Pengelolaan Inventaris atau Stok (1)

Dalam tahap awal bisnis, mengirim-menerima produk terasa mudah karena pesanan masih sedikit dan staf cukup banyak. Namun, ketika bisnis berkembang, situasinya berbalik dan produk terlihat terus beredar tanpa kendali, hanya Manajer Gudang yang mengetahui persediaannya. Saat seperti ini, para pebisnis mulai membicarakan tentang Kontrol Inventaris, tetapi apa sebenarnya itu dan apa yang harus dicari oleh bisnis saat mencarinya?

Kontrol Inventaris adalah proses dan sistem untuk mengelola dan melacak persediaan perusahaan dari mulai pembelian, penerimaan, pergerakan, transfer, pengambilan, hingga pengiriman melalui rantai pasokan. Tujuan utama dari pengendalian inventaris adalah untuk meningkatkan visibilitas dan mengurangi biaya. Setiap bisnis pasti akan membutuhkan hal ini.

Sistem Kontrol Inventaris juga mencakup seperangkat alat dan teknik yang dikelola oleh sebuah sistem untuk meningkatkan aliran bisnis. Selain itu, meningkatnya akurasi dan ketepatan waktu dari sistem kontrol inventaris dapat meningkatkan kepercayaan bisnis dengan klien, yang dapat meningkatkan penjualan.

Terdapat beberapa metode pengendalian inventaris yang umum dipakai.

Metode pertama adalah Metode Persediaan Berkala. Kebanyakan perusahaan akan memulai penghitungan stok mereka secara berkala, entah itu setiap minggu atau setiap bulan. Meskipun saat itu menjadi momen yang menyenangkan bagi tim penjualan karena mereka mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang jumlah produk yang bisa mereka tawarkan kepada pelanggan, namun angka yang dihasilkan tidak selalu bisa diandalkan dalam jangka panjang. Selain itu, biaya yang dikeluarkan untuk membayar karyawan di saat seperti itu dinilai terlalu memberatkan, karena selama satu hari mereka hanya melakukan penghitungan stok tanpa adanya pemasukan bisnis. Oleh karena itu, semakin sering dilakukan penghitungan stok secara berkala, semakin cepat perusahaan perlu beralih ke metode pengelolaan stok yang lebih efektif dan efisien, seperti Metode Inventaris Abadi.

Pilihan kedua adalah Metode Inventaris Abadi dan Penghitungan Siklus. Jika Inventaris Berkala melakukan penghitungan stok hanya satu kali dalam sebulan, Penghitungan Siklus akan melakukan penghitungan sebagian dari inventaris setiap harinya. Seiring waktu, seluruh inventaris akan terhitung. Membiasakan diri melakukan penghitungan siklus setiap hari adalah kunci mempertahankan akurasi Inventaris Abadi. Dengan menemukan dan meneliti perbedaan hasil penghitungan, tren kerusakan, atau penyusutan, stok dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Perbaikan tersebut dapat berdampak positif pada keuntungan keseluruhan perusahaan.

Metode ketiga adalah Penghitungan ABC. Setelah menerapkan penghitungan secara rutin, kemudian kita harus mengumpulkan lebih banyak data untuk mengontrol inventaris dengan lebih baik. Dengan memasukkan biaya barang, kecepatan penjualan, dan metrik lainnya, kita dapat menerapkan Prinsip Pareto. Inilah yang menjadi pembeda metode ini; bisnis tidak perlu menghitung semua barang tiap hari.

Prinsip Pareto membagi item menjadi tiga kategori: Item A yang merupakan 20% item tercepat dan paling berharga, harus dihitung lebih sering seperti mingguan atau bahkan harian. Item B yang merupakan sekitar 30% item selanjutnya, dapat dihitung setiap bulan, dan Item C yang merupakan 50% item terakhir, yang mungkin merupakan item khusus atau sisa item musiman, bisa dihitung setiap tahun.

Cara ini dapat digunakan untuk mengatur jadwal penghitungan inventaris. Namun, persentase dan perhitungan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis. Jika pemilik bisnis memiliki pemahaman yang baik tentang item-item berharga dalam bisnisnya dan menyadari pentingnya memiliki inventaris yang akurat, metode ini cocok digunakan.