Proses Komunikasi (3)

Sesudah membahas prinsip-prinsip penggunaan permodelan proses komunikasi di bagian sebelumnya, sekarang kita melanjutkan pembahasan contoh kasuistis dalam sebuah skenario di lingkungan kerja.

Contoh Proses Komunikasi (lanjutan)

LANGKAH 2: Tulis dan enkode pesan Anda

Tentukan bagaimana Anda akan mengomunikasikan pesan, misal menggunakan tatap muka atau email?

Markun memutuskan cara terbaik untuk menyampaikan pesannya adalah dengan tatap muka menggunakan presentasi.

Apakah audiens memiliki pengetahuan tentang topik yang dimaksud?

Tidak, jadi Markun akan mencoba untuk fokus pada peluang dalam presentasinya daripada detail tentang bagaimana anggaran akan dihabiskan.

Apakah audiens Anda lebih menyukai informasi gambaran umum menyeluruh atau informasi yang lebih detail?

Dewan eksekutif lebih suka informasi aspiratif gambaran besar.

Apakah Anda perlu memberikan informasi tambahan?

Meskipun dewan eksekutif lebih menyukai informasi gambaran besar, mereka juga ingin mengetahui bahwa analisis terperinci telah dilakukan. Untuk alasan ini, Markun akan memasukkan data rinci dalam lampiran untuk diperiksa dewan setelah pertemuan jika mereka menghendaki.

Apakah audiens Anda memiliki gagasan atau asumsi yang terbentuk sebelumnya yang dapat mengurangi efektivitas pesan Anda?

Tidak.

Dapatkah Anda memperkirakan adanya gangguan lain yang mungkin terjadi? Jika demikian, dapatkah Anda mengatasinya?

Markun mengidentifikasi bahwa laptop dan ponsel dapat mengalihkan perhatian audiens dari presentasinya sehingga memutuskan untuk meminta agar keduanya dimatikan selama presentasinya.

Markun juga mengidentifikasi bahwa jabatan kepala keuangan biasanya akan menghambat peningkatan anggaran di departemen manapun. Untuk alasan ini, Markun memutuskan akan mengadakan pertemuan tatap muka langsung dengan kepala keuangan sebelum presentasi. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk membuat kepala keuangan memahami rencananya, menjawab setiap kekhawatiran yang ia miliki, dan memenangkan hatinya sebelum presentasi, sehingga ia tidak mengajukan keberatan selama presentasi. Ini harusnya bisa membuat presentasi berjalan lebih lancar.

LANGKAH 3: Sampaikan pesan Anda

Kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan Anda?

Satu-satunya waktu yang tepat bagi Markun untuk menyampaikan pesannya kepada semua orang yang dibutuhkan adalah saat rapat bulanan dewan eksekutif.

Apakah ada cara untuk mengurangi gangguan penerima?

Tidak ada selain meminta laptop dan handphone dimatikan.

LANGKAH 4: Terima umpan balik

Sudahkah Anda memasukkan proses untuk mengumpulkan umpan balik? Anda bisa langsung meminta umpan balik atau membuat formulir/kuesioner untuk diisi semua orang.

Akan ada sesi tanya jawab di akhir presentasi.

Apakah Anda memberikan waktu untuk tanya jawab jika Anda memberikan presentasi?

Ya. Markun telah menjadwalkan 10 menit untuk sesi tanya-jawab di akhir presentasinya.

Bisakah Anda mengambil informasi yang disampaikan dalam bentuk lain, seperti bahasa tubuh atau apa yang tidak dikatakan?

Mungkin. Markun memutuskan akan merenungkan hal ini setelah presentasi.

Analisis umpan balik:

Setelah presentasi, Markun akan memeriksa komentar yang dibuat dan memikirkan bagaimana komentar tersebut dapat digunakan sebagai masukan untuk memperbaiki presentasinya di masa mendatang.

Penutup

Proses Komunikasi adalah model komunikasi delapan tahap yang dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan komunikasi Anda. Meskipun modelnya mungkin tampak jelas dan sesuatu yang kebanyakan dari kita lakukan secara alami, memecah komunikasi menjadi langkah-langkah penyusunnya dan memaksa diri Anda untuk memikirkan setiap langkah dapat membantu Anda meningkatkan efektivitas setiap komunikasi yang Anda mulai. Memastikan Anda menerima umpan balik pada setiap komunikasi yang Anda mulai juga akan memastikan keterampilan komunikasi Anda terus meningkat dari waktu ke waktu.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.