Perencanaan Skenario dan Manajemen Program

Dalam artian luas, perencanaan skenario adalah alat perencanaan strategis yang dapat membantu organisasi membuat rencana jangka panjang yang adaptif. Hal ini dilakukan berdasarkan perubahan dan pergeseran tren besar yang terjadi di dunia, seperti tren PESTL – politik, ekonomi, sosial, teknis, dan Legalitas.

Memprediksi masa depan itu sulit, apalagi memprediksi masa depan dalam pengertian yang lebih luas, ini hampir tidak mungkin. Contohnya pada masa-masa awal perkembangan komputer, di saat itu satu komputer masih seukuran sebuah ruangan dan hanya dipergunakan oleh kalangan perusahaan, orang-orang menganggap tidak mungkin komputer nantinya bisa dipergunakan oleh sebuah keluarga biasa. Nyatanya seiring perkembangan zaman, saat ini satu komputer bukan lagi dimiliki oleh sebuah keluarga, bahkan sebuah komputer dipergunakan khusus oleh satu orang.

Perencanaan Skenario pada dasarnya membantu kita membangun masa depan berdasarkan pergerakan tren utama dan faktor lainnya, memungkinkan kita semakin memahami bagaimana kita dapat eksis dan berkembang di masa depan. Berdasarkan pemahaman informasi ini, organisasi dapat membangun rencana jangka panjang yang lebih tangguh dan fleksibel.

Dalam konteks manajemen program atau manajemen proyek perencanaan skenario juga dapat berguna. Cukup dengan mendiskusikan skenario yang berbeda dengan tim, kolega, dan pemangku kepentingan, Anda dapat menjelaskan suatu proyek atau program, membantu membangun rencana yang lebih tangguh, atau mengidentifikasi peluang baru yang sebelumnya tidak terpikirkan.

Perencanaan Persiapan

Perencanaan skenario dapat digunakan sebagai sarana mnghadapi situasi perubahan yang sudah dipastikan akan datang tapi masih belum diketahui seperti apa perubahan itu. Misalnya, ketika mengelola sebuah proyek saat organisasi mengalami penggabungan dengan organisasi lain. Contoh lain, ketika mengelola program menjelang masa transisi kebijaksanaan strategis organisasi berganti arah.

Dalam konteks ini perencanaan skenario dapat membantu Anda membangun rencana yang lebih baik dan lebih fleksibel di masa sekarang, sehingga Anda lebih siap saat perubahan besar tiba. Ini bisa berarti mampu mengubah arah lebih cepat, atau sekadar mampu mengubah rencana sembari menekan beban overhead.

Manajemen risiko

Dalam konteks manajemen risiko, perencanaan skenario berguna untuk membantu kita memikirkan apa yang mungkin dilakukan jika risiko terbesar yang kita perkirakan benar-benar kita hadapi. Dengan menempatkan diri ke dalam dunia di mana risiko telah kita hadapi, kita dapat memahami tindakan apa yang akan kita rekomendasikan atau ambil dalam situasi ini. Informasi ini dapat digunakan lagi untuk memperbaiki rencana kita agar lebih sesuai dengan situasi tersebut.

Menghasilkan Ide Baru

Tujuannya di sini adalah untuk memahami apa yang sedang kita kerjakan dalam hubungannya dengan kecenderungan utama yang sedang terjadi di dunia dan industri tempat kita berkecimpung. Jika kita hidup di dunia yang mengalami pergeseran kecenderungan atau trend, bagaimana hal ini akan memengaruhi kemanfaatan program kita? Bisakah kita memikirkan manfaat atau tujuan baru untuk program kita? Bisakah kita memikirkan cara yang lebih baik karena pergeseran tren secara umum sedang terjadi?

Demikianlah nilai penting adanya perencanaan skenario bagi kelangsungan ptoyek, program atau organisasi secara umum.