Cara Menyusun Kebutuhan Tenaga Kerja Sesuai Pertumbuhan Bisnis 4
Setelah melalui tiga langkah sebelumnya—memetakan tujuan bisnis, mengidentifikasi beban kerja, dan menghitung kebutuhan tenaga kerja secara rasional—kini perusahaan sampai pada tahap krusial: menentukan bagaimana cara memenuhi kebutuhan tersebut.
Langkah 4: Menentukan Strategi Pemenuhan Kebutuhan SDM
Pada titik ini, penting untuk dipahami bahwa tidak semua kebutuhan tenaga kerja harus diselesaikan dengan menambah karyawan baru. Terdapat beragam strategi pemenuhan yang dapat dipilih sesuai dengan karakteristik kebutuhan dan kondisi bisnis.
Pilihan pertama yang paling umum adalah rekrutmen baru. Strategi ini tepat digunakan ketika kebutuhan bersifat jangka panjang dan menjadi bagian inti dari operasional bisnis. Misalnya, jika perusahaan membuka cabang baru yang akan beroperasi secara permanen, maka merekrut karyawan tetap untuk mengisi posisi-posisi kunci menjadi langkah yang paling masuk akal. Namun, rekrutmen baru juga membawa konsekuensi biaya tetap jangka panjang yang harus diperhitungkan dengan matang.
Alternatif kedua adalah redistribusi tugas dari divisi lain. Sebelum memutuskan merekrut orang baru, perusahaan perlu mengevaluasi apakah ada sumber daya yang sudah ada namun kurang dimanfaatkan secara optimal. Mungkin saja divisi pemasaran memiliki staf yang dapat dialihkan untuk menangani proyek baru, atau ada karyawan dengan kapasitas berlebih yang bisa membantu divisi lain. Redistribusi tugas tidak selalu berarti mutasi permanen, bisa juga dalam bentuk penugasan sementara atau kolaborasi lintas divisi.
Pilihan ketiga yang semakin relevan di era digital adalah automasi proses. Banyak pekerjaan repetitif yang selama ini menyita waktu karyawan sebenarnya dapat diotomatisasi dengan teknologi. Misalnya, penggunaan chatbot untuk menjawab pertanyaan pelanggan umum, atau software akuntansi yang mempercepat proses pembukuan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu, perusahaan dapat mengurangi beban kerja tanpa harus menambah karyawan, bahkan mungkin meningkatkan efisiensi.
Terakhir, outsourcing dapat menjadi solusi untuk pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu ditangani secara internal. Layanan kebersihan, keamanan, dukungan TI, atau bahkan sebagian fungsi akuntansi adalah contoh pekerjaan yang sering dialihdayakan. Keuntungannya, perusahaan dapat fokus pada kompetensi inti bisnis sementara pekerjaan pendukung ditangani oleh pihak yang lebih ahli dan efisien.
Langkah 5: Melakukan Evaluasi dan Penyesuaian Secara Berkala
Langkah terakhir dalam framework ini sekaligus menjadi pengingat penting bahwa perencanaan SDM bukanlah proses sekali selesai. Dinamika bisnis terus berubah, sehingga rencana yang dibuat hari ini mungkin perlu disesuaikan enam bulan mendatang. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan perencanaan SDM tetap relevan.
Setidaknya ada tiga hal yang perlu dilakukan secara rutin dalam evaluasi ini. Pertama, mengevaluasi produktivitas tim—apakah dengan jumlah karyawan saat ini, target-target operasional dapat tercapai? Kedua, membandingkan rencana dengan realisasi—apakah asumsi-asumsi yang digunakan dalam perhitungan sebelumnya masih sesuai dengan kenyataan di lapangan? Ketiga, menyesuaikan kebutuhan SDM dengan perubahan bisnis yang terjadi.
Perubahan-perubahan yang memengaruhi kebutuhan tenaga kerja bisa datang dari berbagai arah. Peningkatan permintaan pelanggan yang signifikan tentu akan menuntut penambahan kapasitas operasional. Perubahan strategi bisnis, misalnya perusahaan memutuskan untuk masuk ke segmen pasar baru, juga akan berdampak pada jenis kompetensi yang dibutuhkan. Penggunaan teknologi baru, seperti implementasi sistem enterprise resource planning, dapat mengubah cara kerja dan mengurangi kebutuhan tenaga administrasi.
Perusahaan yang berhasil mengelola sumber daya manusianya dengan baik biasanya melakukan review workforce planning setiap 6 hingga 12 bulan. Evaluasi berkala ini memungkinkan perusahaan untuk bersikap proaktif—menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja sebelum masalah muncul, bukan setelah tim kewalahan atau biaya membengkak. Dengan demikian, perencanaan SDM menjadi dokumen hidup yang terus berkembang seiring perjalanan bisnis.
Pada artikel selanjutnya, kita akan membahas bagaimana mengenali kesalahan-kesalahan dalam penyusunan rencana ini..