu, walaupun sudah beberapa solusi dicoba diterapkan. Lalu langkah apa berikutnya?

Dalam contoh ini, sepertinya beberapa tim yang tidak mampu memenuhi tenggat waktu itu baru bisa menyelesaikan pekerjaannya pada tanggal 1 September, satu bulan setelah tenggat waktu. Menemui kondisi ini, sepertinya Anda dapat mempertimbangkan untuk menggeser tenggat waktu ke 1 September. Namun ini sering kali merupakan hal yang salah untuk dilakukan karena beberapa alasan.

Pertama, Sulit rasanya untuk membenarkan penggeseran tenggat waktu demi beberapa tim yang kesulitan memenuhi target waktu tanpa kehilangan kredibilitas Anda di hadapan tim selainnya. Lagi pula, mereka baru saja menghabiskan beberapa bulan terakhir bekerja mati-matian menuju tenggat waktu pertama 1 Agustus, dan sekarang, begitu saja Anda menggeser mundur tenggat waktu yang telah disepakati di awal.

Kedua, memindahkan tenggat waktu ke 1 September akan memiliki efek samping negatif lainnya. Tim-tim yang proses pekerjaannya mendekati penyelesaian sebelum batas waktu 1 Agustus tetapi harus bekerja keras untuk tepat waktu, tiba-tiba akan bernapas lega karena mereka sekarang memiliki satu bulan tambahan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Kembali ke apa yang tertulis di bagian pertama pembahasan ini tentang pekerjaan yang berkembang demi mengisi waktu yang tersedia, yang mungkin Anda dapatkan dengan menggeser mundur tenggat waktu adalah tim-tim ini akan memindahkan keterburu-buruan mereka pada akhir Agustus, yang seharusnya terjadi pada akhir Juli.

Karena masalah di atas, dalam situasi ini pendekatan yang lebih tepat untuk dilakukan adalah membuat rilis sementara, yang mungkin terjadi pada tanggal 1 September, satu bulan setelah batas waktu 1 Agustus. Jika dianalisa, terdapat beberapa manfaat dari pendekatan ini.

Tim tetap fokus bagaimana memenuhi tenggat waktu 1 Agustus

Setelah tenggat waktu 1 Agustus telah berlalu, dan banyak tim telah mencapai tenggat waktu ini dan menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu, maka sumber daya dapat dialihkan untuk membantu pekerjaan tim-tim lain yang tidak bisa mencapai target waktu.

Setelah sebagian besar tim mencapai tenggat waktu 1 Agustus, ukuran pekerjaan yang tersisa jauh lebih kecil, dan oleh karena itu program berjalan pada tingkat risiko keseluruhan yang jauh lebih rendah.

Demikianlah beberapa poin yang bisa kami sampaikan mengenai perihal penetapan tenggat waktu dan bagaimana prinsip umum yang bisa diaplikasikan untuk memenuhi tenggat waktu itu. Sebagai penutup bisa kami sampaikan bahwa sangat penting untuk membuat manajemen atau unsur-unsur pengarah program sepenuhnya menilai situasi seiring perkembangannya. Pastikan Anda menunjukkan kepada mereka tim mana yang tertinggal dalam hal jadwal secara berkala, dan beri tahu mereka apa yang Anda lakukan. Anda mungkin saja mengeluarkan rilis sementara jika terdapat tim yang tidak sesuai jadwal, namun buat mereka tetap fokus sebagai pesan bahwa ketepatan target waktu sangat penting bagi keberhasilan produk dan perusahaan. Perlu juga ditekankan pentingnya komunikasi yang proaktif dan teratur dengan tim manajemen.