Kiat Meningkatkan Efisiensi Alur Kerja bagi Bisnis Anda (1)
Pada prinsipnya, secara umum, adalah mengoptimalkan tempat kerja demi mengejar efisiensi dan produktivitas, serta menggunakan otomatisasi sebagai salah satu alat, dari sejumlah alat yang lain tentunya, untuk mencapai target perusahaan.
Otomasi dengan sendirinya dapat meningkatkan produktivitas di seluruh dunia sebesar 1% hingga 1,5% per tahun. Namun, otomatisasi bukanlah strategi dewa yang dapat menyelesaikan semua persoalan. Yang sangat mungkin menghambat perkembangan bisnis kita sering kali adalah proses yang kita jalani, baik itu merakit produk atau memberikan layanan. Solusinya adalah mengoptimalkan tempat kerja demi mencapai efisiensi dan produktivitas. Akan lebih baik lagi bila Anda menggunakan otomatisasi sebagai salah satu dari berbagai alat yang Anda miliki ketika berusaha mencapai tujuan Anda.
Berikut adalah beberapa cara agar Anda dapat meningkatkan efisiensi alur kerja bisnis Anda. Kami akan berfokus pada kiat-kiat praktis yang dapat diterapkan oleh hampir semua organisasi dan menjelaskan mengapa kiat-kiat tersebut memberikan nilai.
Melakukan inventarisasi alur kerja bisnis
Mungkin sekali Anda sudah mahir memelihara inventarisasi produk, tetapi apakah Anda sudah mendokumentasikan cara yang benar untuk melakukan inventarisasi? Faktanya, bisnis Anda harus mendokumentasikan dan menentukan seperti apa proses kerja yang paling baik. Sungguh mengejutkan ternyata cukup banyak organisasi besar yang tidak mendokumentasikan proses terpenting yang biasa mereka jalankan.
Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi alur kerja dalam organisasi adalah dengan membuat daftar semua proses dan alur kerja dalam bisnis Anda yang dilakukan setiap hari. Buat daftar setiap proses, tujuan setiap proses itu, dan semua orang yang terlibat dalam proses tersebut. Saat Anda bekerja, mulailah membuat daftar proses berkala yang dilakukan para staf seperti aktivitas mingguan dan bulanan.
Pada akhir bulan pertama atau kedua, Anda akan memiliki daftar setiap proses utama dan wawasan mengenai seberapa sering hal itu dilakukan. Anda harus meluangkan waktu untuk mendokumentasikan apa saja cara-cara yang disarankan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu. Ini saja dapat membuat segalanya lebih efisien, karena setiap orang sekarang memiliki cara standar menyelesaikan tugasnya. Lebih jauh lagi, melatih karyawan baru akan menjadi lebih mudah.
Beri peringkat pada sekian banyak proses itu. Buat daftar mana yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Para staf dapat menghemat waktu dan tenaga dengan tidak terlalu sering melakukan tugas yang kurang penting. Bisnis Anda tentu diuntungkan dengan memprioritaskan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Ini memiliki keuntungan sampingan karena memungkinkan Anda mengidentifikasi proses mana yang layak untuk disederhanakan terlebih dahulu.
Berikutnya adalah mencari cara merampingkan operasional perusahaan, kerjakan satu proses dalam satu waktu. Identifikasi tugas yang paling sering dilakukan. Kemudian cari cara untuk merampingkannya. Langkah apa yang berlebihan atau tidak lagi diperlukan?