Metode Pemrosesan David Allen 1
Teknik pengolahan masukan David Allen adalah kerangka kerja yang membantu Anda melacak tugas, ide, dan proyek dengan lebih baik. Metode ini juga dikenal sebagai sistem “Getting Things Done” atau GTD, yang terdiri dari 5 langkah sederhana: masukan, pemrosesan, pengorganisasian, peninjauan, dan pelaksanaan.
Pertama-tama, mari kita bayangkan situasi sehari-hari. Anda pulang dari pekerjaan, merasa senang karena telah melewati hari yang sukses. Namun, tiba-tiba Anda menyadari bahwa hari ini adalah ulang tahun sahabat dekat Anda yang belum Anda hubungi. Meskipun Anda berniat meneleponnya begitu sampai di rumah, berbagai tugas rumah dan pekerjaan lainnya mengalihkan perhatian Anda. Pagi berikutnya, Anda merasa menyesal karena lupa mengucapkan selamat ulang tahun. Mengapa ini terjadi?
Penyebabnya sederhana: otak Anda dirancang untuk menghasilkan ide, bukan untuk menyimpannya. Dengan banyaknya tuntutan yang datang dari rumah dan pekerjaan, hal-hal dapat terlupakan. Hanya ketika pikiran Anda terorganisir, Anda dapat mencapai hasil yang efektif.
Di sinilah GTD berperan. Ini adalah kerangka kerja yang membantu Anda melacak tugas, ide, dan proyek. GTD terdiri dari 5 langkah sederhana: masukan, pemrosesan, pengorganisasian, peninjauan, dan pelaksanaan.
Langkah pertama adalah “masukan.” Ini berarti mengumpulkan semua ide, tugas, proyek, dan informasi lain yang datang dalam hidup Anda setiap hari. Ini bisa berupa email, panggilan, atau ide yang muncul dalam pikiran Anda. Tujuannya adalah mengeluarkan semua informasi dari otak Anda sehingga Anda tidak perlu mengingat semuanya.
Langkah kedua dalam GTD adalah pemrosesan. Untuk setiap item yang Anda masukkan, tanyakan kepada diri Anda pertanyaan berikut – apakah itu bisa diambil tindakan? Jawaban yang mungkin ada dua – YA atau TIDAK.
Jika item tersebut bisa diambil tindakan, seperti email dari rekan kerja yang menanyakan kondisi terkini proyek yang sedang Anda kerjakan bersama, tanyakan kepada diri Anda pertanyaan lanjutan – apakah itu akan memakan waktu 2 menit atau kurang untuk diselesaikan? Jika jawabannya “ya”, lanjutkan dan lakukan. Jika jawabannya “tidak”, Anda perlu menunda tindakan ini untuk nanti dengan menambahkannya ke daftar item tindakan berikutnya. Lebih lanjut tentang ini akan dibahas di langkah 3.
Atau jika Anda hanya memerlukan 30 detik untuk menjawab email rekan kerja Anda, maka masuk akal untuk menanganinya sekarang dan melanjutkan.
Jika Anda perlu melakukan percakapan selama 20 menit tentang topik tersebut, lebih baik jadwalkan. Jika item yang Anda proses “tidak bisa diambil tindakan” – seperti pembayaran tagihan internet bulanan – Anda memiliki 2 pilihan – buang atau simpan sebagai referensi jika Anda membutuhkan informasi itu di masa mendatang. Ulangi proses yang sama untuk setiap potongan informasi.
Anda telah memproses informasi, hal-hal sudah mulai membaik untuk Anda, sekarang Anda perlu mengorganisasinya.