Cara Menyusun Kebutuhan Tenaga Kerja Sesuai Pertumbuhan Bisnis 3
Setelah memahami arah pertumbuhan bisnis, langkah berikutnya adalah memetakan beban kerja operasional di setiap fungsi atau divisi. Tahap ini sangat krusial karena data beban kerja menjadi fondasi objektif untuk menentukan berapa banyak tenaga kerja yang sesungguhnya diperlukan. Tanpa pemetaan beban kerja, perusahaan hanya akan mengandalkan perkiraan kasar yang berisiko meleset.
Langkah 2: Mengidentifikasi Beban Kerja di Setiap Fungsi
Dalam mengidentifikasi beban kerja, ada tiga aspek utama yang perlu dianalisis. Pertama, aktivitas utama setiap divisi—apa saja tugas inti yang harus dijalankan sehari-hari. Kedua, jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam periode tertentu, misalnya harian atau mingguan. Ketiga, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap unit pekerjaan tersebut. Ketika ketiga data ini digabungkan, perusahaan akan memiliki gambaran utuh tentang volume pekerjaan yang harus ditangani.
Mari kita ambil contoh konkret pada tim customer service. Setelah dilakukan observasi dan pencatatan, diketahui bahwa tim ini rata-rata melayani 100 hingga 150 pelanggan setiap harinya. Dari pengukuran waktu, diperoleh data bahwa waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menangani satu pelanggan adalah sekitar 5 menit, mulai dari menerima pertanyaan hingga memberikan solusi. Dengan data ini, perusahaan dapat menghitung bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk melayani seluruh pelanggan adalah antara 500 hingga 750 menit per hari, atau setara dengan 8,3 hingga 12,5 jam kerja.
Data beban kerja seperti inilah yang menjadi dasar paling objektif untuk menentukan jumlah tenaga kerja. Jika satu karyawan customer service bekerja selama 7 jam efektif per hari (setelah dikurangi istirahat dan waktu luang antar panggilan), maka perusahaan bisa memperkirakan berapa banyak karyawan yang diperlukan untuk menangani beban 12,5 jam tersebut. Di sinilah pentingnya memiliki data yang akurat, bukan sekadar perkiraan manajer yang mungkin bias karena subjektivitas.
Langkah 3: Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja Secara Rasional
Memasuki tahap ketiga, perusahaan mulai menghitung jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan berdasarkan data beban kerja yang telah dikumpulkan. Pendekatan yang paling sederhana dan banyak digunakan adalah workload analysis atau analisis beban kerja. Metode ini menggunakan rumus dasar yang mudah diterapkan: jumlah tenaga kerja sama dengan total beban kerja dibagi kapasitas kerja per karyawan.
Untuk memperjelas penerapan rumus ini, mari kita gunakan ilustrasi sederhana. Misalkan sebuah divisi memiliki total pekerjaan yang membutuhkan 400 jam kerja dalam satu bulan. Angka ini diperoleh dari akumulasi waktu penyelesaian semua tugas rutin maupun proyek khusus yang menjadi tanggung jawab divisi tersebut. Sementara itu, kapasitas kerja satu karyawan diasumsikan 160 jam per bulan—dengan perhitungan 8 jam per hari dikalikan 20 hari kerja, setelah memperhitungkan waktu untuk rapat, administrasi, dan istirahat yang wajar.
Dengan membagi total beban kerja (400 jam) dengan kapasitas per karyawan (160 jam), diperoleh angka 2,5. Artinya, divisi tersebut membutuhkan sekitar 2 hingga 3 orang karyawan untuk menyelesaikan seluruh beban kerja secara ideal. Tentu saja angka ini dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, misalnya dengan mempertimbangkan adanya kerja lembur atau efisiensi proses yang dapat mengurangi total jam kerja yang dibutuhkan.
Manfaat utama dari pendekatan ini adalah objektivitasnya. Keputusan tentang jumlah karyawan tidak lagi hanya berdasarkan intuisi manajer atau tekanan sesaat karena pekerjaan menumpuk. Sebaliknya, keputusan tersebut didasarkan pada perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dijelaskan kepada semua pemangku kepentingan. Ketika ada divisi yang mengajukan tambahan karyawan, HR dapat meminta data beban kerja sebagai justifikasi, bukan sekadar alasan “kewalahan”.
Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas dua langkah terakhir dalam framework ini: menentukan strategi pemenuhan SDM yang tepat—apakah merekrut karyawan tetap, menggunakan tenaga kontrak, atau mengalihdayakan sebagian pekerjaan—serta melakukan evaluasi dan penyesuaian secara berkala agar perencanaan tetap relevan dengan dinamika bisnis yang terus berubah.