Biaya Overhead & Analisis Nilai Overhead

Semua organisasi akan tertarik dengan bagaimana menemukan peluang untuk mengurangi biaya overhead. Analisis Nilai Overhead (Overhead Value Analysis: OVA) adalah salah satu teknik yang dapat digunakan untuk mencapai hal ini.

OVA berfokus pada pengurangan overhead biaya horizontal (biaya tidak langsung) dalam suatu organisasi, seperti manajemen fasilitas dan sumber daya manusia.

OVA biasanya digunakan untuk menghilangkan aktivitas overhead yang berlebihan. namun ini juga dapat digunakan hanya untuk memberikan kesadaran akan tuntutan kualitas layanan dari pemasok kepada pelanggan, yang mana keduanya sama-sama berada di internal organisasi.

Biaya overhead umumnya terdiri dari ribuan kegiatan kecil yang seringkali tidak saling berhubungan dan terjadi di berbagai bagian organisasi. Karena ini sangat sulit untuk dianalisis secara individual, organisasi biasanya cenderung mengeluarkan pernyataan pengurangan biaya secara umum, seperti “memotong semua biaya operasional sebesar 15%”. Dapat dimengerti bahwa kebanyakan karyawan tidak menyukai pernyataan semacam ini, terutama karena pernyataan tersebut sangat tidak efektif dan tidak pula digarisbawahi oleh pemahaman mengenai dampak positif yang mungkin didapatkan oleh mereka secara individu dan oleh organisasi secara keseluruhan.

Cara Kerja OVA

OVA berbeda dari metode analisis nilai konvensional karena baik pelanggan (pihak yang menanggung biaya overhead) dan pemasok (penerima biaya overhead) sama-sama terlibat dalam menentukan biaya yang harus dipotong. Pada akhirnya, pihak Manajemen yang akan memutuskan di mana biaya akan dipotong, berdasarkan sudut pandang pemasok dan pelanggan.

Bagaimana caranya melakukan OVA?

Ada enam langkah yang harus Anda tempuh untuk menjalankan analisis nilai overhead:

• Langkah 1: Tentukan layanan dan keluaran yang ideal.
• Langkah 2: Buat daftar semua aktivitas yang saat ini dilakukan dan biayanya.
• Langkah 3: Pelanggan mengevaluasi layanan dan outputnya. Pelanggan diminta untuk mengevaluasi kualitas keluaran saat ini dan menyarankan perbaikan yang harus dilakukan.
• Langkah 4: Identifikasi penghematan biaya yang diperlukan. Langkah ini memaksa mereka yang terlibat untuk menentukan prioritas relatif layanan yang diberikan beserta hasilnya.
• Langkah 5: Putuskan apakah suatu aktivitas harus dihilangkan, diubah menjadi cara-cara tertentu, otomatisasi, integrasi, atau outsourcing.
• Langkah 6: Terapkan penghematan yang telah diidentifikasi dalam lima langkah sebelumnya.

Cara ini mungkin terkesan berbelit-belit dan rumit, tetapi analisis nilai overhead dapat diimplementasikan dengan cepat jika diperlukan. Namun, prosesnya biasanya tidak akan mudah karena biasanya biaya overhead berkaitan dengan penghematan yang berasal dari pengurangan jumlah karyawan. Karena alasan tersebut, jika Anda seorang manajer program yang diminta untuk memimpin perubahan seperti itu, penting untuk melibatkan orang-orang selama proses analisis nilai overhead, memahami cara memimpin perubahan, dan juga cara berkomunikasi berdasarkan kondisi emosi seseorang (dengan menggunakan teori kurva perubahan).