Format Pelaksanaan Proyek bag 3 – Penjabaran dan Contohnya

Pada bagian sebelumnya kami telah merinci format pelaksanaan proyek yang berisi tentang Nama,Sponsor, Manajer, Tanggal, Deskripsi, Ruang lingkup, Kasus Bisnis, dan Kendala Proyek. Berikut adalah poin selanjutnya dan masih menggunakan contoh yang sama.

Hasil dan Manfaat Proyek: Gunakan isian ini untuk memasukkan sesuatu yang akan dihasilkan oleh proyek atau diperuntukkan kepada pelanggan (sponsor proyek). Beberapa proyek bisa jadi memiliki banyak hasil, namun ada pula proyek yang hanya menelurkan satu hasil.
Dalam isian ini, Anda juga dapat menyoroti manfaat bisnis yang diharapkan sebagai hasil proyek. Sertakan pula rincian indikator kinerja utama (KPI) yang digunakan untuk mengukur tingkat kinerja dan keberhasilan proyek, memahami posisi terakhir setiap KPI, serta menetapkan target KPI yang ingin dicapai.
Contoh untuk konteks ini: “Meningkatkan rasio penjualan setiap anggota tim pemasaran sebesar 20% dari angka penjualan kuarrtal terakhir. Menghilangkan jumlah penelpon yang tidak terlayani. Meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 10 poin.”
Di sini dapat diketahui bahwa KPI yang jelas telah dicantumkan, ini memungkinkan proyek memiliki target kinerja yang solid dan terukur untuk dicapai.

Risiko: Jika Anda mengetahui risiko apa saja yang mungkin memengaruhi keberhasilan proyek, cantumkan di kolom isian ini. Secara efektif, bagian ini memungkinkan sponsor dan komite pengarah proyek masuk ke dalam proyek dengan mata dan telinga yang terbuka lebar, siaga menghadapi potensi risiko di depan. Saat Anda menuliskan risiko di sini, risiko tersebut akan ditangani oleh proses manajemen risiko proyek.
Isian risiko pada contoh proyek ini misalnya, Terdapat dua risiko yang bisa tergambarkan hingga tahap ini. Pertama, tidak ada seorang pun di tim proyek yang memiliki pengalaman mengenai sistem penjawab telepon otomatis. Kedua, bahwa tidak ada pelanggan yang terwakili dalam susunan tim proyek, yang berarti bahwa ada risiko kepentingan mereka tidak didengar selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat mengakibatkan pelanggan tidak merasa puas ketika mereka pertama kali menggunakan sistem penjawab otomatis ini.

Steering Committee: Jika memang terdapat tim yang akan berfungsi sebagai komite pengendali, Anda bisa menuliskan nama-nama mereka di sini.

Tim Proyek: Merupakan daftar anggota tim yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.

Pemangku Kepentingan Utama: Bagian ini memungkinkan Anda untuk menuliskan nama-nama pemangku kepentingan utama dalam proyek, dan menguraikan kondisi apa yang harus dipenuhi agar pemangku kepentingan tersebut puas dengan hasil proyek.

Format pelaksanaan proyek bukanlah sebuah dokumen yang tiba-tiba jadi dalam sehari. Sebaliknya, dokumen seperti itu adalah sesuatu yang Anda hasilkan selama beberapa hari atau minggu saat Anda bekerja bersama sponsor proyek, komite pengarah, dan pemangku kepentingan lainnya dalam merumuskan tujuan proyek.

Singkatnya, format pelaksanaan proyek merupakan dokumen penting yang digunakan pada tahap awal proyek untuk bisa memperjelas pemahaman kita tentang proyek tersebut.. Dokumen ini juga secara resmi memberikan wewenang kepada manajer proyek untuk melakukan pekerjaan mereka. Poin-poin isian format pelaksanaan proyek telah kami jabarkan di atas, tetapi jangan ragu untuk memangkas atau mengubahnya agar sesuai dengan kebutuhan proyek dan organisasi Anda.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.